Інспектор з кадрів / HR Assistant

Міжнародна Солідарність (SI) в Україні відкриває зовнішній рекрутмент процес.

ПРЕЗЕНТАЦІЯ ОРГАНІЗАЦІЇ

Міжнародна Солідарність (SI) — міжнародна гуманітарна неурядова організація, яка понад 40 років надає допомогу населенню, яке постраждалому від збройних конфліктів і стихійних лих, забезпечуючи життєво важливі потреби в їжі, воді та житлі. Зокрема, SI бере участь у боротьбі з хворобами, пов’язаними з небезпечною водою, яка є одною з причин смерті у світію. SI надає експертизу у сфері доступу до питної води, покращенні умов санітарії та гігієні, а також у сфері продовольчої безпеки та засобів до існування. Присутні приблизно в двадцяти країнах команди SI — загалом 2000 осіб, які складаються з експатріантів, національного персоналу, постійного персоналу в штаб-квартирі та волонтерів — працюють з професіоналізмом і відданістю, поважаючи культуру.

Міжнародна Солідарність (SI) має намір запобігати та боротися з усіма видами зловживань – усіма актами експлуатації, зловживань та/або сексуальних домагань (ЗСЕН) проти членів спільнот-бенефіціарів, шахрайства, корупції, порушення прав осіб та/або власності, фінансування діяльності, яка завдає шкоди правам людини, – яка може бути здійснена в рамках її втручання. SI реалізує політику нульової терпимості щодо дій ЗСЕН.

Міжнародна Солідарність є справедливим роботодавцем, який зобов’язується виявляти всі форми дискримінації. SI ніколи не   вимагатиме винагороду за участь у процесі найму.

ОПИС ПОСАДИ

Інспектор із кадрів допомагає HR Координатору зі усіх питань, пов’язаних з кадровими питаннями та імплементацією процедур, повязаних із кадровими питаннями, українським законодавством та статусом працівника.

Він/Вона підтримує кадрове управління національних співробітників у місії. 

ОБОВ'ЯЗКИ:

Кадрове управління національних співробітників

• Забезпечувати кадрове управління персоналом відповідно до норм та вимог законодавства
• Оформляти прийом, переведення та звільнення працівників відповідно до законодавства про працю, положень та розпоряджень керівництва, вести облік наказів та трудових книжок
• Готувати контракти та додатки до контрактів для офісу Координації та локальних баз, забезпечувати проінформованість кожного працівника щодо положень та умов
• Після перегляду всіх локальних трудових контрактів та додатків до контрактів слідкувати за їх підписанням керівником філії
• На вимогу заповнювати та вести облік трудових книжок, визначати стаж роботи, видавати довідки про поточний та минулий стаж роботи
• Вести військовий облік у повній відповідності до норм чинного законодавства (оформлення документів, необхідних для звільнення військовозобов’язаних на період мобілізації та на воєнний час, участь у перевірках, подання звітів про військовий облік) у разі необхідності

Управління нарахуванням заробітної плати

• Вести табель обліку робочго часу відповідно до вимог законодавства України
• Вести облік надання відпусток працівникам, моніторити облік на рівні Координації та локальних офісах

Управління командою

• Забезпечувати кадрову підтримку та визначати потреби у навчанні за всіма темами, пов'язаними з дотриманням законодавства України

Адміністрування файлів місії

• Створювати та оновлювати кадрові особові справи співробітників місії, вносити змін, повязані з робочою діяльністю
• Вести архів особових справ, у разі необхідності готувати документи для передачі до державного архіву
• Зберігати та контролювати дані співробітників, оновлювати їх
• Складати звітність щодо діяльності національних співробітників
• Забезпечувати фізичне та елеткронне архівування, а також збереженість та захист адміністративних документів

ВИМОГИ ДО КАНДИДАТІВ:

Відмінне знання КЗпП України та інших законодавчих актів

• Oсвіта : Управління персоналом, Економіка, Адміністрування
• Досвід: мінімум 3 роки досвіду у ролі інспектора з кардрів
• Знання мов : Англійська мова на рівні B1 буде перевагою
• Знання IT програм : Microsoft Office (Word, Excel, Outlook), HR Software
• Увага до деталей, педантичність у роботі з документами

УМОВИ ПРАЦІ:

• Місце роботи:   офіс за адресою м. Київ, вул. Олеся Гончара, буд. 57Б.
• Контракт: строковий трудовий договір (згідно українського законодавства)
• Вид працевлаштування: повна зайнятість 
• Заробітна плата: 1430 EUR gross (виплачується в гривнях, згідно з місячним курсом банку Європейської комісії)
• Додатково: відпустка 31 календарний день, оплачувана відпустки за сімейними обставинами, страхування життя

Будь ласка, надішліть резюме і супровідний лист англійською мовою  за формою подачі резюме.

Кінцевий термін подання заявок: 02 травня 2024 року.

____________________________________________________________________________________________________

SOLIDARITES INTERNATIONAL launches the external recruitment.

PRESENTATION OF THE ORGANIZATION 

SOLIDARITES INTERNATIONAL (SI) is an international humanitarian NGO which, for more than 40 years, has been providing assistance to populations affected by armed conflicts and natural disasters by meeting their vital needs for food, water and shelter. Particularly involved in the fight against diseases linked to unsafe water, the first cause of death in the world, SI's interventions provide expertise in the field of access to drinking water, sanitation and hygiene promotion, but also in the essential area of food security and livelihoods. Present in around twenty countries, SI's teams - 2000 people in total made up of expatriates, national staff, permanent staff at headquarters, and a few volunteers - work with professionalism and commitment while respecting cultures.

Solidarites International (SI) is determined to prevent and fight all type of abuse – all act of exploitation, abuse and/or sexual harassment (SEAH) against members of beneficiary communities or collaborators, fraud, corruption, violation of persons and/or property, funding of activities harmful to human rights – that could be perpetrated in the frame of its interventions. SI implements a zero-tolerance policy regarding acts of SEAH.

Solidarites International is an equitable employer committed to find all forms of discrimination. SI will never ask for any remuneration to take part in a recruitment process.

DESCRIPTION OF THE POSITION

The HR Assistant assists the HR coordinator with all Ukrainian HR related tasks and the implementation of specific Ukrainian procedures linked to HR, labor law and employee status.

He/she supports the HR management of national employees on the mission.

RESPONSIBILITIES:

HR management of national employees

• Ensure HR management in accordance with the rules and requirements of the law
• Formalize the hiring, transfer, and dismissal of employees in accordance with labor legislation, regulations, and instructions of the management, keeps the registration of Orders and labor books
• Prepare local staff contracts and amendments for coordination and all bases and ensure each employee is aware of contracts terms and conditions
• After all local employment contracts and amendments are reviewed, follow up on their signature by the CD
• Fill out and keep records of labor books upon request, determine work experience, and issue certificates of current and past working experience
• Keep military records in full accordance with the norms of the current legislation (registration of documents necessary for exemption of conscripts for the period of mobilization and for wartime, participation in inspections, submission of reports on military records) if necessary

Ukrainian Payroll Management

• Keep the Attendance sheet of the employees according to Ukrainian legislation requirement
• Keep records of the granting of vacations to employees, and monitors records at coordination and bases level

Team management

• Provide HR support and identify training needs to bases for all topics related to compliance with Ukrainian law

Administrative management of the mission (Ukrainian files) 

• Create and update HR personal files for employees of the mission, makes changes related to work activities
• Maintains an archive of personal files, prepares documents for submission to the state archive if needed
• Keep and monitor data of employees, update them accordingly
• Compile reporting related to national employees activity
• Ensure physical and IT archiving, as well as securing administrative documents

PROFILE FORSAKEN:

Excellent Knowledge of the Labor Code of Ukraine and other legislative acts

• Studies: Administration, Economy, HR
• Experience: Previous experience as HR Administrative at least for 3 years
• Language : B1 will be an advantage
• IT: Microsoft Office (Word, Excel, Outlook), HR Software
• Attention to details, pedantry in working with documents

WORKING CONDITIONS:

• Place of work: office at the address: Kyiv, Olesia Honchara str., building 57Б
• Contract: fixed-term contract (according to Ukrainian legislation) 
• Type of employment: full-time
• Salary: 1430 EURO gross (paid in UAH according to the monthly rate of the bank of the European Commission).
• Additionally:  paid vacation 31 calendar days, paid family leave, life insurance

Thank to send your application with cover letter in English

Application closing date: May 02, 2024.