Асистент з логістики та закупівель \ Logistics & Procurement Assistant

Прем'єр Уржанс Інтернасьональ (ПУІ) є неприбутковою, неполітично і нерелігійною гуманітарною неурядовою організацією. ПУІ розпочала гуманітарну діяльність в Україні в лютому 2015 р., маючи на меті відновлення та забезпечення доступу до первинних послуг охорони здоров'я для місцевого населення й внутрішньо переміщених осіб, що постраждали внаслідок озброєного конфлікту та покращення умов життя шляхом забезпечення їхніх базових потреб.

Місце роботи: м. Харків

Освіта: Свідоцтво про освіту або шкільну освіту або диплом бакалавра з Логістики чи суміжна спеціалізація.

Досвід роботи: 6 місяців   досвіду роботи в гуманітарній організації у сфері Логістики або суміжній галузі.

Знання мов: Вільне володіння українською, російською мовами. Знання англійської мови на базовому рівні.

Знання та навички: Критичне мислення, здатність до обробки великого обсягу інформації. Організаційні навички, відмінні комунікативні навички, навички міжособистісного спілкування. Базові програмні навички, а також вміння планувати.

Володіння ПК: Відмінне знання пакету Microsoft Office (з фокусом на Excel та Word) та Outlook Express.

МЕТА: 

Під безпосереднім керівництвом Фахівця з управління приміщеннями та активами , Молодший фахівець з логістики та закупівель несе відповідальність за виконання всіх видів діяльності, пов'язаних з логістикою та закупівлями, відповідно до організаційної політики та процедур, включаючи весь ланцюг постачання,а також надання допомоги під час управління приміщеннями,  обладнанням та активами, узгодження логістичної інформації тазабезпечення функціонування офісу.

ЗАВДАННЯ ТА ОБОВ’ЯЗКИ:

Процес закупівлі / закупівля

Забезпечення ефективної роботи ланцюга поставок та закупівлями для безперебійного впровадження проектів ПУІ та виконання стандартних процедур закупівель ПУІ:

Гарантує відповідність процедур закупівель (від дрібних закупівель до процедур, де потрібно вести переговори), узгоджує, планує та контролює процес закупівель та забезпечує дотримання термінів, тісно співпрацює із запитувачами для закупівлі технічних матеріалів

Несе відповідальність за створення Запиту на закупівлі для відділів, що надають підтримку в офісі Філії на їх запит. Надає підтримку програмним відділам у підготовці Запитів на закупівлю (PRs).

Несе відповідальність за заповнення всіх документів, що відносяться до закупівель, Запити на закупівлю (PR), Наказ на закупівлю (PO) та інші відповідні документи.

Несе відповідальність за подання готових файлів закупівель для подальшого розгляду, затвердження та проведення платежів.

Перевіряє та обробляє комерційні пропозиції (EQR) Запити на закупівлю (PR) та Накази на закупівлю (PO).

Складає та оптимізує спільні закупівлі та дотримується кінцевих термінів та термінів виконання закупівель.

 Під керівництвом Фахівця з логістики та закупівель він/вона забезпечує оновлення базу даних закупівель  проектів DB, та її використання належним чином.

Створює базу даних постачальників та інструменти моніторингу. Він/вона стежить за тим щоб  база даних / список постачальників оновлювався та систематично проводить дослідження ринку для підконтрольної та непідконтрольної території; постійно оновлює прайс-листи та бази даних постачальників.

Надає підтримку Фахівецю з управління приміщеннями та активами  у проведенні переговорів з постачальниками для місцевих закупівель на рівні Філії, враховуючи стандарти закупівельних параметрів ПУІ в Україні, для дрібних закупівель та процедур, що потребують проведення переговорів; проводить переговори щодо цін, термінів та способів доставки.

Підтримує чітку систему відстеження запитів на закупівлю. Надає підтримку безпосередньому керівнику під час поширення щотижневого звіту з відстеження Запитів на закупівлю між зацікавленими працівниками.

Реєструє всю інформацію щодо закупівель у PDB (База даних закупівель) та оновлює щоразу, коли відділ логістики отримує новий Запит на закупівлю (PR).

Забезпечує належне маркування всіх логістичних документів та архівування відповідно до процедур заповнення / архівування ПУІ.

Готує файли закупівель для перевірки та відправлення до головного офісу.

Стежить за корректним заповненням оригіналів документів, які надає постачальник та за звоєчасним отриманням цих оригіналів. Збирає бухгалтерські документи, пов'язані зі здійсненими закупівлями, і надсилає їх до головного офісу.

 Забезпечує своєчасний переклад рахунків перед їх відправкою в Київського офісу.

 Перевезення

 Надає підтримку Відділу логістики ПУІ в Україні в забезпеченні ефективного управління автопарком для безперебійного впровадження проекту ПУІ, що включає та не обмежується:

Надає підтримку Відділу логістики, переконуючись, що транспортні потреби для його/її діяльності (товари/послуги) покриті відповідними засобами;

Оптимізує транспортні засоби для того, щоб зробити поставки економічно ефективними;

Планує та контролює перевезення та доставку матеріалів до кінцевого пункту призначення місць реалізації проектів

Надає своєчасну та правильну інформацію відповідальному за склад та безпосередньому керівнику з питань доставки товарів на склад.

Управління активами

Надає підтримку Відділу логістики у забезпеченні ефективного управління активами (комп'ютер, телекомунікації, енергія) для належного впровадження проектів ПУІ, що включає, але не обмежується:

Надає підтримку Відділу логістики під час моніторингу обладнання з тривалим терміном використання (стан, місце знаходження, власник/донор) шляхом регулярного оновлення інструментів моніторингу;

Надає підтримку Відділу логістики у забезпеченні належного встановлення і запуску обладнання та стежить за їх належною експлуатацією, технічним обслуговуванням або ремонтом;

Надає підтримку Відділу логістики під час перевірок щодо використання обладнання та здійснює, якщо необхідно, налаштування операційних процедур.

Підтримка програм

Надає підтримку команді Філії та Програмному відділу для належного впровадження проектів ПУІ.

Активно сприяє відкриттю / переміщенню / закриттю приміщень підбаз;

Надає підтримку програмним командам з організації та подальшої логістичної діяльності (установка обладнання, щоденна підтримка та, за необхідністю, перевірка місць впровадження проектної діяльності з метою оцінки існуючого запасу витратних матеріалів для повсякденного використання та визначення потреби у забезпеченні активів, що беруть участь у реалізації проекту);

Планує та надає підтримку, за необхідністю, під час ремонтних робіт в підбазах або інших приміщеннях організації.

 Звітність / Зв'язок та підтримка працівників відділу Логістики 

Надсилає PFU, CFU і PDB до відділу логістики та Фахівцю з логістики і закупівель щомісяця.

Надає підтримку Відділу логістики щодо обслуговування обладнання в офісі та гостьових будинках в м. Харків та інших містах де проходять активності. 

При необхідності ремонту: звертається до постачальників послуг/ремонтників та купує  необхідні матеріали.

Надає підтримку Відділу логістики щодо забезпечення наявності необхідної питної води в офісі та гостьових будинках.

Надає підтримку Відділу логістики з обслуговування поштово-офісних послуг, отримання та відправлення кореспонденції.

Надає підтримку Відділу логістики з питань забезпечення послуг таксі для іноземних співробітників.

 Архівування / Підтримка у підготовці документації до Аудиту

 Забезпечує правильне виконання архівування. Створює та архівує папки із закупівель.

Надає підтримку системи перегляду документації на рівні Харкова.

Проводить архівування файлів із закупівель для надання потенційним  аудиторам.

Приміщення

 Забезпечує належне управління та обслуговування/ремонт усіх приміщень (офіси, гостьові будинки) відповідно до процедур ПУІ;

Спільно із Фахівцем з управління активами та приміщень ініціює процеси закупівель будь-яких запасів або товарів, яких недостатньо, для офісу та гостьовогo будинку;

Гарантує, що всі прилади енергозабезпечення, необхідні, є в наявності та використовуються відповідно до процедур ПУІ;

Забезпечує наявність необхідної питної води в офісі та гостьових будинках.

УМОВИ РОБОТИ:
Дата початку роботи: березень-квітень 2024 року
Офіційне працевлашування за строковим договором.
Місце роботи: м. Харків. 
Робочий час: згідно встановленого графіку
Кандидати, що відповідають кваліфікаційним вимогам та зацікавлені у роботі мають надіслати резюме та супровідний лист, вказавши щонайменш 2 контакти для рекомендацій.
ПУІ залишає за собою право проводити співбесіди з кандидатами на постійній основі, тому кандидат може бути обраний до дати закриття вакансії.