Менеджер з програм (Program Manager)

Міжнародний Медичний Корпус ніколи не вимагає від кандитатів внесків, платежів або інших грошових операцій. Якщо у зв'язку з працевлаштуванням на роботу у вас вимагають гроші, будь ласка, повідомте про це Міжнародному Медичному Корпусу на сайті для повідомлень про неправомірну поведінку: www.InternationalMedicalCorps.ethicspoint.com. Будь ласка, не надсилайте своє резюме або заявку на цей сайт, вони не будуть розглянуті.

Опис вакансії 

Ми шукаємо цілеспрямованого та досвідченого Менеджера з програм, який би приєднався до нашої команди в Київському офісі Міжнародного Медичного Корпусу. На посаді ви будете відігравати вирішальну роль у плануванні, координації та впровадженні різних гуманітарних проєктів у межах одного з відділів (Охорона здоров'я/ПЗПСП/ГЗН/Водопостачання, санітарія та гігієна (ВСГ)), спрямованих на задоволення потреб незахищених груп населення в районах, що постраждали від кризи. До ваших обов'язків входитиме відстеження бюджетів проєктів, моніторинг прогресу та забезпечення відповідності вимогам донорів та політиці організації. Менеджер з програм працюватиме безпосередньо з керівником відділу (Охорона здоров'я/ПЗПСП/ГЗН/ВСГ) і Заступником директора Міжнародного Медичного Корпусу з програмної діяльності та забезпечуватиме впровадження всіх інструментів управління програмою (план заходів, дані MEAL, план закупівель, план управління персоналом та пайплайни) та слідкуватиме, щоб програми регулярно оновлювалися і буде виконувати функцію безпосереднього керівника для фахівців з програм. Ідеальний кандидат повинен мати сильні організаторські та комунікаційні навички, навички управління проєктами, любов до гуманітарної справи та ефективно працювати в складних і мінливих умовах.

Основні завдання і обов’язки  

Щоб бути успішним на даній посаді, кандидат повинен виконувати основні обов’язки самостійно або ж необхідні особливі умови праці. Функції та обов'язки, перелічені в цьому документі, мають репрезентативний характер і не обов'язково можуть бути включені в об’єм роботи.

Загальне управління проєктами

• Контроль за загальним повсякденним впровадженням та управлінням проєктами Міжнародного Медичного Корпусу. Менеджер відповідає за забезпечення виконання завдань відповідно до плану, вирішення будь-яких питань, що виникають, та підтримка проєкту на шляху до досягнення цілей.
• Створення інструментів та систем управління проєктним циклом. Менеджер тісно співпрацює з керівниками секторів для розробки та впровадження інструментів і систем, які підтримують ефективне управління проєктом. Це включає створення робочих планів діяльності для визначення завдань і термінів, планів закупівель для управління закупівлями необхідних ресурсів, а також управління пайплайнами для відстеження прогресу проєкту. Також проводяться заключні зустрічі для аналізу результатів проєкту та досвіду, отриманого в ході його реалізації. 
• Забезпечення виконання проєкту вчасно, в межах обсягу та бюджету. Менеджер відповідає за дотримання термінів, обсягу та бюджету проєкту, щоб переконатися, що проєкт реалізується згідно з планом. Він/вона відстежує прогрес, виявляє потенційні ризики або затримки і вживає коригувальних заходів для того, щоб проєкт виконувався за графіком, в межах обсягу та бюджету.
• Допомагає у визначенні заходів щодо співфінансування. Менеджер підтримує керівників секторів у визначенні можливостей для співфінансування діяльності. Це включає в себе джерела фінансування для доповнення ресурсів проєкту та отримання максимального результату.  

Управління бюджетами

• Підготовка файлів веріенс і пайплайнів.  Менеджер відповідає за підготовку файлів веріенс і пайплайнів, які відстежують бюджетні асигнування і витрати на внутрішні та регіональні проєкти. 
• Сприяння проведенню мітингів щодо перегляду пайплайнів на рівні країни. Менеджер організовує та проводить щомісячні пайплайн-мітинги, на яких зацікавлені сторони обговорюють питання, пов'язані з бюджетом, аналізують фінансовий прогрес та вирішують будь-які питання чи проблеми. Він/вона також робить нотатки під час цих зустрічей, щоб задокументувати рішення, заходи та обговорення ключових питань. 
• Консолідує зворотний зав'язок керівників секторів на запити щодо пайплайнів з головного офісу та ділиться відповідною інформацією. Така комунікація гарантує, що фінансові дані є точними, прозорими та узгодженими з цілями організації.
• Забезпечує ефективне загальне фінансове управління програмою, ретельний моніторинг щомісячних витрат бюджету та мінімізацію зайвих і недовитрат при виконанні програми.
• Тісно співпрацювати з фінансовим відділом для моніторингу грошових потоків/прогнозів та відстеження загальних витрат на програму. Підтримуючи відкриту комунікацію з фінансовою командою, вони гарантують, що фінансові дані є актуальними, точними і відповідають політиці та процедурам організації.

Людські ресурси та кадрове забезпечення

• Консолідація "рівня спроможності персоналу" та розподіл ресурсів. Це передбачає управління та координацію розподілу кадрових ресурсів між різними проєктами та завданнями в межах організації.
• Вести оновлений список працівників, надаючи його координаторам та технічним лідерам щомісяця для заповнення табелів обліку робочого часу. 
• Сприяти розробці бюджетних пропозицій, надаючи інформацію про витрати на персонал та рівень спроможності персоналу програми.

Ланцюг постачання 

• Консолідація/перегляд Плану закупівель та передача його команді із закупівель для оновлення.
• Оновлення Плану закупівель з урахуванням нових грантів/проєктів. Після отримання нових грантів або проєктів менеджер програми оновлює План закупівель, щоб відобразити додаткові потреби та вимоги до закупівель. Це стосується термінів, бюджетних асигнувань і стратегій закупівель, що відповідають новим проєктам. Підтримка плану в актуальному стані має важливе значення для ефективного управління закупівлями та розподілу ресурсів.
• Сприяння проведенню нарад з перегляду плану закупівель (щомісяця). Під час цих зустрічей зацікавлені сторони обговорюють стан поточних закупівель, вирішують будь-які проблеми або затримки, а також вносять необхідні корективи до плану, щоб забезпечити відповідність закупівельної діяльності часовим рамкам і цілям проєкту.

Представництво

• Сприяти створенню позитивного іміджу та загальної довіри до організації, зокрема, шляхом застосування Кодексу етичної поведінки Міжнародного Медичного Корпусу та інституційної етики і цінностей по відношенню до внутрішніх і зовнішніх суб'єктів.

Безпека

• Забезпечити дотримання протоколів і політик безпеки в масштабах всієї місії. Запобігання та протидія сексуальній експлуатації та насильству.
• Активно просувати стандарти запобігання та протидії сексуальній експлуатації та насильству в Міжнародному Медичному Корпусі та серед бенефіціарів, яким надає допомогу Міжнародний Медичний Корпус.

Мінімальні вимоги

• Один-два роки досвіду роботи на програмній посаді в неприбутковій, гуманітарній, неурядовій або державній організації, пов'язаній з наданням гуманітарної допомоги.
• Ступінь бакалавра у відповідній галузі (соціальні науки, дослідження розвитку, державне управління тощо).

Компетенції

• Здатність зберігати позитивний настрій та професіоналізм у стресових умовах роботи.
• Здатність витримувати труднощі, пов'язані зі складними умовами як у містах, так і у віддалених польових умовах з обмеженими ресурсами.
• Гарні навички усного та письмового спілкування.
• Здатність добре працювати в міжкультурній команді з різним соціально-економічним досвідом.
• Перевага надається досвіду роботи з партнерами-виконавцями.

Володіння англійською мовою на професійному/вільному рівні: говоріння, читання та письмо.

Норми поведінки 

Відповідно до даної посади, людина повинна стимулювати та заохочувати культуру дотримання вимог та етики в усій організації та підтримувати чітке розуміння стандартів відповідності та етики Міжнародного Медичного Корпусу та донорів, і дотримуватися цих стандартів. Співробітники також несуть відповідальність за запобігання порушення нашого кодексу поведінки та етичних норм, які можуть включати конфлікти інтересів, шахрайство, корупцію чи переслідування. Якщо ви бачите, чуєте або дізнаєтеся про порушення кодексу поведінки та етичних норм чи політики безпеки, ви зобов’язані про це повідомити.  

Якщо це наглядова позиція, слід подавати приклад етичної поведінки через власну поведінку та нагляд за роботою інших; забезпечити, щоб ті, хто звітує перед вами, мали достатні знання та ресурси для дотримання стандартів, викладених у кодексі поведінки та етичних норм; контролювати відповідність підлеглих працівників; постійно та справедливо забезпечувати дотримання кодексу поведінки та етичних норм та політик Міжнародного Медичного Корпусу, включаючи політику безпеки та захисту від переслідування, знущання та сексуальних домагань на робочому місці; підтримувати працівників, які сумлінно піднімають такі питання або виражають занепокоєння. 

Безпека 

Всі співробітники поділяють відповідальність та зобов’язання щодо безпеки та захисту населення, з яким ми працюємо, включаючи особливо вразливі категорії дорослих та дітей. Це включає захист від наступної поведінки наших співробітників або партнерів: сексуальна експлуатація та насилля; експлуатація праці, нехтування або насилля над дітьми, дорослими, що відносяться до групи ризику або ЛГБТ-представниками; будь яка форма торгівлі людьми.

Рівні можливості 

Міжнародний Медичний Корпус пишається тим, що надає рівні можливості працевлаштування всім співробітникам і кваліфікованим кандидатам незалежно від раси, кольору шкіри, релігії, статі, сексуальної орієнтації, національного чи етнічного походження, віку, інвалідності чи статусу ветерана.