Менеджер з адміністративної діяльності відділу кадрів (HR Administrative Officer)

 HR Administrative Officer 

COUNTRY:  Ukraine 

REPORTS TO:   Area HR Manager EAST 

LOCATION: Kharkiv

 Please send your CV in English only

GENERAL MISSION 

The Admin Officer manages personnel administration activities in accordance with current legislation. S/he ensures that the mission’s HR-related administrative procedures are consistent with HI's HR policies and frameworks and with local law and practices. S/he advises managers on the policies, procedures and tools to be rolled out in this field and ensures confidentiality of all HR data and information. 

MISSIONS / RESPONSIBILITIES 

 Administrative Management

1. Prepares the personal folder for the new local member of the team and ensure that all documentation related is archived in this folder. Admin Officer is responsible for completing and updating all documentation in Personal HR folders (1. Personal details, 2. JD, contract and amendment, 3. Signed policies, 4. Leave requests, 5. Training records, 6. Performance appraisals, 7. Disciplinary records, 8. Tax and payslips and 9. Exit documents) and ensures that all files are archived in compliance with HI’s rules. 

2. Organizes induction meeting schedule for new national and international staff with each department 

3. Admin Officer welcome the new local staff members in the first day and collect his/her signature in the contract, bank account information, etc.  

4. S/he HR induction for local staff using the HR induction tool 

5. S/he presents the HI policies to each new employee ensure their reading, clears up doubts about them and collects the new employee's signature on the first page of each of policy. 

6. Prepares the mission orders for all national staff 

7. Admin Officer is responsible for the leave follow-up update and for archiving all leave requests 

8. Keep updated the contract follow-up file and alert Area HR Manager and HR Supervisor about contract expirations in order to anticipate renewals or end of contracts 

9. Keep updated the contact list (national and international staff) 

10. Support with the necessary registration of the staff to the relevant government offices as required by Law  

Payroll Management 

1. Is responsible for implementing the payroll process in compliance with HI’s legal and social obligations, rules and policies. 

2. With delegated authority from HR manager, represents HI with local administrative authorities (employment inspectorate, etc.). 

 Other responsibilities  

1. Serve as a link between managers and employees by handling questions, clarification of policies, terms and conditions and help solve work related problems 

2. Appropriation and good understanding of all HI HR tools: Org chart, recruitment plan, contract follow-up, salary scale, contact list, induction presentations, etc. 

3. Support Area HR Manager and HR Supervisor with the follow-up of the appraisal/performance review of staff 

4. Contributes to the assessment of aspects of the local labor market (training courses provided in the country, available skills, employer attractiveness etc.) 

5. Inform Area HR Manager and HR Supervisor in regards to any breach of HI regulations that could lead to award or disciplinary actions 

6. Treat all information related to personnel (personal data, performance, disciplinary measures, etc.) with strict confidentiality and professionalism 

7. Strict follows to the mission security plan and safety and security instructions given by security focal points 

8. Any other tasks assign by line manager 

Note that this job description must remain flexible, to respond to additional tasks or changes as identify by the line manager. 

Information being accessed by Admin Officer due to his/her position within the organization is strictly confidential. Any breach of confidentiality will be considered as a gross misconduct. 

PROFILE SOUGHT 

Qualification(s): 

• Bachelor degree in the relevant fields of HR; 

• Proven knowledge in Payroll, HR management and recruitment. 

Experience:

• More than 2 years’ experience in the administrative field;  

• Previous experience working in humanitarian programs. 

Skills:

• Excellent communication and writing capacities in English; 

• Proficient: Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook tools 

• Knowing how to simplify and prioritise; 

• Professional skills: payroll management, personal administration recruitment processes. 

 Personal qualities: 

• Excellent communication skills and diplomacy; 

• Ability to follow instructions and to be a member of a team; 

• Flexibility; 

• Strong attention to details; 

• Good organizational skills; 

• Practical, dynamic and solution oriented; 

• Open to cultural differences. 

• Good capacity to withstand pressure and manage stress; 

WORKING CONDITIONS:

Contract: Employment contract (according to Ukrainian legislation) Fixed-Term

Type of employment: Full-time

Benefits Package:

• 30 calendar days for annual leaves 
• 12 days of internal wellbeing paid leaves annually (pro-rata)
• Medical Insurance for HI staff and one dependent (tax paid by HI)
• Individual counselling sessions for HI staff
• Relocation package might be granted for the managerial positions and key positions if needed 
• Relevant supportive measures for person with disabilities (if needed)

By submitting the CV application, the applicant gives his/her consent to the processing of his/her personal data (in accordance with the legislation of Ukraine).

EQUAL OPPORTUNITY

HI is an equal opportunity employer. We value diversity and we are committed to creating an inclusive environment based on mutual respect for all employees. We do not discriminate on the basis of age, sex, disability status, religion, ethnic origin, colour, race, marital status, or other protected characteristics. 

All interested candidates irrespective of age, sex, disability status, religion, ethnic origin, colour, race, marital status, or other protected characteristics are encouraged to apply for the vacancy.

If you have a disability and require any special arrangements to assist you during the interview, please inform us with the necessary details.

Handicap International has clear institutional policies on "Child Protection", "Anti-fraud, Bribery and Corruption", "Disability, Gender and Age" and "Protection of Beneficiaries from Sexual Exploitation, Abuse and Harassment”. It is therefore mandatory for all staff to commit themselves to respect, uphold and promote these policies, and to sign the HI Code and Conduct.

 Менеджер (управитель) з адміністративної діяльності відділу кадрів

КРАЇНА:  Україна 

ПІДЗВІТНІСТЬ:   Регіональний керівник відділу кадрів - СХІД 

МІСЦЕ РОЗТАШУВАННЯ:  Харків

 ВАЖЛИВО: Велике прохання надсилати резюме англійською

ЗАГАЛЬНІ ОБОВ’ЯЗКИ 

 Адміністратор відділу кадрів керує адміністративними справами персоналу згідно вимог поточного законодавства. Він/вона контролює узгодженість адміністративних процедур компанії НІ, пов’язаних з виконанням місії, з політикою керування кадрами компанії, її принципами, а також вимогами місцевого законодавства та методів роботи. Він/вона надає рекомендації керівникам щодо політик, процедур та інструментів, які слід використовувати в їх сферах, та забезпечує конфіденційність даних щодо кадрів. 

ЗАВДАННЯ / СФЕРА КОМПЕТЕНЦІЙ 

Адміністративне керування 

1. Готує персональний файл по кожному працівнику команди та забезпечує архівування всіх відповідних документів у папці кандидата. Адміністратор відділу кадрів відповідає за заповнювання та оновлення документації в персональній папці відділу кадрів (1. Особисті дані, 2. Опис вакансій, договір та доповнення, 3. Підписані політики, 4. Заяви про відпустку, 5. Записи про тренінги, 6. Оцінка результатів роботи, 7. Дисциплінарні стягнення, 8. Податки та зарплатна відомість, і 9. Виїзні документи) та забезпечує архівування всіх профілів персоналу згідно правил компанії НІ. 

2. Складає графік вступних інструктажів для нових місцевих і міжнародних працівників кожного відділу. 

3. Адміністратор відділу кадрів зустрічається з новими працівниками в їх перший робочий день, підписує договори, отримує їх банківські реквізити, тощо.  

4. Проводить інструктаж з питань відділу кадрів за допомогою спеціального інструменту. 

5. Він/вона доводить політики НІ до відома кожного нового працівника, відповідає на запитання та збирає їх підписи на першій сторінці кожної політики. 

6. Готує зарплатні відомості для всіх місцевих працівників. 

7. Він/вона несе відповідальність за оновлення даних про відпустки, архівує документи про відпустки. 

8. Веде документування оновлення договору та повідомляє регіонального менеджера та керівника відділу кадрів про дату закінчення договору для підготовки оновлення або закінчення договору заздалегідь. 

9. Проводить оновлення списку договорів (для місцевих і міжнародних працівників). 

10. Допомагає проводити реєстрацію працівників у відповідних державних установах згідно вимог законодавства.  

 Нарахування заробітної плати 

1. Несе відповідальність за впровадження процесу нарахування заробітної плати згідно вимог правових і соціальних зобов’язань компанії НІ, її правил і політик. 

2. Разом із відповідальною особою, призначеною керівником відділу кадрів, представляє компанію HI на рівні місцевих адміністративних органів (інспектор служби зайнятості, тощо). 

 Інші обов’язки  

1. Виконує роль контактної особи між керівниками та працівниками, розв’язуючи різні питання, пояснюючи політики, умови та обов’язки та допомагаючи вирішувати проблеми, пов’язані з роботою. 

2. Повне прийняття та розуміння інструментів відділу кадрів HI: органіграма, план прийому на роботу, відстежування договорів, шкала зарплат, список контактів, проведення інструктажів, тощо. 

3. Допомагає в роботі менеджеру та керівнику відділу кадрів відстежувати дані про догани/оцінку роботи персоналу. 

4. Допомагає проводити оцінювання усіх аспектів місцевого ринку праці (навчальні курси, доступні в країні, доступний набір навичок, привабливість роботодавця, тощо 

5. Інформує менеджера та керівника відділу кадрів про порушення вимог HI, може призводити до заохочення або дисциплінарних стягнень. 

6. Обробляє всі дані, пов’язані з працівниками (особисті дані, оцінку діяльності, дисциплінарні стягнення, тощо) дотримуючись вимог конфіденційності та професійних стандартів. 

7. Чітко дотримується вимог плану безпеки місії та вимог інструкцій з техніки безпеки, наданих місцевими контактними особами. 

8. Виконує інші завдання за наказом безпосереднього керівника 

Зверніть увагу, посадова інструкція повинна бути достатньо гнучкою на випадок появи додаткових завдань або змін згідно вимог безпосереднього керівника. 

Дані, з якими працює адміністратор відділу кадрів згідно вимог своєї посадової інструкції, є суворо конфіденційними. Будь-яке порушення конфіденційності вважатиметься серйозним порушенням правил. 

БАЖАНІ АНКЕТНІ ДАНІ

Кваліфікація(-ї):

• Диплом бакалавра у сфері управління кадрами; 

• Підтверджений досвід роботи в сферах нарахування зарплати, управління персоналом та прийому на роботу. 

Досвід роботи:

• Понад 2 роки досвіду роботи в адміністративній сфері.  

• Попередній досвід роботи в гуманітарних програмах. 

Навички:

• Хороший рівень володіння англійською мовою (усно і письмово); 

• Високий рівень володіння: Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook tools 

• Знання як спрощувати та розставляти пріоритети; 

• Професійні навички: нарахування зарплати, персональне адміністрування процесів прийому на роботу. 

Особисті якості: 

• Чудові навички комунікації та дипломатичності; 

• Уміння виконувати інструкції та бути частиною команди; 

• Гнучкість; 

• Уважність до деталей; 

• Хороші організаторські здібності; 

• Практичність, динамічність і орієнтованість на результат; 

• Толерантність до відмінностей у культурі. 

• Здатність працювати під тиском та керувати стресом.; 

УМОВИ РОБОТИ

Контракт: Трудовий договір (згідно законодавства України) Строковий 

Тип зайнятості: Повна зайнятість, офіційне працевлаштування згідно КЗпП на основне місце роботи

Переваги:

• 30 календарних днів щорічної відпустки
• 12 днів щорічної оплачуваної відпустки для гарного самопочуття (пропорційно відпрацьованому часу)
• Медичне страхування для співробітників HI та одного члена сім'ї (додаток сплачує HI)
• Індивідуальні психологічні консультації для співробітників HI
• Релокаційний пакет може бути наданий для керівних посад і ключових посад, якщо це необхідно
• Відповідні заходи підтримки для людини з обмеженими можливостями (за потреби)

ВАЖЛИВО: Прохання надсилати резюме англійською мовою.

Подаючи резюме, претендент надає згоду на обробку його персональних даних (відповідно до законодавства України).

МОЖЛИВОСТІ

HI є роботодавцем рівних можливостей. Ми цінуємо різноманітність і прагнемо створити інклюзивне середовище, засноване на взаємній повазі до всіх співробітників. Ми не дискримінуємо за віком, статтю, інвалідністю, релігією, етнічним походженням, кольором шкіри, расою, сімейним станом чи іншими захищеними ознаками.

Усім зацікавленим кандидатам, незалежно від віку, статі, інвалідності, релігії, етнічного походження, кольору шкіри, раси, сімейного стану чи інших ознак, заохочуємо подати заявку на вакансію.

Якщо ви маєте інвалідність і потребуєте будь-яких особливих заходів для допомоги під час співбесіди, будь ласка, повідомте нам необхідні деталі.

Handicap International має прозорі інституційні політики щодо «Захисту дітей», «Протидії шахрайству, хабарництву та корупції», «Інвалідність, Стать і вік», а також «Захист бенефіціарів від сексуальної експлуатації, знущання та домагань». Вони є обов’язковими для виконання усіма співробітниками, які зобов’язані поважати, підтримувати та просувати ці політики, а також підписати «Кодекс поведінки» HI.