Секретар / Офіс менеджер

Наш партнер, міжнародна компанія,  оголошує конкурс на вакансію Секретар

Функціональні обов'язки:

• Підготовка офісу до робочого дня (перевірка кавомашин на поверхах,принтерів, технічного обладнання в переговорних кімнатах), підтримка робочого стану конференц залів та зон загального користування, підтримка порядку в місцях збереження канцелярських, господарських та продовольчих товарів.
• Забезпечення благоустрою офісних приміщень, комунікація з підрядними організаціями щодо дрібних ремонтів, організація візиту спеціалістів, запит кошторисів, аналіз витрат, контроль за роботою прибиральниці, флориста тощо.
• Організація ремонтів дрібної техніки: кавових машин, посудомийних машин, холодильників, сервісне обслуговування кулерів.
• Забезпечення життєдіяльності центрального та регіональних офісів (замовлення канцелярських, продовольчих та господарських товарів).
• Прийом/переадресація вхідних дзвінків, зустріч гостей, клієнтів та партнерів компанії.
• Робота з програмою ClevaDesk: подання на оплату рахунків адміністративного відділу , контроль отримання та підписання первинної документації відділу.
• Робота з первинною документацією: (прийом вхідної кореспонденції різними поштовими службами, реєстрація, розподіл між відділами).
• Комунікація з контрагентами, відправлення запитів та контроль отримання необхідних документів.
• Відправка документів та посилок різними поштовими операторами по Україні та за кордон, реєстрація вихідної кореспонденції, ведення бази контактних осіб отримувачів контрагентів, підготовка необхідної документації для імпорту та експорту посилок за кордон.
• Участь у процесі привітання співробітників зі святами (Дні народження, народження дітей тощо): підбір варіантів, аналіз витрат, організація доставки та передача.
• Привітання контрагентів та партнерів зі святами по запиту співробітників (підбір варіантів згідно з погодженим бюджетом, замовлення та організація доставки подарунків).
• Виконання перекладів для внутрішнього користування та інформування співробітників.
• Участь у волонтерській ініціативі компанії: допомога співробітникам та їх родичам, які знаходяться в ЗСУ/ТРО з воєнною амуніцією, ведення обліку залишків по регіональним офісах, організація відправлень допомоги для компанії з-за кордону.
• Участь у підготовці корпоративних заходів на рівні адміністративного відділу.
• Участь в плануванні місячного та річного бюджету департаменту.
• Участь у процедурі прийому нових співробітників, підготовка інформаційних матеріалів для онбордингу.
• Виконання інших доручень керівництва, підготовка презентацій та листів, актуалізація даних в облікових таблицях адміністративного відділу.

Вимоги:

• Вища закінчена освіта
• Досвід роботи від 2 років: на аналогічній посаді, помічником керівника, асистентом департаменту 
• Впевнений користувач Excel, Word, Outlook 
• Досвід в 1С (буде перевагою)
• Вільне та грамотне володіння українською мовою
• Володіння англійською на середньому рівні 
• Клієнтоорієнтованість, увага до деталей

Компанія пропонує:

• Офіційне працевлаштування згідно з КЗпП України
• Повний соціальний пакет (24 дні оплачуваної відпустки та оплата лікарняних)
• Повністю біла та вчасна з/плата 
• Річний бонус (за умови досягнення цілей)
• Випробувальний термін – 3 місяці
• Медичне страхування та страхування життя з 1-го робочого дня
• Компенсація витрат на обіди
• Корпоративний ноутбук та мобільний зв'язок
• Курси англійської мови 
• Локація офісу - ст.м Лук’янівська
• Графік роботи: пн-пт, 9:00-18:00