Finance Officer / Фінансовий спеціаліст

MISSION:

The humanitarian aid organization Arzte der Welt e. V. is the German division of the international network Medecins du Monde/Doctors of the World (MdM). The 17 national members of the network implement domestic and international health care projects, currently almost 340 projects in 75 countries around the world.

MdM provides emergency medical aid in disaster and crisis situations, supports access to health care and, if possible, assists with reconstruction measures. The network is also active in risk reduction and preparedness as well as long-term development co-operations in neglected regions around the world that receive little public attention. MdM ensures that its health services are provided equally to the most vulnerable citizens, refugees, internally displaced people and host communities, regardless of their ethnic, social, religious or political background. 

MdM has been operating in Ukraine since 2015, targeting the most vulnerable communities and people by improving access and quality of health care services for the population. Since February 2022 MdM has restructured its setting in Ukraine and adjusted the programme accordingly. Currently MdM GE maintains a coordination office in Dnipro and field offices in Vinnytsia and Kramatorsk. The emergency response in Ukraine is currently implemented around two main components: direct delivery of services through multidisciplinary mobile units (including PHC, SRH, MHPSS and support to GBV survivors) to IDPs and strengthening the local health system through distribution of medicines and medical supplies to several hospitals and primary health care facilities.

GEOGRAPHICAL SCOPE OF INTERVENTION:

The Finance Officer is based in Dnipro/Vinnytsia. 

ORGANIZATION CHART

Line Manager: Administration Coordinator. 

JOB SUMMARY

Under the supervision of Administration Coordinator will assist him/her in the following tasks: Day to day accountancy registrations in MdM Germany Accountancy software, support in preparation for the monthly closure of the accounts, supports in any audit performed in MdM Germany.

RESPONSIBILITIES DESCRIPTION:

CASH FLOW MANAGEMENT AND MONTHLY ACCOUNTANCY 

• Prepare, organize, and control payment of expenses related to the daily operation of the MdM Germany programs, after verification that purchase procedures are respected.
• Prepare and archive all necessary documents for accountancy in accordance with both MdM Germany procedures and Ukrainian standards and legislation.
• Day to day accountancy through the MdM Germany accountancy’s software WINPACCS in accordance with the accountancy and budgetary framework and MdM Germany written procedures.
• Ensure a weekly check of the cashbox, monthly cash reconciliation.
• Manage advances. 
• Ensure the reliability of data.
• Prepare all primary documents needed for accountancy and reporting on request of the Administration Coordinator.
• Manage the administrative archive of the mission.
• Constantly work to improve own educational and professional level.
• Perform other tasks from supervisor relating to its work. 

COORDINATION

• Support the Administration Coordinator in exchange of information and ensure smooth communication process between the different administrative and logistics departments and with other NGO’s.
• Contribute to the preparation of the monthly report on administrative activities.

REPORTING AND OTHER

• On request of the Administration Coordinator participate in coordination meetings and trainings if it does not affect the main duties.
• On request of the Head of the Administration Coordinator translate verbally and by written when necessary if it does not affect the main duties.
• Perform other additional activities that do not contradict this job description and deadlines for reports on request of the Administration Coordinator.

Note: This list of activities is not exhaustive and may change depending on the situation

HIERARCHICAL & FUNCTIONAL LINKS

Hierarchical link: Administration Coordinator

REQUIRED QUALIFICATIONS:

Academic background: Degree in Finance/Accountancy/Economics or related field

REQUIREMENTS:

• Language requirements: Advanced Ukrainian, English and Russian
• Computer requirements: Competency in MS Word and Excel.

EXPERIENCE:

The successful candidate must have:

• Minimum 1 year experience
• Good knowledge of local accounting is a great asset.
• Previous experience with INGO is an asset.

 COMPETENCE PROFILE:

• Ability to work quickly, under pressure, and with short deadlines.
• Necessity to manage priorities and to adapt them daily according to the context.
• Flexibility to adapt to changing requirements.
• Cultural sensitivity and ability to work in a multi-cultural environment-
• Ability to listen and share decisions.
• Sense of humour
• Good writing and communication skills
• Team player
• Alignment with principles and ethics of Arzte der Welt

AVAILABILITY

Incorporation date: ASAP

Fixed term contract with possibility of extension depending on funding

Only applications submitted in English will be considered. 

If a response to the application is not received within 20 days, such application shall be deemed rejected.

Our organisation welcomes people with disability to apply and be part of our team. The candidates with disability will be given an advantage during the selection process compared to the candidates with the same level of qualification.

Please note:

Doctors of the World promotes equal opportunities for all people. We adhere to a policy of positive regard for people who, due to a functional difference or social and/or cultural backgrounds, belong to groups that are underrepresented in the positions offered.

 Therefore, no candidate who meets the professional requirements will be excluded from the selection process based on functional differences, social or cultural origin, race or ethnicity, sex, gender, or any other social or cultural characteristic.

МІССІЯ:

Гуманітарна організація «Ерцте дер Вельт» (Arzte der Welt) – це німецький підрозділ міжнародної мережі «Лікарі світу» (Medecins du Monde/Doctors of the World (MdM)). 17 національних членів мережі реалізують як вітчизняні, так і міжнародні проекти в галузі охорони здоров’я, наразі у нас є майже 340 проектів у 75 країнах світу.

MdM надає невідкладну медичну допомогу під час стихійних лих і кризових ситуацій, підтримує доступ до медичної допомоги та, якщо можливо, допомагає в заходах з відновлення. У тому числі мережа бере активну участь у зниженні ризиків і забезпеченні готовності до них, а також у довгостроковому співробітництві в регіонах, що знаходяться у скрутному становищі, по всьому світу, та яким громадськість приділяє мало уваги. MdM Німеччина гарантує, що її медичні послуги на однакових умовах надаються найбільш уразливим громадянам, біженцям, внутрішньо переміщеним особам і приймаючим громадам, незалежно від їхнього етнічного та соціального походження, релігійних чи політичних переконань.

MdM працює на сході України з 2018 року, орієнтуючись на найбільш уразливі верстви населення та людей, покращуючи доступ та якість медичних послуг для населення Луганської та Донецької областей. Після ескалації конфлікту в лютому 2022 року організація MdM Німеччина реструктурувала своє представництво в Україні та внесла відповідні зміни до програми. Зараз у MdM є координаційний офіс у Дніпрі та польові офіси у Вінниці і Краматорську. Реагування на надзвичайні ситуації в Україні наразі реалізується через безпосереднє надання послуг через мультидисциплінарні мобільні бригади (MUs) та/або виїзні команди (OTs) включаючи первинну медичну допомогу, статеве репродуктивне здоров’я, психосоціальну підтримку психічного здоров’я та підтримку жертв гендерного насильства та ВПО та місцевого населення. Програми MdM- Німеччина також підтримують місцеву систему охорони здоров'я, шляхом розподілу ліків та медичних товарів для декількох лікарень і закладів первинної медичної допомоги, а також підтримуючи безперервний професійний розвиток (IST) та підвищення кваліфікації медичних працівників (HCWs). 

Крім того, програма MdM Німеччина працює безпосередньо з постраждалими громадами, щоб виявити найбільш уразливі та недоступні спільноти, зв'язати їх зі службами підтримки, а також надати їм інформацію про здоров'я та іншу підтримку.

Місце роботи: Фінансовий Спеціаліст базується в м. Дніпро/Вінниця. 

ОРГАНІЗАЦІЙНА СХЕМА

Лінійний менеджер: Адміністративний Координатор 

ОСНОВНІ ОБОВ'ЯЗКИ

Під керівництвом адміністративного координатора, допомагатиме йому/їй у виконанні наступних завдань: щоденна реєстрація бухгалтерського обліку в Бухгалтерському програмному забезпеченні MdM Germany, підтримка в підготовці до щомісячного закриття рахунків, підтримка в будь-якому аудиті, проведеному в MdM Germany.

ОПИС ОБОВ'ЯЗКІВ:

УПРАВЛІННЯ ГРОШОВИМИ ПОТОКАМИ ТА ЩОМІСЯЧНИЙ БУХГАЛТЕРСЬКИЙ ОБЛІК

• Підготовка, організація та контроль оплати витрат, пов'язаних з щоденною роботою програм MdM Німеччини, після перевірки процедури придбання. 
• Підготовка та архівування всіх необхідних документів для бухгалтерського обліку відповідно як до стандартів MdM Німеччини, так і до українського законодавства.
• Щоденний бухгалтерський облік за допомогою програмного забезпечення MdM Німеччини WINPACCS відповідно до основ бухгалтерського обліку та існуючих стандартів MdM Німеччини.
• Забезпечити щотижневу перевірку касової скриньки, щомісячну звірку грошових коштів. 
• Управління авансами. 
• Забезпечити достовірність даних. 
• Підготувати усі основні документи, необхідні для бухгалтерського обліку та звітування за запитом Менеджера з адміністративної діяльності.
• Здійснювати підготовку шаблонів контрактів з партнерами, якщо це не перешкоджатиме основної діяльності.
• Управління адміністративним архівом місії.
• Тримати робоче місце та обладнання, яке використовується, в чистому та робочому стані.
• Постійно працювати над вдосконаленням свого освітнього та професійного рівня.
• Виконувати інші завдання від керівника, що стосуються роботи Бухгалтера-експерта.

КООРДИНУВАННЯ

• Допомагати Менеджеру з адміністративної діяльності щодо обміну інформацією та забезпечення безперебійного процесу спілкування між різними адміністративними та логістичними підрозділами та іншими НУО.
• Брати участь в підготовці щомісячного звіту про адміністративну діяльність.

ЗВІТУВАННЯ ТА ІНШЕ

• За запитом Менеджера з адміністративної діяльності приймати участь в координаційних зустрічах та тренінгах якщо це не впливає на виконання основних обов’язків.
• За запитом Менеджера з адміністративної діяльності перекладати усно чи письмово якщо необхідно і якщо це не впливає на виконання основних обов’язків.
• Виконувати інші додаткові доручення, як що вони не суперечать цій посадовій інструкції та строкам подання звітів за запитом Менеджера з адміністративної діяльності.

Примітка: Цей перелік заходів не є повним і може змінюватись залежно від ситуації

ІЄРАРХІЧНІ ТА ФУНКЦІОНАЛЬНІ ЗВ`ЯЗКИ:

Безпосередній керівник:  Адміністративний Координатор

 НЕОБХІДНА КВАЛІФІКАЦІЯ:

Академічна освіта: Ступінь у галузі фінансів/бухгалтерії/економіки або в суміжній галузі

ВИМОГИ:

• Вимоги до мови: поглиблена українська, англійська та російська

• Знання програмного забезпечення: Володіння пакетом MS, зокрема Word та Excel

ДОСВІД РОБОТИ:

Успішний кандидат повинен мати:

• Досвід роботи не менше 1 року

• Добре знання місцевої бухгалтерії є великою перевагою.

• Попередній досвід роботи з INGO є перевагою.

ПРОФІЛЬ КОМПЕТЕНЦІЙ:

• Здатність працювати швидко, під тиском і в короткі терміни.

• Необхідність керувати пріоритетами та адаптувати їх щодня відповідно до контексту.

• Гнучкість адаптації до мінливих вимог.• Культурна чутливість і здатність працювати в мультикультурному середовищі-• Уміння слухати та ділитися рішеннями.

• Почуття гумору

• Гарні навички письма та спілкування

• Командний гравець

• Відповідність принципам і етиці Arzte der Welt

Початок: Якнайшвидше 

Контракт із фіксованим строком роботи із можливістю продовження залежно від фінансування

Заробітна плата:  Відповідно до штатного розпису організації 

Розглядатимуться лише заявки, подані англійською мовою.

Якщо відповідь на заявку не надійшла протягом 20 днів, таку заявку слід вважати відхиленою.

Наша організація запрошує людей з інвалідністю приєднуватися до нашої команди. Кандидати з інвалідністю матимуть перевагу в процесі відбору порівняно з кандидатами з таким самим рівнем кваліфікації.

Будь ласка, зауважте:  

Організація «Лікарі світу» сприяє забезпеченню рівних можливостей для всіх людей. Ми дотримуємось політики позитивного ставлення до людей, які через функціональну відмінність або соціальне та / або культурне походження належать до груп, недостатньо представлених на запропонованих посадах.

Тому жодного з кандидатів, які відповідатимуть професійним вимогам, не буде виключено з процесу відбору через  функціональну відмінність, соціальне чи культурне походження, расову або етнічну приналежність, стать, гендер або будь-яку іншу соціальну або культурну ознаку.