Головний бухгалтер/ Chief Accountant

101 000 ₴ 2380 EUR gross

SOLIDARITES INTERNATIONAL

Киевул. Олеся Гончара, 57Б

В офисе/на месте

Полная занятость

Медицинская страховка

Дополнительные выходные

Офис с бесперебойным интернетом

Міжнародна Солідарність (SI) в Україні відкриває зовнішній рекрутмент процес на вакансію Головний бухгалтер

Міжнародна Солідарність (SI) — міжнародна гуманітарна неурядова організація, яка працює понад 40 років і допомагає населенню, постраждалому від збройних конфліктів і стихійних лих, забезпечуючи життєво важливі потреби в їжі, воді та житлі. Зокрема, SI бере участь у боротьбі з хворобами, пов’язаними з небезпечною водою, що є однією з причин смерті у світі. SI надає експертизу у сфері доступу до питної води, покращенні умов санітарії та гігієні, а також у сфері продовольчої безпеки та засобів до існування. Присутні приблизно в двадцяти країнах команди SI — загалом 2000 осіб, які складаються з експатріантів, національного персоналу, постійного персоналу в штаб-квартирі та волонтерів — працюють з професіоналізмом і відданістю, поважаючи культуру.

Міжнародна Солідарність (SI) має намір запобігати та боротися з усіма видами зловживань – усіма актами експлуатації, зловживань та/або сексуальних домагань (ЗСЕН) проти членів спільнот-бенефіціарів, шахрайства, корупції, порушення прав осіб та/або власності, фінансування діяльності, яка завдає шкоди правам людини, – яка може бути здійснена в рамках її втручання. SI реалізує політику нульової терпимості щодо дій ЗСЕН.

Міжнародна Солідарність є справедливим роботодавцем, який зобов’язується виявляти всі форми дискримінації. SI ніколи не вимагатиме винагороду за участь у процесі найму.

ОПИС ПОСАДИ

Головний бухгалтер підтримує фінансового координатора в адміністративній, бухгалтерській, фінансовій та юридичній діяльності в Україні.

Він/вона є відповідальною особою для всіх бухгалтерських питань.

Він/вона наглядає за внутрішніми процесами бухгалтерського обліку, забезпечує високий рівень продуктивності за якістю та дотриманням процедур, а також покриває всі належні юридичні вимоги щодо звітності перед українською адміністрацією, а також надає оперативну підтримку українській місії.

Він/вона надає загальні консультації, координацію та технічну підтримку фінансовим командам регіональних офісів і забезпечує дотримання фінансових процедур Solidarites International.

Перелік основних завдань:

Облік:

Нагляд за обробкою платежів і бухгалтерією на рівні координації
Налаштування параметрів програмного забезпечення бухгалтерського обліку (проект, контракт, вісь спільного фінансування, обмінний курс…) та інших протоколів (договір про закриття)
Дотримання розподілу спільних витрат на заробітну плату та інші допоміжні витрати відповідно до політики спільної оплати організації
Щомісячна звірка рахунків (банків, основної книги, дебіторської та кредиторської заборгованості) і контроль відповідностей, щоб щомісячні звіти про рахунки були ідеально збалансованими
Підтримка фінансового координатора в щомісячних процесах закриття з дотриманням вимог щодо вчасного закриття та відповідно до політики та кінцевих термінів Solidarites International
Огляд впровадження процедур паперового та цифрового архівування та резервного копіювання фінансових файлів
Забезпечення внутрішнього контролю якості документів шляхом регулярної вибіркової перевірки архіву місії
Забезпечення безпеки та конфіденційності адміністративних документів та бухгалтерських документів
Участь у підготовці щорічного закриття бухгалтерського обліку: підготувати остаточну перехресну перевірку бухгалтерського обліку за минулий рік, підготувати додатки та документацію, необхідні згідно зі стандартом Solidarites International.

Бухгалтерія:

Введення даних в бухгалтерську програму
Контроль взаємозалишків між оплаченими рахунками та отриманими товарами на підставі договорів, накладних, актів виконаних робіт
Реєстр зроблених платежів, які необхідно здійснити (коли доставка товару здійснена, але ще не оплачена)
Оновлення та підтримка базу даних постачальників
Бухгалтерський облік необоротних активів, резервів, коштів, розрахунків та інших активів, власного капіталу та зобов'язань, доходів і витрат за формою бухгалтерського обліку, з урахуванням особливостей діяльності Організації та технології обробки інформації
Інвентаризація, здача в експлуатацію, амортизація, вибуття активів
Підготовка бухгалтерських журналів та балансової відомості на основі закодованих даних
Підтримка належної системи зберігання всіх офіційних документів: рахунків-фактур, накладних, актів виконаних робіт, актів приймання-передачі, накладних тощо
Дотримання належної системи заповнення всієї поданої бухгалтерської звітності за періодами для Представництва та регіональних офісів
Відслідковування всіх змін в українському законодавстві, пов’язаних із фінансовою/бухгалтерською сферою, та організація всіх необхідних заходів для відповідності
Координація регулярного оновлення бухгалтерських програм відповідно до змін законодавства (1С, Медок тощо).

Підготовка заробітної плати:

Розрахунок заробітної плати відповідно до наданої інформації
Контролю за реєстрацією обліку заробітної плати щомісяця: контроль за сплатою авансу/заробітної плати, контроль сплати податкових та соціальних внесків.

Звітність:

Відслідковування змін у законодавстві стосовно звітності та своєчасне повідомлення фінансового координатора про відповідні зміни для коригування внутрішніх процедур і політик.
Розрахунок податків, підготовка та складання податкової звітності.
Підготовка заявок на звільнення від сплати ПДВ для проектів Solidarites International
Підготовка фінансових, кадрових та інші звітів за вимогою.

Казначейство:

Щомісяця контролювати звірку банківських рахунків, надавати пояснення щодо будь-яких розбіжностей і сповіщати про невідповідності
Здійснення переказів коштів до регіональних офісів за вимогою.

Аудит:

Участь у підготовці аудиту та відправці бухгалтерського архіву в Головний офіс
Дотримання рекомендацій внутрішнього та зовнішнього аудиту у співпраці з керівництвом та кожним офісом.

Управління командою:

Участь у наборі персоналу до фінансового відділу
Організація та оцінка роботи бухгалтерів у підпорядкуванні за підтримки фінансового координатора
Тренування та підтримка команд під його/її керівництвом.

Адміністративна підтримка:

Підтримка фінансового координатора у відносинах з місцевими органами вдали за необхідністю
Надавання технічної підтримки та консультації фінансовим командам в регіональних офісах та на рівні координації щодо правил бухгалтерського обліку
Участь у зустрічах, пов’язаних з адміністративними аспектами, представлення інтересів Solidarites International за запитом
Допомога фінансовому координатору оцінювати, вести переговори та складати партнерські контракти з місцевими партнерами.

ВИМОГИ ДО КАНДИДАТІВ:

Oсвіта: вища освіта за напрямком економіка, фінанси або бухгалтерський облік

Досвід: попередній досвід роботи на посаді головного бухгалтера не менше 3 років, досвід роботи в громадських організаціях буде перевагою

Знання мов: англійська мова - upper-intermediate і вище, вільне володіння українською мовою

Знання IT програм: досвідчений користувач MS Office, знання бухгалтерського програмного забезпечення (MEDOC, 1С, кабінет платника податків)

Кваліфікація: знання законодавчих актів та документів, пов'язаних з бухгалтерським обіком, податковим кодексом та ін.

Особисті якості: увага до деталей, автономність, проактивність, гнучкість, організаторські здібності та здатність швидко навчатися.

УМОВИ ПРАЦІ

Місце роботи: офіс в м. Київ (район м.Золоті Ворота/Університет), можливі відрядження в Дніпропетровську, Харківську, Миколаївську обл.

Контракт: строковий трудовий договір (згідно українського законодавства) на 6 місяців з можливістю продовження.

Вид працевлаштування: повна зайнятість

Заробітна плата: 2380 EUR gross (виплачується в гривнях, згідно з місячним курсом банку Європейської комісії).

Додатково: відпустка 31 календарний день, додаткові оплачувані відпустки за сімейними обставинами, страхування життя.

Будь ласка, надішліть резюме і супровідний лист англійською мовою.

Кінцевий термін подання заявок: 24 травня 2024

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

SOLIDARITES INTERNATIONAL launches the external recruitment of a Senior Chief Accountant and Finance Officer

SOLIDARITES INTERNATIONAL (SI) is an international humanitarian NGO which, for more than 40 years, has been providing assistance to populations affected by armed conflicts and natural disasters by meeting their vital needs for food, water and shelter. Particularly involved in the fight against diseases linked to unsafe water, the first cause of death in the world, SI's interventions provide expertise in the field of access to drinking water, sanitation and hygiene promotion, but also in the essential area of food security and livelihoods. Present in around twenty countries, SI's teams - 2000 people in total made up of expatriates, national staff, permanent staff at headquarters, and a few volunteers - work with professionalism and commitment while respecting cultures.

Solidarites International (SI) is determined to prevent and fight all type of abuse – all act of exploitation, abuse and/or sexual harassment (SEAH) against members of beneficiary communities or collaborators, fraud, corruption, violation of persons and/or property, funding of activities harmful to human rights – that could be perpetrated in the frame of its interventions. SI implements a zero-tolerance policy regarding acts of SEAH.

Solidarites International is an equitable employer committed to find all forms of discrimination. SI will ever ask for any remuneration to take part in a recruitment process.

DESCRIPTION OF THE POSITION

The Senior Chief Accountant supports the Finance Coordinator in administrative, accounting, financial and legal activities in relation with the field offices of the operations in Ukraine.

S/he is the go-to person for all accounting matters.

S/he supervises the accounting internal processes, ensures a high level of performance over quality and respect of procedures, and covers all due legal reporting requirements to Ukrainian administration, as well as operational support to the Ukrainian mission.

S/he provides overall advice, coordination and technical support to the Finance teams across the field offices and ensures compliance with the finance procedures of Solidarites International.

List of main tasks:

Accounting:

Supervise the processing payments and bookkeeping at coordination level
Proceed the parameter of the accounting software (project, contract, co funding axis, exchange rate…) and different protocol (closure contract)
Ensure that shared cost allocation of salaries and other support costs are posted according to the organization’s shared cost policy
Proceed to a monthly reconciliation of accounts (banks, G/L, accounts receivable and payable) and monitor any anomaly so that monthly statements of accounts are perfectly balanced
Support the administrative coordinator in monthly closing processes to ensure closures are held on time and according to Solidarites International’s policies and deadlines
Overview the implementation of paper and digital archiving procedures and the backup of finance files
Ensure an internal control of the quality of the documents with regular spot check on the mission archive
Ensure the security and confidentiality of administrative documents and accounting documents
Participate in the yearly accounting closure preparation in support to the Finance Coordinator: prepare the final cross check of the accountancy of the past year, prepare the annexes and documentation necessary as per Solidarites International standard.

Ukrainian accounting :

Enter the Data into the accounting software
Follow up of the mutual balances between the paid invoices and received goods based on the contracts, delivery notes, acts of performed works
Register payments done and payments that need to be done (when delivery of goods was made but not paid yet).
Update and maintain the database of suppliers
Keep accounting records of non-negotiable assets, reserves, funds, computations and other assets, equity capital and obligations, incomes and expenses according to the accounting form adopted by the Enterprise and taking into account peculiarities of the Enterprise activities and technology of data-processing
Inventory recording, clearing for operation, amortization, deactivation of assets
Prepare all accountancy journals and balance list based on encoded data
Maintain a proper filing system for all official documents: invoices, delivery notes, acts of performed works, acceptance certificate, delivery notes etc
Keep proper filling system for all submitted accountancy report corresponding to the periods for CF, Representative office and Branch office
Under the supervision of line manager, liaise with lawyers in case of legal/accountancy questions
Stay informed of all changes in the Ukrainian legislation related to the legal / accountancy field and take all the necessary actions to ensure SI is aligned with them
Coordinate the regular accountancy programmes updates according to the legislation changes (1C, Medoc, etc).

Payroll preparation :

Proceed to payroll calculation including variables
Proceed to the control of the payroll accounting registration on a monthly basis, make sure all employee advances are correctly closed every month, and that fiscal and social contributions are adequately accounted and paid to the social tax collectors.

Statutory reporting:

Follow the evolution of fiscal and administrative related national laws and policies, and proactively suggest adjustments of procedure and policy to the Finance Coordinator for approval
Proceed to calculation of tax, preparation of tax monthly and yearly report and proceed to the payment to Ukrainian administration
Proceed with the VAT exemption application for Solidarites International?s projects when signed
Prepare financial, HR and other reports requested by the institutions.

Treasury:

Monitor Bank reconciliations on a monthly basis, provide explanations for any discrepancies and raise alerts in case of unexplained anomalies
Initiate fund transfers to the field offices with the Finance Coordinator validation.

Audit:

Participate in the preparation of audit upon request and in the sending of accountancy archive to HQ
Follow up on internal and external audit recommendations in collaboration with management and each office

Team management:

Participate in the recruitment of the accountancy team members under direct supervision of this position
Organize and evaluate the work of the accountancy team under direct supervision of this position, with support from the Finance Coordinator
Train and support the team under his/her management.

Administration:

Support the Finance Coordinator in relations with local administrative authorities
Provide technical support and advice to the Finance teams in the field and at coordination level on accounting regulations
Take part in meetings relating to administrative aspects, represent Solidarites International upon request
Support the Finance Coordinator to assess, negotiate and draw up partnership contracts with local partners.

PROFILE FORSAKEN

Studies: economy, finance, accounting

Experience: Previous experience as Chief Accountant at least 3 years, Experience in NGO will be an advantage

Language: English - Upper-Intermediate and above, Ukrainina - native

IT: Professional with the use of MSc Office pack, Accounting Softwares (MEDOC, 1C, Cabinet of Tax Payer)

Qualification: Knowledge of the legislative acts and documents related to the accounting, tax etc

Soft skills: attention to details, autonomy, proactivity, flexibility, organization skills and ability to learn quickly.

WORKING CONDITIONS:

This position is based in Kyiv with field visits -Dnipro, Kharkiv, Mykolaiv regions

Contract: fixed-term contract (according to Ukrainian legislation) for 6 months with possible prolongation after 1st contract.

Type of employment: full-time

Salary: 2380 EURO gross (paid in UAH according to the monthly rate of the bank of the European Commission).