Admin/Travel Assistant (remotely, full-time) - Адміністративний асистент

We are looking for Admin/Travel Assistant for our Ukrainian client. This job may be done online from either Ukraine or countries other than Ukraine. Full-time availability is required.  

Admin/Travel Assistant will arrange to travelling and other logistics throughout the world. He/she will also manage foreign and domestic calendars and appointments, making travel arrangements, handling correspondence and providing other business-related as well as family-related administrative tasks.

We are looking for a multi-tasking and self-motivated Assistant. This role requires attention to detail, efficient organizational skills, and a willingness to pitch in to get things done. A high level of integrity and discretion in handling confidential information, and professionalism.

The successful candidate will possess the ability to complete complex tasks and projects quickly with minimal guidance, react with appropriate urgency to situations that require a quick turnaround, and take effective action without having to know the total picture.

Шукаємо адміністративного асистента/помічника з подорожей для нашого українського клієнта. Цю роботу можна виконувати онлайн як з України, так і з інших країн. Потрібна постійна доступність.

Асистент подорожей організує подорожі та іншу матеріально-технічну підтримку по всьому світу. Він/вона також керуватиме закордонними та внутрішніми календарями та зустрічами, організовуватиме поїздки, оброблятиме кореспонденцію та виконуватиме інші ділові та сімейні адміністративні завдання.

Ми шукаємо багатозадачного та самомотивованого помічника. Ця роль вимагає уваги до деталей, ефективних організаторських навичок і готовності долучитися до виконання завдань. Високий рівень чесності та обережності у поводженні з конфіденційною інформацією, професіоналізм.
Успішний кандидат матиме здатність швидко виконувати складні завдання та проекти з мінімальними вказівками, негайно реагувати на ситуації, які вимагають швидкого вирішення, і вживати ефективних дій, не знаючи загальної картини.

Responsibilities:

• managing day-to-day calendar and coordinating appointments, meetings, receptions 
• travel arrangements;
• creation/modification of presentations, spreadsheets, and other various documents 
• processing and follow-up on business requests
• assistance in ad-hoc reports special projects as needed

Qualifications:

• Higher education
• Currently based either in Ukraine or any other country 
• Fluent English and Ukrainian
• Previous experience as personal/executive/administrative assistant
• Experience with travel arrangement 
• Adherent to high standards of business ethics and business protocol
• Self-motivated and detail oriented.
• High level of integrity and discretion to handle confidential information
• Good event planning 

We guarantee confidentiality to all applicants.

Shortlisted candidates will be contacted immediately.