Фахівець з офісного адміністрування та логістики / Office Administration and Logistic Officer

ЗАВДАННЯ ТА ОБОВ’ЯЗКИ

1. Забезпечувати комфортне та здорове робоче середовище

1. Підтримувати логістичну та програмну команди з організацією та контролем логістичних робіт;
   1. Стежити за споживанням львівською польовою базою звичайних витратних матеріалів, включно з наступними (але не обмежуючись ними): питна та технічна вода, вивезення сміття, перевірка даних лічильних пристроїв та кількості складських запасів витратних матеріалів;
   2. Контролювати використання простору задля забезпечення ергономічного робочого середовища; 
   3. Прогнозувати майбутні необхідності та потреби об’єкта.
2. Активно сприяти та надавати підтримку відділу логістики з визначенням нових офісів або гостьових приміщень, відкриттям/розгортанням/закриттям суббаз та приміщень, а також виконувати аналіз та дослідження ринків;
3. Забезпечувати своєчасний контроль відповідних договорів та сповіщати безпосереднього керівника про будь-які можливі продовження чи розірвання договорів;
4. Контролювати усі ключі від львівської бази, суббаз та гостьових приміщень;
5. Призначати та підтримувати необхідні ремонти на львівській базі, суббазах, приміщеннях та на проєктних об’єктах у взаємодії з логістичною та програмною командами.

2. Активи

1. Виконувати стандартні процедури управління активами та обладнанням ПУІ, створювати та вести записи усіх активів та обладнання, виданих персоналу;
2. Контролювати та слідкувати за станом будь-яких активів та/або обладнання львівської бази та коригувати, за потреби, робочі процедури;
3. Надавати технічні рекомендації стосовно закупівель комп’ютерного обладнання, телефонів та обладнання для енергопостачання на основі визначених потреб;
4. Забезпечувати встановлення та налаштування обладнання та контролювати його робочий стан, обслуговування чи ремонт;  

3. Закупівлі, що стосуються активів, обладнання, управління робочим середовищем та приміщень

1. Спільно з фахівцем з логістики та закупівель ініціювати процеси закупівель будь-яких матеріалів та товарів, котрих бракує в офісах та гостьових приміщеннях львівської бази;
2. Надавати запити на закупівлі, контролювати їх та тісно співпрацювати з іншими особами, котрі надають запити на закупівлі активів/технічних предметів;

4.3. Підтримувати програмні команди з укрупненням та оптимізацією закупівлі, що може виконуватися як одне ціле.

4. Звітування, документування та архівування

1. Повідомляти будь-яку інформацію чи сповіщати про будь-які труднощі, пов’язані з його/її роботою, безпосередньому керівникові або функціональному керівникові;
2. Регулярно надавати актуальну інформацію безпосередньому керівникові про логістичні роботи та їх хід, включно з письмовими звітами за запитом;
3. Надавати щомісячні контрольні відомості стосовно палива, журнали контролю генераторів, інвентарний перелік активів та обладнання, а також документ контролю орендних контрактів начальнику відділу логістики;
4. Надавати підтримку відділу логістики з оформлення контрактів на надання послуг та майнових контрактів на рівні бази.

5. Менеджмент

1. Здійснювати нагляд та надавати підтримку працівнику/працівникам у його/її безпосередньому підпорядкуванні;
2. Регулярно проводити оцінку ефективності роботи працівників у його/її безпосередньому підпорядкуванні відповідно до процедур ПУІ.

Освіта: Середня освіта або професійно-технічна освіта у сфері логістики, управління робочим середовищем, управлінням приміщеннями або інша суміжна спеціалізація.

Досвід роботи: щонайменше 2 роки у сфері логістики, управління приміщеннями або іншій суміжній спеціалізації.

Знання мов: Вільне володіння українською, російською мовами та знання англійської мови на середньому (B1 згідно Загальноєвропейської рекомендації з мовної освіти) рівні (мовлення/читання/письмо).

Знання та навички: Критичне мислення, вміння розв’язувати проблеми, вибудовувати стосунки, здатність визначати пріоритети та багатозадачність,  навички організації часу, командної роботи, лідерства та мотивування, добрі організаційні навички, відмінні комунікативні навички та навички міжособистісної взаємодії.

Володіння ПК: Відмінне знання пакета Microsoft Office (з фокусом на Excel та Word).

• Office administration and Logistic Officer is appointed and dismissed by the director’s order.
• Based in Lviv
• Under the direct supervision of: Logistics Manager 
• Under functional supervision of: Logistics Coordinator
• Under overall supervision of: Field Coordinator

Under the direct supervision of the Logistic Manager and functional supervision of the Logistic coordinator, the Office administration and Logistic Officer is responsible and accountable for the delivery of all logistics activities related to PUI premises, assets and equipment management and to ensure a comfortable and healthy working environment. in accordance with organizational policies and processes-relating supply chain, asset-related fleet management, asset and premises running, coordination of related logistics information for PUI field base in Lviv and sub-bases in the Oblast. 

1. Ensure a comfortable and healthy working environment  

Support the logistics and program teams in the organization and follow up on logistics activities ;

Monitor the consumption of Lviv field base for regular consumables which includes and is not limited to drinking & technical water provision, garbage collection, checking the counter-meters and consumables stock levels, etc. ;

Supervise space management to ensure an ergonomic workplace environment ;

Forecasting the facility’s upcoming needs and requirements.   

2. Premises 

Contribute and support the Logistics Department actively in identifying new offices or Guest Houses opening/deployment/closing sub-bases and premises and performing market surveys and research;

Ensure that concerned Contracts follow up are done in time and notify the direct line manager of any possible extensions or terminations of contracts ;

Manage all keys for Lviv base, sub-bases and Guesthouses ;

Schedule and support necessary rehabilitations in Lviv base, sub-bases, premises and on project sites in coordination with the logistics and program teams.  

3. Assets

Follow the standard PUI Assets and Equipment Management procedures, and issues and keep a record of all Assets and Equipment issued to staff;

Control and monitor the conditions of any PUI assets and / or equipment of Lviv Base and proceeds if needed with operating procedures adjustments ;

Issues technical recommendations for the procurement of computer equipment, phone and energy supply equipment based on the needs identified ;

Ensures installation and setting of equipment and manages its good operation, maintenance or repairs ;  

4.Procurement related to the asset, equipment, managing the working environment and premises 

Jointly with Logistics & Procurement Officer initiates procurement processes on any supplies and goods shortages in offices and Guesthouses in Lviv base ;

Submits procurement requests, follows them and works in close collaboration with other requesters for procurement of assets/technical items ; 

Support program teams in compilation and optimization of purchases that could be aggregated.  

5. Reporting, documentation and archiving 

Report any information or difficulty connected to his / her activity to the direct line manager or functional manager ;  

Provide regular updates to direct line manager on logistical activities and progress including written reports upon request ; 

Submit monthly fuel follow-up, generator log books, inventory list of asset equipment, and rental contracts follow-up to the Logistics Manager ; 

Support the Logistics Department in drafting the contracts for Services and Properties at the Base level.  

6. Management

Supervises and supports the staff(s) under his/her line management; 

Regularly conducts performance appraisal of the staff under his/her line management, in accordance with PUI procedures.

Education Degree: Secondary or specialized education in Logistics, Management of the workplace, Facility management or another related field.

Work experience: At least 2 years of experience in logistics, facility management or another related field.  

Language Skills: Fluent in Ukrainian, Russian, and intermediate (B1 according to the Common European Framework of Reference for Languages) level in English (speaking/reading/writing).

Knowledge & skills: Good critical thinking; problem solver, relationship-building, ability to prioritize and multi-task, time management skills, teamwork, leadership, and motivational skills, solid organizational skills, excellent communication and interpersonal skills.  

Computer skills: Excellent knowledge of Microsoft Office (with a focus on Excel and Word).