Partnership Officer / Консультант з питань партнерства

МІСІЯ:

Гуманітарна організація «Ерцте дер Вельт» (Arzte der Welt) – це німецький підрозділ міжнародної мережі «Лікарі світу» (Medecins du Monde/Doctors of the World (MdM)). 17 національних членів мережі реалізують як вітчизняні, так і міжнародні проекти в галузі охорони здоров’я, наразі у нас є майже 340 проектів у 75 країнах світу.

MdM надає невідкладну медичну допомогу під час стихійних лих і кризових ситуацій, підтримує доступ до медичної допомоги та, якщо можливо, допомагає в заходах з відновлення. У тому числі мережа бере активну участь у зниженні ризиків і забезпеченні готовності до них, а також у довгостроковому співробітництві в регіонах, що знаходяться у скрутному становищі, по всьому світу, та яким громадськість приділяє мало уваги. MdM Німеччина гарантує, що її медичні послуги на однакових умовах надаються найбільш уразливим громадянам, біженцям, внутрішньо переміщеним особам і приймаючим громадам, незалежно від їхнього етнічного та соціального походження, релігійних чи політичних переконань. 

MdM працює в Україні з 2015 року, орієнтуючись на найбільш уразливі верстви населення та людей, покращуючи доступ та якість медичних послуг для населення. З лютого 2022 року організація MdM реструктурувала своє представництво в Україні та були внесені відповідні зміни до програми. Зараз у MdM має координаційний офіс у Дніпрі та польові офіси у Вінниці та Краматорську. Реагування на надзвичайні ситуації в Україні наразі реалізується навколо двох основних компонентів: пряме надання послуг через мультидисциплінарні мобільні бригади (включаючи первинну медичну допомогу, статеве репродуктивне здоров’я, психосоціальну підтримку психічного здоров’я та підтримку жертв гендерного насильства) для ВПО та зміцнення місцевої системи охорони здоров’я шляхом розподілу ліків та медичних товарів для декількох лікарень і закладів первинної медичної допомоги.

ГЕОГРАФІЧНА СФЕРА ВТРУЧАННЯ:

Консультант з питань зв’язку знаходиться в Дніпрі (з відвідуванням інших представництв)

 ОРГАНІЗАЦІЙНА СХЕМА

Лінійний менеджер: Програмний координатор. 

ОПИС РОБОТИ

Під керівництвом Програмного координатора він/вона виконує всі завдання, пов’язані з партнерством, включаючи підтримку управління субгрантами партнерів і нагляд за діяльністю з розвитку потенціалу.

ОПИС ОБОВ'ЯЗКІВ:

• За підтримки Програмного координатора буде складати «Стратегію партнерства». 
• Бере участь у зустрічах, пов’язаних з потенційними чи наявними партнерськими відносинами, задля підтримки розвитку та реалізації стратегії партнерства. 
• Слідкує за поточними тенденціями щодо партнерських відносин та ділиться ними з усіма відповідними відділами MdM Germany. 
• Підтримує Програмний департамент в розробці системних підходів до вибору партнерів та в визначенні і розвитку стратегічних партнерських відносин.

Партнерські системи та політики

• Працювати з іншими відділами над розробкою інструментів та політик, що сприяють розвитку нових партнерських відносин. 
• Переглядати методи управління партнерськими відносинами; визначати та впроваджувати заходи з покращення методів управління.
• Допомагати забезпечувати залучення партнерів до планування, розробки програм та складання пропозицій/концептуальних документів.
• Визначати стандартну структуру ролей та обов’язків у різних відділах щодо комунікації з партнерами та залучення до партнерства.
• Створити та вести базу даних партнерських відносин, в якій відображатимуться можливості партнерів, їхній вплив та стратегічна відповідність.

Встановлення партнерських відносин

• Оцінювати поточний портфель партнерських програм, визначаючи сильні та слабкі сторони, можливості та ризики, пов’язані із поточними партнерськими відносинами.
• Визначати та знаходити нові партнерства, зокрема оновлювати схему (карту) партнерських відносин та встановлювати відносини для співпраці в напрямку реалізації програм та нарощування потенціалу.
• Переглядати наявні партнерські ресурси та в тісній координації із польовими командами визначати додаткові потреби необхідні для оцінки потенціалу, моніторингу, перевірки відповідності, управління проєктним циклом тощо. 
• Здійснює оцінку ризиків та потенціалу партнерів.
• Координувати з різними відділами проведення інструктажу партнерів щодо програмних, технічних аспектів та відповідності вимогам організації, а також проводити ознайомлення з управлінням субгрантами, що надаються в рамках партнерства, інструментами та звітуванням.
• Виконувати роль контактної особи під час складання партнерських угод про надання субгрантів, а також додаткових угод англійською та українською мовами, взаємодіючі з відповідними програмними відділами та відділами підтримки MdM Germany у співпраці з менеджером/Головним експертом з програм охорони здоров’я.
• Забезпечувати вчасне підписання угод про надання субгрантів та надсилати їх у відповідні відділи (фінансовий, адміністративний тощо).
• Організовує відкриті, оглядові та заключні зустрічі з партнерами, узгоджуючи їх з Програмним координатором та підтримуючими підрозділами, та виконує план дій, що виникають після цих зустрічей.
• • Керує та сприяє перегляду звітів партнерів про прогрес, щоб забезпечити виконання належним чином, вирішувати будь-які питання та коментарі до команди управління партнерів (наприклад, значні виклики в реалізації, зміни у підході до програми, недосягнення цілей, недостатня витрата коштів) у співпраці з координатором програми та іншими відповідними відділами. 
• Переглядає фінансові звіти партнерів, щоб переконатися, що витрати відповідають цілям програми та затвердженим бюджетам, та що витрати та прогнозування відповідають плану, щоб забезпечити повне використання бюджету у співпраці з координатором програми та фінансовим відділом. 
• Виявляє прогалини та підтримує розробку планів з розвитку потенціалу партнерів. 
• Розробляє та/або координує з іншими відділами системи управління та моніторингу щодо програм партнерства.
• Очолює та сприяє перевірці звітів партнерів про прогрес, щоб переконатися, що реалізація йде за планом, передаються будь-які питання та коментарі до керівництва партнерів (наприклад, значні проблеми з реалізацією, зміни в підході до програми, неспроможність досягти результатів, недофінансування) у співпраці з Координатором програми та іншими залученими відділами.
• Перевіряє фінансові звіти партнерів, щоб переконатися, що витрати відповідають програмним цілям і затвердженим бюджетам, а також, що витрати і прогнозування відповідають плану, щоб забезпечити повне використання бюджету у співпраці з координатором програми та фінансовим відділом.
• Виявляє прогалини та підтримує розробку планів розбудови потенціалу партнерів
• Розробляє та/або співпрацює з іншими відділами в системах управління та моніторингу з питань партнерських програм.

Управління партнерськими програмами

• За необхідності проводити візити з метою моніторингу партнерів у всіх областях, де реалізується проект MDM Germany.
• Перевіряти відповідність угод про надання субгрантів, технічних умов та умов щодо партнерства, а також інституціональних політик та процедур партнерської організації.
• Працювати із менеджером/Головним експертом з програм охорони здоров’я, щоб забезпечувати відповідність інструментів та фінансових стандартів партнерів вимогам донорів.
• Надавати підтримку партнерській організації в управлінні проєктним циклом, зокрема забезпечувати наявність планів робіт, бюджетів, процесів закупівель та допомагати командам партнера в їх формуванні.
• Регулярно організовувати наради з партнерами з огляду програми за участі представників партнерів та персоналу програмного відділу задля обговорення прогресу, ролей, обов’язків, очікувань, комунікації між організаціями, будь-яких розбіжностей в політиках, проблемних питань та майбутнього планування.
• Підтримувати взаємне з партнерами навчання одне одного в напрямку реалізації програм та розбудови партнерських відносин.
• Сприяти проведенню тренінгів та ознайомчих занять на тему громадського та психічного здоров’я у разі потреби та запиту від партнерів.
• Сприяти налагоджуванню зв’язків та комунікації між MdM Німеччина та партнерами.
• Керувати проведенням оцінки партнерів (перевірка на відповідність, оцінка доцільності та потенціалу), зокрема у взаємодії з персоналом програмного відділу та відділу підтримки та забезпечуючи участь відділів у процесі перевірки на відповідність потенційних та наявних партнерів.

 Додаткові завдання

• Бере участь в оцінці нових локацій у співпраці з Консультантом з питань гуманітарного доступу та безпеки, з Консультантом з питань зв’язку та Програмним координатором.
• Бере участь у написанні проектної пропозиції. 
• Бере участь у написанні звітів. 
• Виконує інші обов'язки за запитом Програмного координатора.

ІЄРАРХІЧНІ ТА ФУНКЦІОНАЛЬНІ ЗВ`ЯЗКИ

Безпосередній керівник:  Програмний координатор. 

НЕОБХІДНА КВАЛІФІКАЦІЯ:

Академічна освіта: ступінь у галузі менеджменту, розвитку, права, соціальних наук або суміжних галузей (магістр у відповідній темі буде перевагою).

ВИМОГИ:

Мовні вимоги: просунутий рівень англійської та української мов

Навички роботи з комп'ютером: Знання програмного пакету Microsoft Office. 

ДОСВІД:

• Успішний кандидат повинен мати:
• • Мінімум 2 роки досвіду роботи на на аналогічній посаді.
• • Досвід розробки програм.
• • Попередній досвід роботи з INGO/NGO є перевагою.
• • Готовність подорожувати між областями та здійснювати моніторинг/виїзди на місця.

ПРОФІЛЬ КОМПЕТЕНЦІЙ:

• Здатність працювати швидко, під тиском і в стислі терміни.
• Вміння ефективно управляти надзвичайними ситуаціями та зберігати спокій.
• Здатність управляти пріоритетами та щоденно їх адаптувати з урахуванням контексту.
• Культурна чутливість і здатність працювати в мультикультурному середовищі.
• Вміння слухати та спільно приймати рішення.
• Гарні навички письма та спілкування.
• Командний гравець і гарне почуття гумору.
• Відповідність принципам та етиці MdM.

ГОТОВНІСТЬ ДО РОБОТИ

Дата початку роботи: якнайшвидше 

Строковий контракт з можливістю продовження в залежності від фінансування.

Розглядатимуться лише заявки, подані англійською мовою.

Якщо відповідь на заяву не надійшла протягом 15 днів, така заява вважається відхиленою.

Будь ласка, зверніть увагу:

Організація "Лікарі світу" сприяє забезпеченню рівних можливостей для всіх людей. Ми впроваджуємо позитивні заходи для тих, хто через функціональну різноманітність чи соціальну та/або культурну ізоляцію належить до недостатньо представлених груп на запропонованих посадах.

Тому жодному кандидату із належним профілем не буде відмовлено через функціональну різноманітність або через культурну чи соціальну ізоляцію через походження, етичність, расу, стать, гендерну приналежність чи інші особисті умови, соціальне чи культурне положення.

MISSION:

The humanitarian aid organization Arzte der Welt e. V. is the German division of the international network Medecins du Monde/Doctors of the World (MdM). The 17 national members of the network implement domestic and international health care projects, currently almost 340 projects in 75 countries around the world.

MdM provides emergency medical aid in disaster and crisis situations, supports access to health care and, if possible, assists with reconstruction measures. The network is also active in risk reduction and preparedness as well as long-term development co-operations in neglected regions around the world that receive little public attention. MdM ensures that its health services are provided equally to the most vulnerable citizens, refugees, internally displaced people and host communities, regardless of their ethnic, social, religious or political background. 

MdM has been operating in Ukraine since 2015, targeting the most vulnerable communities and people by improving access and quality of health care services for the population. Since February 2022 MdM has restructured its setting in Ukraine and adjusted the programme accordingly. Currently MdM GE maintains a coordination office in Dnipro and field offices in Vinnytsia and Kramatorsk. The emergency response in Ukraine is currently implemented around two main components: direct delivery of services through multidisciplinary mobile units (including PHC, SRH, MHPSS and support to GBV survivors) to IDPs and strengthening the local health system through distribution of medicines and medical supplies to several hospitals and primary health care facilities.

GEOGRAPHICAL SCOPE OF INTERVENTION:

The Partnership Officer is based in Dnipro (with field visits to other MdM’s Germany locations).

ORGANIZATION CHART

Line Manager: Programme Coordinator. 

JOB SUMMARY

Under the supervision of the Programme Coordinator she/he performs all partnership-related tasks, including supporting the management of partners’ sub-grants and overseeing capacity-building activities. 

RESPONSIBILITIES DESCRIPTION:

Partnership strategy 

• With support of the Programme Coordinator will draft the Partnership Strategy.
• Participates in meetings related to potential or existing partnerships to support the development and operationalization of the partnership strategy.
• Stays abreast of current trends in partnerships and share with all the involved departments of MdM Germany.
• Supports the Programme department in developing systematic approaches to selecting partners, and in identifying and pursuing strategic partnerships.

Partnership strategy and policy

• Works across departments to develop tools and policies that are supportive of the development of new partnerships. 
• Reviews partnership management practices; identify and follow up on actions to improve management practices.
• Helps ensure partners’ involvement in the planning, program design and proposal/concept paper development.
• Defines a standard framework of roles and responsibilities among various departments for partnership communication and engagement.
• Establishes and maintain a partnership database that maps out partner capacity, influence, and strategic alignment.

Establishing partnerships

• Assesses the current partnership portfolio identifying strengths, weaknesses, opportunities and risks related to current partners. 
• Identifies and explore new partnerships, including the updating of the partnership mapping and establishing relationships for collaborating on programming and capacity building.
• Reviews existing partnering resources and identify additional needs to support capacity assessment, monitoring, compliance/vetting, project cycle management etc., coordinating closely with the field teams. 
• Performs the risk and capacity assessment of the partners.
• Coordinates partners’ inductions on programmatic, technical, and compliance aspects, and lead inductions on partnerships sub-grant management, tools, and reporting.
• Acts as a focal point for drafting partners’ sub-grant agreements and amendments in English and Ukrainian by liaising with relevant MdM Germany program and involved departments in collaboration with Programme Coordinator
• Ensures that sub-grant agreements are signed on time and shared with relevant departments (Finance, Admin, etc.).
• Organizes partners’ kick-off meetings, review, and close-out meetings, in coordination with Programme Coordinator and support units, and follow up on action points arising from these meetings.
• Leads and facilitate the review of partners’ progress reports to ensure implementation is on track, address any questions and comments to partners management team (e.g. significant implementation challenges, change in a program approach, underachievement, underspending) in collaboration with Programme Coordinator and other involved departments.
• Reviews partners’ financial reports to ensure expenses are in line with program objectives and approved budgets, and that spending and forecasting are on track to ensure full utilization of the budget in collaboration with the Programme Coordinator and finance department.
• Identifies gaps and supports the development of partners’ capacity-building plans.
• Develops, and/or coordinates with other departments in the management and monitoring systems in regard to partner programming.

Partner program management

• Conducts partner monitoring visits to all oblasts where MDM Germany has implementing partners. 
• Ensure that the sub-grant agreements, TOR and terms of Partnerships, as well as institutional policies and procedures are complied with by the partner organizations.
• Works with the Programme Coordinator to ensure that partnership tools and financial standards meet donor requirements.
• Provides support to the partner organization in the project cycle management, including ensuring work plans, budgets, procurement processes are in place and assist partner teams to put these in place.
• Organizes partner review meetings on a regular basis with representation from partners and program staff to discuss progress, roles, responsibilities, expectations, communication between the organizations, any conflict of policies, any areas of concern and future planning. 
• Supports mutual learning with partners in terms of program delivery and partnership building.
• Facilitates the provision of trainings and orientation sessions on several topics, where needed and requested by partners.
• Facilitates network and communication within MdM Germany and partners.
• Manages the administration of partner assessments (vetting, relevancy, and capacity assessments) and ensuring all involved departments’ participation in the vetting process with potential and existing partners.

Additional tasks

• Contributes to assessments of new locations in collaboration with Security and Liaison officers and Programme Coordinator.
• Contributes in writing the project proposal.
• Contributes in writing reports.
• Performs other duties on request of the Programme Coordinator.

HIERARCHICAL & FUNCTIONAL LINKSHierarchical link: Programme Coordinator

REQUIRED QUALIFICATIONS:

Academic background: Degree in management, development studies, law, social sciences, or closely related fields (Master in a relevant subject is considered as an asset)

REQUIREMENTS:

• Language requirements: Advanced English and Ukrainian
• Computer requirements: Competency in MS Word and Excel.

EXPERIENCE:

The successful candidate must have:

• Minimum 2 years’ experience in position(s) with comparable functional.
• Experience in programme development.
• Previous experience with INGO/NGO is an asset.
• Willingness to travel between Oblasts and perform monitoring/field visits. 

COMPETENCE PROFILE:

• Ability to work quickly, under pressure, and with short deadlines.
• Necessity to manage priorities and to adapt them daily according to the context.
• Flexibility to adapt to changing requirements.
• Cultural sensitivity and ability to work in a multi-cultural environment.
• Ability to listen and share decisions.
• Good writing and communication skills.
• Team player.
• Alignment with principles and ethics of Arzte der Welt.

AVAILABILITY

Incorporation date: ASAP

Fixed term contract with possibility of extension depending on funding

Only applications submitted in English will be considered.

If a response to the application is not received within 15 days, such application shall be deemed rejected.

Please note:

Doctors of the World promotes equal opportunities for all people. We adhere to a policy of positive regard for people who, due to a functional difference or social and/or cultural backgrounds, belong to groups that are underrepresented in the positions offered.

Therefore, no candidate who meets the professional requirements will be excluded from the selection process based on functional differences, social or cultural origin, race or ethnicity, sex, gender, or any other social or cultural characteristic.