Асистент з фінансових питань/FINANCE ASSISTANT

Premiere Urgence Internationale (PUI) є некомерційною, неполітичною та нерелігійною гуманітарною неурядовою організацією. ПУІ розпочав гуманітарну інтервенцію в Україну в лютому 2015 року. Цілями місії є покращення або відновлення рівного доступу до первинної медичної допомоги для місцевого та переміщеного населення, яке постраждало внаслідок військового конфлікту, та покращення умов їхнього життя шляхом покриття їхніх фундаментальних потреб.

Місце роботи – Київ

КВАЛІФІКАЦІЙНІ ВИМОГИ:

Освіта: Вища, диплом магістра (спеціаліста) за спеціальністю «Облік і аудит»/ «Фінанси» або суміжна спеціалізація.

Досвід роботи: Відповідний перший досвід роботи у сфері права.

Знання мов: Вільне володіння українською та знання англіської мови на рівні вище середнього (B2 згідно Загальновропейської рекомендації з мовної освіти).

Знання та навички: 

• Нормативні, методичні та інші матеріали з організації та ведення бухгалтерського обліку і складання фінансової звітності; 
• Основи облікової політики, систему і форми обліку, звітності та контролю.
• Критичне мислення, здатність до обробки великого обсягу інформації, організаційні навички, відмінні комунікативні навички, а також вміння планувати.

 ЗАВДАННЯ ТА ОБОВ’ЯЗКИ:

Асистент з фінансових питань надає допомогу Адміністративному та фінансовому координатору під час виконання бухгалтерських операцій та адміністративних завдань відповідно процедур ПУІ та місцевого законодавтсва. Він\Вона надає підтримку командам з усіх бухгалтерских та фінансових питань.

• Забезпечує відповідність всіх бухгалтерських записів згідно процедур ПУІ.
• Перевіряє, перед документування або вводом в систему, що рахунки та супровідні документи відповідають процедурам ПУІ, а також українським юридичним стандартам.
• Проводити консолідацію інформації для закриття бухгалтерського місяця.
• Готувати закриття місяця, перевіряти та вносити фінансові документи згідно стандартів ПУІ та українського законодавства.
• Надавати підтримку філії під час бухгалтерських процедур та зариття місяця.
• Нараховувати заробітну плату та готувати для подальшого перерахування її в банківській системі.
• Розраховувати, виплачувати та вносити відповідні записи з виплат ЄСВ, ПДФО та ін.
• Перевіряти та надавати допомогу та перевіряти партнерів організації в будь-яких питаннях пов’язаних з бухгалтерією або фінансами, особливо під час фінансової звітності.
• Відповідає за цілісність та безпеку каси та негайно доповідає про будя-які невідповідності керівництву.
• Готує зарплатні відомості та слідкує за виплатами після погодження з Адміністративним та Фінансовим Координатором.
• Виконує необхідні проплати постачальникам та контролює дати виплат згідно контрактів.
• Перевіяє, перед кожною оплатою, що всі бухгалтерські записи та документи відповідної якості згідно правил та процедур ПУІ.

• Консолідує потреб в готівці на рівні місії та головного офісу в Києві. 

• Дотримуватись та оновлювати всі фінансові та бухгалтерські процесси.

• Надавати підтримку філіїї з фінансових процедур та/або інструментів.

  Дотримуватись правил оподаткування, облікових стандартів та інших законодавчих актів.

• Брати участь в будь-яких перевірках та аудитах ініційованих партнерами або головним офісом на рівні філії.

• Надавати підтримку Адміністративному координатору з усіх процедур, що стосуються українських адміністративних та фінансових органів.

• Перекладати будь-яку фінансову та бухгалтерську якщо є потреба.

• Відповідає за архівування всіх бухгалтерських та фінансових документів згідно з процедур ПУІ та відправляти їх до HQ.

• Оновлювати бухгалтерську та фінансову діяльність відповідно до змін в законодавтсві.

• Вести протокол зборів, якщо необхідно.

УМОВИ

Дата початку: Листопад 2023

Строковий договір з можливим продовженням

Локація: Київ

Робочі дні: з понеділка по п'ятницю

Зацікавлені кандидати повинні подати своє резюме та супровідний лист англійською мовою, включаючи принаймні 2 довідкові контакти. Тест на займання вакантної позиції буде виключно англійською мовою. 

Заявки необхідно надіслати до 14 листопада 2023 року на адресу Отправить резюме
PUI залишає за собою право проводити співбесіди з кандидатами на постійній основі, тому кандидат може бути обраний до дати закриття.

Premiere Urgence Internationale (PUI) is a non-profit, non-political and non religious humanitarian NGO. PUI started humanitarian intervention in Ukraine in February 2015. The mission's objectives are to improve or restore equitable access to primary health care for the local and displaced population affected by the military conflict and to improve their living conditions by covering their fundamental needs.

Place of work - Kyiv

Qualifications 

Education Degree: : Master's degree (specialist’s degree) in Accounting and Auditing /Finance or other related field.

Work experience:   At least 1-2 years' experience in finance or other related field.

Language Skills: Fluent in Ukrainian and upper intermediate (B2 according to the Common European Framework of Reference for Languages) level in English (speaking/reading/writing).

Knowledge & skills: 

• Standard manuals, guidance papers and other materials regarding the accounting management, book keeping and financial statements; basics of accounting policy, systems and forms of accounting, reporting and control.
• Good critical thinking.
• Ability to synthesis a wide scope of information. 
• Solid organizational skills, excellent communication and interpersonal skills. Solid programmatic, financial, and organizational planning skill is highly desirable.

Tasks and Responsibilities: 

The Finance Assistant supports the Administrative and Finance Coordinator in processing accounting operations and administrative tasks according to PUI’s procedures and the Local Law. He/she offers administrative support to administrators and teams on all matters relating to accounting and finance.

• To be in charge of all accounting records on PUI standards
• To check, before recording any entry, that the invoices and records are compliant with PUI regulations and procedures and with ukrainian legal standards
• To consolidate accounting for monthly closure with the field offices.
• To prepare monthly closing, revision and integrity of accounts in PUI standards as well as Ukrainian standards.
• To support the field office on the accounting procedures and monthly closure.
• To calculate monthly payroll and proceed to positioning in bank system.
• To calculate pay and record social contribution, income taxes and other duties.
• To supervise and support PUI’s implementation partners on all matters relating to accounting and finance, and specifically on financial reports.
• To supervise physical maintenance and safety of cash box and report immediately any discrepancies to superior 
• To issue salary sheets and monitor payment of salaries after approval by the Administrative and Financial Coordinator.
• To make necesssary payments to supplier and monitor due dates for payments of contracts.
• To check, before making any payment, that the accounting records and the quality of accounting documents are compliant with PUI regulations and procedures. 
• To consolidate cash forecasts at mission level and at coordination level 
• To maintain and update all financial and accounting processes
• To support the base on financial procedures and tools.
• To follow the regulations in terms of taxation, accounting standards and any other legal obligations.
• Participate in audits or any checks issued by partners or head office, at the base level.
• To help the Administrative Coordinator through all procedures with Ukrainian administrative and financial authorities.
• To translate any accounting and financial documents if needed.
• To be responsible for archiving all accounting & finance documents according to PUI procedures and send all records to to PUI headquarters.
• To keep updated on legislation changes regarding accounting & finance issues.
• To record minutes of meetings when asked by superiors.

CONDITIONS

Starting time: November 2023

HOW TO APPLY:

Interested candidates should submit their CV and cover letter including at least 2 reference contacts.

Application should be sent before 14.11.2023

Only candidates shortlisted will be contacted. PUI reserves the right to close the vacancy prior last day of application submission.