Асистент із закупок Львів (Procurement Assistant)

Опис вакансії:  

Помічник із закупівель відповідає за обробку призначених закупівельних заходів відповідно до політики та процедур Міжнародного Медичного Корпусу, нормативних актів країни-донора та приймаючої країни. Помічник відділу закупівель відповідає за: 

• Забезпечувати, що всі призначені закупівлі виконуються етично та прозоро, а також відповідно до чинних правил і норм, забезпечуючи найкраще співвідношення ціни та якості. 

• Слідкувати, що призначені дії із закупівлі задокументовані, належним чином оформлені, та готові до аудиту. 

• Відстежувати закупівлі для призначеного запиту на купівлю є актуальним і доступним для зацікавлених сторін. 

• Слідкувати, що постачальники зареєстровані/перевірені перед розміщенням замовлення, а їх ефективність відстежується. 

Помічник із закупівель звітує призначеному фахівцю із закупівель або іншому керівнику відповідно до структури команди. 

 Щоб успішно виконувати цю роботу, особа повинна вміти виконувати кожну важливу функцію та мати навички розумного пристосування. 

Основні Завдання і Обов’язки:   

• Нести відповідальність за своєчасне та прозоре придбання обладнання, витратних матеріалів та послуг, для підтримки та впровадження програми, одночасно забезпечуючи дотримання процедур і правил Міжнародного Медичного Корпусу, уряду країни перебування та донора. 

• Забезпечувати дотримання відкритої, прозорої, етичної та вільної конкуренції в усіх закупівлях, що проводяться, з метою досягнення найкращого співвідношення ціни та якості. 

• Забезпечувати реєстрацію, оцінку, перевірку та попередню кваліфікацію постачальників (за потреби) перед розміщенням замовлення. 

• Забезпечувати документальне оформлення діяльності постачальників для призначених закупівель. 

• Забезпечувати своєчасний збір тендерних пропозицій відповідно до затвердженого запиту на закупівлю та визначених критеріїв відбору. 

• Відповідаєти за призначені процеси торгів, включаючи перегляд заявок на закупівлю, запит цінових пропозицій, збір цінових пропозицій, порівняння заявок або підтримку їх оцінки та розміщення авторизованих замовлень. 

• Забезпечувати надання повної та відповідної закупівельної документації для перевірки та затвердження. 

• Підтримувати позитивні та етичні ділові відносини з постачальниками. 

• Забезпечувати регулярне оновлення трекера закупівель для призначених заявок на закупівлю. 

• Забезпечувати своєчасну доступність документів, необхідних для контролю кількості та якості (включаючи зразки, де це можливо), для персоналу, якому доручено проводити підрахунок і контроль якості під час передачі товарів або послуг. 

• Перевіряти отримані рахунки-фактури від постачальника на відповідність затвердженому замовленню та доставці. 

• Забезпечити своєчасне надсилання платежів до Фінансів, відповідно до умов оплати замовлення. 

• Ділитися відгуками від запитувачів/користувачів і ділових партнерів/постачальників із керівником. 

• Забезпечувати правильне використання каталогу товарів під час закупівель. 

Дотримання норм організації, аудит та відповідні засоби контролю: 

• Забезпечувати відповідність виконуваних дій політикам і процедурам Міжнародного Медичного Корпусу, застосовним правилам донорів і місцевим законам і нормам. 

• У співпраці з безпосереднім керівником запроваджувати заходи пом'якшення, пов'язані з призначеними закупівлями. 

• Підтримувати точні системи зберігання документів із задокументованими та перевіреними записами про закупівельні операції та звіти. 

• Забезпечувати своєчасне подання або наявність інформації, необхідної для обов'язкових звітів. 

• Контролювати відповідність експортним вимогам для всіх призначених закупівель.  

Запобігання шахрайству: 

• Демонструвати прихильність запобіганню та виявленню шахраймтва, звітуванню та зниженню ризику шахрайства згідно з політикою та процедурами Міжнародного Медичного Корпусу, правилами донорів та місцевими законами та правилами. 

Управління логістикою та Інформаційна система (LMIS): 

• Контролює використання будь-яких програмних забезпечень та рішень точно та відповідно до вказівок Міжнародного Медичного Корпусу. 

Виконувати інші обов'язки за дорученням. Обов'язки та завдання, перелічені в цьому документі, є репрезентативними для характеру та рівня дорученої роботи та не обов'язково є всеохоплюючими. 

Мінімальні вимоги: 

Базові вимоги: 

• Мінімум наявність закінченої середньої освіти. 

• Хороші міжособистісні та командні навички. 

• Прихильність і розуміння цілей, цінностей і принципів Міжнародного Медичного Корпусу. 

Бажано мати: 

• Освітній ступінь у сфері закупівель, логістики, управління ланцюгами поставок чи в суміжній галузі, або 6 місяців досвіду роботи у сфері закупівель та/або логістики. 

• Вільне володіння письмовою та усною англійською мовою. 

• Відповідна кваліфікація або закінчені навчальні курси. 

Компетенції: 

• Знання  MS Office, включаючи MS Word, Excel, PowerPoint та Outlook. 

• Хороші навички міжособистісного спілкування. 

• Здатність співпрацювати з іншим персоналом для оцінки потреб, реалізації та моніторингу діяльності. 

• Здатність добре інтегруватися та працювати в мультиетнічній та мультикультурній команді. 

• Можливість працювати в важких умовах, часто у віддалених районах. 

Норми поведінки 

Відповідно до даної посади, людина повинна сприяти та заохочувати культуру дотримання та етики в усій організації та підтримувати чітке розуміння стандартів відповідності Міжнародного Медичного Корпусу та етичних стандартів донорства. Співробітники також несуть відповідальність за запобігання порушення нашого кодексу поведінки та етичних норм, які можуть включати конфлікти інтересів чи етичних норм чи політики безпеки. Якщо ви бачите, чуєте або дізнаєтеся про порушення кодексу поведінки та етичних норм чи політики безпеки , ви зобов’язані про це повідомити. 

Якщо це наглядова позиція, слід подавати приклад етичної поведінки через власну поведінку та нагляд за роботою інших; забезпечити, щоб ті, хто звітує перед вами, мали достатні знання та ресурси для дотримання стандартів, викладених у кодексі поведінки та етичних норм; контролювати відповідність підлеглих працівників; забезпечити дотримання кодексу поведінки та етичних норм та політики Міжнародного Медичного Корпусу, включаючи політику безпеки та захисту від приниження, знущання та сексуальних домагань на робочому місці, постійно та справедливо; підтримувати працівників, які сумлінно піднімають такі питання або виражають занепокоєння. 

Безпека 

Всі співробітники поділяють відповідальність та зобов’язання щодо безпеки та захисту населення, з яким ми працюємо, включаючи особливо вразливі категорії дорослих та дітей. Це включає захист від наступної поведінки наших співробітників або партнерів: сексуальна експлуатація та насилля; експлуатація праці, нехтування або насилля над дітьми, дорослими, що відносяться до групи ризику або ЛГБТ-представниками; будь яка форма торгівлі людьми. 

Рівні можливості 

Міжнародний Медичний Корпус з гордістю надає рівні можливості працевлаштування всім співробітникам і кваліфікованим кандидатам без урахування раси, кольору шкіри, релігії, статі, сексуальної орієнтації, національного або етнічного походження, віку, інвалідності або статусу ветерана. 

Міжнародний Медичний Корпус пишається тим, що надає рівні можливості працевлаштування всім співробітникам і кваліфікованим кандидатам незалежно від раси, кольору шкіри, релігії, статі, сексуальної орієнтації, національного чи етнічного походження, віку, інвалідності чи статусу ветерана.