Менеджер з логістики (Logistics Manager)

Міжнародний Медичний Корпус ніколи не вимагає від кандитатів внесків, платежів або інших грошових операцій. Якщо у зв'язку з працевлаштуванням на роботу у вас вимагають гроші, будь ласка, повідомте про це Міжнародному Медичному Корпусу на сайті для повідомлень про неправомірну поведінку:  www.InternationalMedicalCorps.ethicspoint.com. Будь ласка, не надсилайте своє резюме або заявку на цей сайт, вони не будуть розглянуті.

Опис вакансії 

Менеджер з логістики відповідає і підзвітний за виконання та забезпечення технічного нагляду і підтримки управління складом, активами, автопарком, вантажним транспортом, звітністю про негрошові подарунки та іншими видами діяльності відповідно до процедур, правил і положень Міжнародного Медичного Корпусу, приймаючої країни та донорів. Підтримує тісний контакт з регіональною командою з логістики (та глобальною командою за необхідності) для отримання рекомендацій, технічної підтримки та звітності, пов'язаної із закупівлями. Зазвичай працює під безпосереднім керівництвом керівника з логістики. 

Щоб бути успішним на даній посаді, кандидат повинен виконувати основні обов’язки самостійно або ж необхідні особливі умови праці.

Основні завдання і обов’язки

Координація та представництво

· Разом з керівником з логістики керує логістичною діяльністю в країні. Забезпечує технічний нагляд, участь, керівництво та контроль за роботою персоналу з логістики з метою забезпечення ефективної та своєчасної підтримки реалізації проектів.

· Підтримує початкову оцінку логістики та ланцюга постачання і постійну переоцінку оперативного

контексту, включаючи інфраструктуру, шляхи доступу для місії в країні. Підтримує оптимальне планування ресурсів на основі оцінки.

· Відповідає за управління складським господарством, активами, автопарком, вантажним транспортом, звітністю про негрошові подарунки тощо відповідно до чинних політик, процедур, СОПів та інструкцій.

· Бере участь у плануванні, розробці та бюджетуванні проектів, щоб гарантувати, що необхідні людські та

матеріальні ресурси і системи логістики враховані та придатні для підтримки запланованих операцій та очікуваного робочого навантаження.

· Підтримувати реалізацію логістичних стратегій відповідно до національної програми/оперативної стратегії та плану готовності.

· Підтримує безперебійну реалізацію програм та операцій Міжнародного Медичного Корпусу, беручи участь у плануванні закупівель/поставок негрошових подарунків та відвантажень товарів для дистрибуції, а також ефективну координацію інших логістичних заходів на національному рівні.

· Посилює ділову координацію між відділами логістики, програм та фінансів для досягнення консенсусу щодо пріоритетів та спільного вирішення проблем з метою покращення надання допомоги бенефіціарам. 

· Виявляє та прогнозує логістичні ризики, що впливають на програмну діяльність. Розробляє та впроваджує відповідні заходи з пом'якшення/зменшення ризиків. 

· Забезпечує разом з командою керівництва країни, щоб вимоги до логістичної підтримки з точки зору кадрового забезпечення та внутрішньої логістичної інфраструктури, необхідні для ефективної підтримки проектів, були правильно враховані та закладені в бюджет всіх проектних пропозицій. 

· Допомагає керівнику з логістики координувати роботу з керівниками відділів та розробляти логістичні рішення, надавати іншим відділам відповідну логістичну інформацію та дані, корисні для покращення результатів проекту, а також шукає зворотній зв'язок для забезпечення дій щодо виявлених покращень. 

· Виявлення та обмін ідеями, інноваціями, кращими практиками та запитами на вдосконалення бізнес-процесів і пов'язаних з ними інструментів на місцевому та глобальному рівнях. 

· Впроваджує, аналізує та контролює ключові показники ефективності для всіх аспектів логістики. 

· Забезпечує підготовку, аналіз та надання зацікавленим сторонам стандартних звітів відповідно до стандартних вимог та графіку.

· Сприяти своєчасному збору даних та поданню логістичних звітів донорам. 

· Позитивно та професійно представляє Міжнародний Медичний Корпус перед державними службовцями, представниками громад, Логістичним кластером, Форумами НУО, партнерами та постачальниками у позитивній та професійній манері.

 · Сприяє створенню позитивного іміджу та загальної довіри до організації, застосовуючи мандат, етику та цінності Міжнародного Медичного Корпусу як всередині організації, так і за її межами. 

· Відповідає за дотримання правил експортного контролю США, антитерористичної політики та політики перевірки на наявність заборонених осіб в рамках усіх видів діяльності з логістики та постачання в місії в країні. 

· Забезпечує, щоб логістична діяльність мінімізувала негативний вплив на навколишнє середовище. Логістика 

· Наглядає за правильним впровадженням стандартних систем і процедур Міжнародного Медичного Корпусу для управління складом, транспортом, автопарком, активами та звітністю про негрошові подарунки.

 · Відповідає за розробку, розгортання та впровадження системи управління логістичною інформацією та звітності відповідно до стандартів організації. 

· Збирає та аналізує показники оцінки продуктивності та якості, зворотній зв'язок від замовників/користувачів та бізнес-партнерів/постачальників і відповідно коригує логістичні стратегії для досягнення найкращого співвідношення ціни та якості. 

· Забезпечує узгодження, періодичний перегляд та оновлення Угод про рівень обслуговування (SLA) з іншими відділами.

· Забезпечує, щоб терміни планування логістики відповідали узгодженим SLA.

· Забезпечує збір, відстеження, аналіз та звітність логістичних даних. 

· Забезпечує документування, зберігання та доступність транзакцій відповідно до стандартних процедур, а також наявність аудиторського сліду. 

· Бере участь у координації з командою з логістики та ланцюгів поставок у країні та головному офісі щодо доставки міжнародних замовлень та інших віддалених заходів або проектів підтримки.

· Підтримує отримання дозволів на імпорт/транзит/експорт для міжнародних поставок та своєчасне митне оформлення. 

· Контролює та координує всі логістичні питання, пов'язані з автопарком та управлінням паливом, щоб забезпечити реєстрацію, страхування, управління та технічне обслуговування транспортних засобів, наявність належного обладнання (засоби безпеки, зв'язку, інструменти тощо) та запасних частин/аксесуарів, а також повідомлення про всі аварії та належне реагування на них. 

· Надавати підтримку керівнику з логістики у підтримці придатного для використання та оптимізованого парку транспортних засобів і, де це можливо, генераторів. 

· Забезпечує належний контроль, реєстрацію та звірку використання пального.

· Забезпечує безпечне транспортування товарів і людей, навчання водіїв і послідовне виконання ними процедур з безпеки руху, передбачених Міжнародним Медичним Корпусом та місцевим законодавством. 

· Підтримка координації вантажних перевезень на рівні країни з використанням відповідних видів транспорту та засобів, наданих Міжнародним Медичним Корпусом або партнерами, Логістичним кластером тощо, а також, за необхідності, забезпечення отримання необхідних дозволів на перевезення від місцевих органів влади. 

· Надавати підтримку керівнику з логістики у розробці відповідного плану придбання та заміни обладнання/активів (включаючи інформаційно-комунікаційні технології), а також відображати його у проектних пропозиціях та бюджетах. 

· У співпраці з менеджером з управління активами та контактними особами забезпечує актуальність Переліку активів, а також належний облік усіх активів та привабливих об'єктів, їх передачу зберігачу, відстеження, обслуговування та звітування до моменту остаточної ліквідації відповідно до вимог Посібника з управління активами Міжнародного Медичного Корпусу та чинних нормативних документів донорів. 

· Забезпечує відбір та реєстрацію складів відповідно до процедур Міжнародного Медичного Корпусу. 

· У співпраці з керівником з логістики забезпечує складські операції належним персоналом, обладнанням, меблями, матеріалами та необхідними поліпшеннями інфраструктури для підтримання оптимальних умов зберігання, безпеки та захисту. 

· Забезпечує точне, відповідне та прозоре управління складом згідно з посібниками Міжнародного Медичного Корпусу та національним законодавством. 

· Забезпечує задокументований контроль кількості та якості всіх поставок.

· Забезпечує належне використання каталогу товарів у логістичній діяльності. 

· Забезпечує доступ власників запасів до звітів про стан запасів з метою своєчасного поповнення запасів та планування розподілу. 

· У співпраці з керівником з логістики забезпечує своєчасний обмін документацією щодо негрошових подарунків з відділом логістики головного офісу для полегшення фінансового резервування.

 · Надавати допомогу керівнику з логістики у придбанні страховок на обладнання та витратні матеріали, надаючи своєчасну та точну інформацію.

 · За необхідності, надавати підтримку керівнику з логістики в отриманні ліцензій на телекомунікаційне обладнання через відповідні органи (HF, VHF, супутникові телефони, BGAN, VSAT і т.д.), їх належній експлуатації та технічному обслуговуванні в економічно ефективний спосіб.

Розбудова кадрового потенціалу та управління ефективністю, навчання та розвиток персоналу 

· Забезпечує лідерство та підтримку всьому персоналу Міжнародного Медичного Корпусу. Створює та підтримує відповідну структуру команди з належним розподілом обов'язків шляхом постійного планування та оптимізації людських ресурсів у межах закріпленої команди. 

· Підбирає, вводить в курс справи, навчає, тренує, контролює та наставляє персонал, що перебуває у безпосередньому підпорядкуванні, включаючи повідомлення чітких очікувань, встановлення цілей, надання регулярного та своєчасного конструктивного зворотного зв'язку та задокументованої оцінки ефективності роботи. Переконайтеся, що ці процеси передаються до рівня асистентів, навчаючи менеджерів персоналу здійснювати аналогічні процеси. 

· Разом з керівником з логістики визначає потреби/прогалини у навчанні та забезпечує розробку планів навчання, їх повну реалізацію, а також підвищення кваліфікації персоналу, який перебуває під наглядом, за потребою та за необхідності. 

· Підтримує відкриті та професійні стосунки з членами команди, сприяючи зміцненню командного духу та забезпечуючи нагляд і керівництво, щоб співробітники могли успішно виконувати свої обов'язки.

 · В рамках плану наступництва та цілей націоналізації, визначає, навчає та розвиває можливості та спроможність персоналу, під наглядом, для успішної передачі ролей та обов'язків, коли це можливо. Комплаєнс, аудит та відповідні засоби контролю 

· Слідкує, щоб доручена діяльність відповідала політиці та процедурам Міжнародного Медичного Корпусу, а також чинним положенням донорів та місцевому законодавству. 

· Підтримує впровадження механізмів контролю департаменту за дотриманням бізнес-процесів та пов'язаних з ними видів діяльності. 

· Забезпечує постійне оновлення політик і процедур донорів, пов'язаних з логістикою та ланцюжком поставок, і відповідає за своєчасне розповсюдження та послідовне застосування в рамках всієї програми.

 · Підтримує аналіз та оцінку ризиків, що впливають на логістику, і забезпечує наявність планів дій для пом'якшення, мінімізації або усунення впливу ризиків. 

· Забезпечує ведення точних систем реєстрації, з задокументованими та контрольованими записами всіх логістичних операцій та звітів. 

· Підтримує своєчасне подання обов'язкових логістичних звітів керівництву країни та Глобальній команді з логістики та ланцюгів поставок відповідно до політик та процедур Міжнародного Медичного Корпусу.

 · Співпрацює з фінансовим відділом, відділом комплаєнсу, відділом аудиту, колегами з відділу логістики в країні та командою регіональної логістики для оцінки відповідності бізнес-процесів та відповідної документації з метою виявлення недоліків та впровадження необхідних коригувальних заходів і зниження ризиків. Впроваджує коригувальні заходи в координації з керівництвом країни та штаб-квартири. Надає відповіді на запити аудиторів, де це необхідно. 

· Разом з керівником з логістики забезпечує перевірку, застосування та належне документування вимог експортного контролю для всіх дій у сфері логістики та ланцюга постачання відповідно до чинних ліцензійних умов та положень, щоб уникнути будь-яких потенційних порушень. За необхідності, консультується з координаторами з питань експортного контролю у штаб-квартирі щодо існуючих ліцензійних вимог та необхідності отримання нових або поновлення існуючих ліцензій, необхідних для здійснення операцій. Запобігання шахрайству

 · Відданість запобіганню шахрайству, виявленню, звітуванню та зниженню ризику шахрайства відповідно до політик і процедур Міжнародного Медичного Корпусу, правил донорів, а також місцевих законів і правил.

Управління логістикою та Інформаційна система (LMIS)

 · Підтримує впровадження програмного рішення для логістики на рівні країни. 

· Гарантує, що користувачі LMIS навчені та використовують програмні рішення точно та послідовно. 

· Допомагає керівнику з логістики забезпечити наявність або доступність для зацікавлених сторін звітів/панелей моніторингу LMIS, що стосуються країни. 

Виконувати інші обов'язки за призначенням. Функції та обов'язки, перелічені в цьому документі, мають репрезентативний характер і не обов'язково можуть бути включені в об’єм роботи.

Мінімальні вимоги

· Як правило, ступінь бакалавра в галузі гуманітарної логістики, управління ланцюгами поставок, міжнародного транспорту, комерційної торгівлі або управління гуманітарними ланцюгами поставок. За потреби можна замінити на еквівалентну комбінацію відповідної освіти та досвіду.

· 7+ років відповідного досвіду роботи в гуманітарній логістиці. Прихильність своїй справі, та продемонстровані навички для нарощування потенціалу персоналу у сферах управління логістикою, нагляду та моніторингу.

· Сильні організаційні навички та навички вирішення проблем з аналітичним підходом.

· Сильні міжособистісні, управлінські та лідерські навички. Досвід дистанційного управління.

· Здатність створювати та підтримувати ефективний командний дух, працювати за участі персоналу під наглядом та інших зацікавлених сторін для оцінки потреб, впровадження та моніторингу діяльності.

· Здатність інтегруватися та добре працювати в мультиетнічній та мультикультурній команді.

· Розширене використання пакету MS Office. Здатний розвивати потенціал персоналу щодо розробки та використання форм Excel.

· Англійська мова (Вміння читати, аналізувати та тлумачити ділові контракти, технічні процедури чи державні постанови. Вміння писати звіти). Французька, іспанська, арабська - плюс.

· Бажані попередні знання та розуміння правил і норм донорів, що застосовуються до логістики та закупівель (USAID/BHA, ECHO, EC, DFID, тощо).

· Здатність визначати проблеми, збирати дані, встановлювати факти та робити обґрунтовані висновки.

· Здатність інтерпретувати широкий спектр технічних інструкцій (у тому числі в галузі медицини) і володіти винахідливістю, гнучкістю та креативністю, необхідними для роботи з широким спектром програмних заходів.

· Дійсне водійське посвідчення (бажано).

Кодекс етичної поведінки

Відповідно до даної посади, людина повинна сприяти та заохочувати культуру комплаєнсу та етики в усій організації та підтримувати чітке розуміння стандартів відповідності Міжнародного Медичного Корпусу та етичних стандартів донорства. Співробітники також несуть відповідальність за запобігання порушення нашого кодексу поведінки та етичних норм, які можуть включати конфлікти інтересів чи етичних норм чи політики безпеки. Якщо ви бачите, чуєте або дізнаєтеся про порушення кодексу поведінки та етичних норм чи політики безпеки, ви зобов’язані про це повідомити. Якщо це керівна посада, слід подавати приклад етичної поведінки через власну поведінку та слідкувати за роботою інших; забезпечити, щоб ті, хто звітує перед вами, мали достатні знання та ресурси для дотримання стандартів, викладених у кодексі поведінки та етичних норм; контролювати роботу підлеглих працівників; забезпечити дотримання кодексу поведінки та етичних норм та політики Міжнародного Медичного Корпусу, включаючи політику безпеки та захисту від приниження, знущання та сексуальних домагань на робочому місці, постійно та справедливо; підтримувати працівників, які сумлінно піднімають такі питання або виражають занепокоєння.

Безпека

Усі співробітники несуть спільну відповідальність і зобов'язані охороняти та захищати людей, з якими ми працюємо, зокрема дорослих, які можуть бути особливо вразливими, та дітей. Це включає в себе захист від таких дій з боку наших співробітників або партнерів: сексуальна експлуатація та насильство; експлуатація, нехтування або жорстоке поводження з дітьми, дорослими з груп ризику, ЛГБТ-людьми; і будь-яка форма торгівлі людьми.

Рівні можливості

Міжнародний Медичний Корпус пишається тим, що надає рівні можливості працевлаштування всім співробітникам і кваліфікованим кандидатам незалежно від раси, кольору шкіри, релігії, статі, сексуальної орієнтації, національного чи етнічного походження, віку, інвалідності чи статусу ветерана.