Project Assistant

Ukrainian Red Cross Society (URCS) opens a vacancy for the position of Project Assistant for the Program Support Lead.

Project Assistant supports in management of different projects and programs and provides technical assistance to the Program Support Lead to ensure high quality deliverables. 

Requirements for a candidate:

• Availability of higher education
• Work experience working in NGOs or Humanitarian Organizations (preferred)
• Project management methodologies knowledge (for example, Agile, SCRUM, LEAN, others)
• Work experience in project activities
• Business processes optimization experience 
• Excellent communication skills
• Fluent Ukrainian and English languages is must (you must be able to pass interviews in English)
• Excellent computer skills (Word, Excel, databases, e-mail);
• Experience in communication with different categories of people, tact and diplomacy
• Developed organizational and executive skills
• Ability to work independently and in a team, quick adaptation
• Systemic thinking 
• Ability to learn quickly, attentiveness
• Ability to cope with stress and work under time pressure
• Ability to prepare and issue reports
• Compliance with the fundamental principles of the Red Cross, including the principle of information confidentiality.

Main duties:

General Tasks

• Participation in the creation of a project and program management system (data consolidation, analysis, systematization and administration of data)
• Participation in the implementation of tools and approaches to improve the coordination of projects and programs 
• Work with data collection and analysis
• Administration of the project/projects

Specific tasks

• Consolidation and administration of all projects and programs in a single registry (tool selection, data transfer, structuring and user training)
• Administration of a single project document storage database (architecture development, transfer and control over relevance)
• Updating project indicators together with other departments (updating the project register, highlighting problematic issues)
• Assistance in the preparation of project initiation and coordination meetings
• Preparation of reports, analytical tables upon request
• Assistance in project coordination.

Position within organization:

• Reporting to: Program Support Lead
• Supporting and working relationships: All departments at NC URCS, branches and Donors. 

Location: Kyiv, 31 Pushkinska Street

Ukrainian Red Cross Society offers:

• Interesting, diverse, and multitasking work.
• Opportunity to help the Ukrainian people.
• Participation in training and seminars in Ukraine and abroad.
• Employment according to the Labor Code.
• Timely payment of wages.

If you are interested in this position, please send your CV and Cover letter in English by January 27. All the applications will be reviewed on a rolling basis, and HR may contact eligible candidates prior to the deadline for submission as such early application is encouraged.

Due to a large number of requests, we contact candidates who fully meet the requirements of the vacancy.

___________________________________________________________________________________________

Товариство Червоного Хреста України оголошує конкурс на посаду Асистента проєктів для Керівника підтримки програм.

Асистент проєктів допомагатиме в управлінні різними проектами і програмами та надаватиме технічну підтримку Керівнику програм для забезпечення високої якості результатів.

Вимоги до кандидата:

• Наявність вищої освіти
• Досвід роботи в громадських організаціях або в гуманітарній організації бажаний
• Знання методології управління проектами та інструментів (класичний, Agile, SCRUM, LEAN тощо)
• Досвід роботи в проектній діяльності
• Досвід в оптимізації бізнес-процесів 
• Відмінні комунікативні навички
• Вільне володіння українською та англійською мовами - обов'язково (ви маєте бути здатними пройти співбесіду англійською мовою)
• Відмінні навички роботи з комп’ютером (Word, Excel, бази даних, електронна пошта)
• Досвід комунікації з різними категоріями людей, тактовність та дипломатичність
• Розвинені організаторські та виконавчі навички
• Здатність працювати самостійно та в команді, швидка адаптація
• Системне мислення 
• Здатність швидко навчатися, уважність
• Здатність справлятися зі стресом та працювати під тиском часу
• Вміння готувати та оформлювати звітність
• Дотримання основоположних принципів Червоного Хреста, в тому числі, принципу конфіденційності інформації.

 Основні обов’язки:

Загальні завдання:

• Участь у створенні системи управління проектами та програмами (консаолідація даних, аналіз, систематизація та адміністрування даних 
• Участь у впровадженні інструментів та підходів для покращення координації проєктів та програм 
• Робота зі збором та аналізом даних
• Адміністрування проєкту\тів. 

Конкретні задачі:

• Консолідації та адміністрування всіх проєктів та програм в єдиному реєстрі (вибір інструменту, перенесення даних, структуризація та навчання користувачів)
• Адміністрування єдиної бази зберігання документів по проєкту (розробка архітектури, перенесення та контроль за актуальністю)
• Актуалізація індикаторів проєкту разом з іншими відділами (оновлення реєстру проєктів, висвітлення проблемних питань)
• Допомогу у підготви ініціації проєктів та координаційних зустріей
• Підготовка звітів, аналітичних таблиць по запиту
• Допомога у координації проєктів.

Посада в організації:

• Підпорядкування: Керівнику з підтримки програм
• Підтримка та робочі відносини: усі департаменти НК ТЧХУ, обласні організації та Донори.

Локація: Київ, вул. Пушкінська 31

 Товариство Червоного Хреста України пропонує:

• Цікаву, різноманітну та багатозадачну роботу
• Можливість допомогти українському народу
• Участь у тренінгах та семінарах в Україні та за кордоном
• Працевлаштування згідно КЗпП
• Своєчасна виплата заробітної плати.

Якщо Вас зацікавила ця посада, надішліть своє резюме та супровідний лист англійською мовою до 27-го січня.

Оскільки вакансія термінова, відділ кадрів може зв’язатися з відповідними кандидатами до кінцевого терміну подання. У зв’язку з великою кількістю звернень ми зв’яжемося тільки з тими кандидатами, які повністю відповідають вимогам посади.