Эта вакансия уже завершена
Зміст роботи:
- Робота з електронним документообігом, що включає:
- Отримання і обробка документів в программі Medoc і ВЧАСНО – погодження вхідних документів по встановленій процедурі та подальша їх реєстрація в електронному вигляді, завантаження документів для підпису, отримання та реєстрація підписаних документів.
- Сканування, реєстрація вхідних/вихідних документів (листи, договори, додатки, акти і т.п.) і розміщення документів в електронному сховищі.
- Оформлення та контроль заявок на оплату з визначеним набором контрагентів згідно внутрішніх процедур компанії.
- Організація і контроль процедури «Погодження Договорів».
- Документальне оформлення відряджень (підготовка Наказів та посвідчень про відрядження).
- Робота з документами («твердими» носіями), що включає:
- Розподіл документів по підприємству за їх призначенням.
- Підготовка листів зі слів Керівників та ведення офіційного листування з контрагентами.
- Підготовка розпоряджень, наказів зі слів Керівників.
- Робота з агентствами, що мають ліцензію на переклад з іноземних мов.
- Забезпечення документообігу з постійними Замовниками в рамках договірних відносин (відправка документів згідно встановленого графіку).
- Робота з вхідними запитами, як від контрагентів, так і від співробітників офісу, що включає:
- Прийом вхідних телефонних викликів, здійснення їх маршрутизації згідно затверджених алгоритмів (прийом, переадресація, організація conf-call).
- Консультування контрагентів із загальних питань як відвідувачів офісу, так і в телефонному режимі.
- Прийом вхідних електронних повідомлень, здійснення їх маршрутизації при необхідності.
- Прийом відвідувачів (кейтеринг).
- Асистування керівникам і співробітникам, що включає:
- Організація нарад, зустрічей за допомогою MS Outlook, контроль за резервуванням кімнат перемовин.
- Організація відряджень (замовлення білетів, таксі, бронювання готелів, візи).
- Замовлення таксі згідно встановлених правил на підприємстві.
- Прийом заявок на виготовлення візиток, контроль виготовлення.
- Виконання інших доручень.
- Управління забезпечуючими процесами:
- Взаємодія з почтовою та кур’єрськими службами.
- Забезпечення життєдіяльності офісу (вода, посуд, чай, кава і т.п.).
Вимоги до кандидата:
Вища/ середнь-спеціальна освіта, бажано за спеціальністю: юрист, економіст, діловод.
Бажано аналогічний досвід роботи не менше 1 року згідно Змісту роботи. Пунктуальність, акуратність, самоорганізованість, комунікабельність, відповідальність, стресостійкість, тактичність, сумлінність, позитивне ставлення до життя, грамотність, уважність, прагнення до навчання.
Місце проживання: максимум 30-40 хвилин громадським транспортом до офісу по вул. Північно-Сирецька 1-3, м. Київ.
Професійні компетенції:
- Ефективне управління своїм робочим часом.
- Вміння управляти задачами та контролювати їх виконання.
- Вміння складати документи, що описують бізнес-процеси, якими можуть користуватися інші.
- Добре поставлене мовлення.
- Знання бізнес-етикету, правил ділового спілкування та листування.
- Вільне і грамотне володіння українською та російською мовами.
- Вміння аналізувати інформацію.
- Впевнений користувач MS Office (Outlook, Word, Exсel), вміння працювати з документами в режимі «Рецензування».
- Навички роботи в Outlook (організація зустрічей, створення бази контактів і т.п).
- Навички роботи з електронним документообігом.
- Вільне володіння офісною технікою (факс, сканер, копіювальний апарат, принтер, ламінатор, офісна АТС).
- Вміння розставляти пріоритети при виконанні функціональних обов’язків.
- Навички позитивного міжособистісного спілкування, вміння працювати в команді.
- Готовність до дистанційної роботи.
- Знання англійської мови буде перевагою.
Кандидат має бути готовий продемонструвати кожну з вище перерахованих професійних компетенцій на співбесіді.
Умови роботи:
Змінний графік роботи (через тиждень з 8-30 до 17-30/ з 09-30 до 18-30).
Офіційне працевлаштування і гідний рівень заробітної плати.
Медичне страхуання.
Корпоративний мобільний зв’язок в рамках встановлених лімітів.
Виктористання службового транспорту в робочих цілях.
Розглядаються резюме, що відповідають не менше 80% професійних компетенцій.
У кандидатів із аналогічним досвідом роботи від 1 року згідно Змісту роботи перевага перед іншими претендентами.
Направити резюме Отправить резюме