Office Management, Rezeption & Assistenz

Deutsche Auslandshandelskammern sind Partner der deutschen Wirtschaft, wenn es um den Zugang zu auslandischen Markten geht. Mit mehr als 140 Standorten in 90 Landern sind sie weltweit vertreten, sie bieten den Unternehmen Dienstleistungen zur gezielten Unterstutzung an.

AHKs sind grundsatzlich bilateral organisiert und in Deutschland sowie in ihrem jeweiligen Gastland bestens vernetzt. Wichtigste Partner in Deutschland sind die Industrie- und Handelskammern (IHKs), die Fachverbande und die staatlichen Institutionen der Au?enwirtschaftsforderung. Im Gastland sind die AKHs wichtiger Ansprechpartner fur Wirtschaft, Politik und Verwaltung.

Die Deutsch-Ukrainische Industrie- und Handelskammer wurde im Jahre 2016 aufgrund einer Regierungsvereinbarung zwischen Deutschland und der Ukraine gegrundet. Vorher erfullte die Funktion der AHK die Delegation der Deutschen Wirtschaft in der Ukraine, die im Jahre 1993 eroffnet wurde.

Die Deutsch-Ukrainische Industrie- und Handelskammerin Kyiv sucht eine kompetente Person fur die Aufgaben „Office Management, Rezeption & Assistenz".

Ihre Aufgaben:

• Management des Office-Betriebs
• Besetzung der Rezeption der Kammer
• Empfang von Besuchern, Einweisung, Begleitung in den Besprechungsraum oder zu den Buros der Mitarbeiter
• Umsetzung der Einlasskontrolle und der Besucher-Sicherheitsrichtlinien
• Entgegennahme von Telefonanrufen auf Deutsch, Ukrainisch, Russisch, Englisch
• Einleiten von Telefongesprachen in den genannten Sprachen
• Erledigung von Korrespondenz in den oben genannten Sprachen
• Unterstutzung der Geschaftsleitung sowie anderer Geschaftsbereiche
• Beschaffungsmanagement fur Buromaterialien sowie andere Anschaffungen im Rahmen des Office Managements - unter Einhaltung der Beschaffungsrichtlinien der Kammer
• Unterstutzung beim Content Management fur die AHK-Webseite sowie den social network Plattformen der Kammer
• Teilnahme an der Entwicklung der breiten Anwendung des CRM - Contact Relation Management Systems in unserem Buro, insbesondere Pflege der Kontakte in diesem System sowie das Eintragen von neuen Kontakten
• Unterstutzung von Projekten bei der Entwicklung von inhaltlichen Themen, wie z.B. Berufsausbildung, Automotive Cluster Initiative oder Econet

Ihr Profil:

• nachweisbare Erfahrung im Office Management sowie bei der Arbeit im Empfangsbereich & Telefondienst in einem internationalen oder deutschen Unternehmen resp. Organisation
• flie?ende, verhandlungssichere Kenntnisse der deutschen, englischen sowie ukrainischen Sprache (mundlich und schriftlich)
• sicherer Umgang mit MS Office Anwendungen
• idealerweise Erfahrung im Website Content Management sowie in social networks wie Facebook, LinkedIn und Twitter
• Erfahrung bei der Anwendung von CRM-Systemen
• ausgepragte Kommunikationsfahigkeit, Detailgenauigkeit und Zuverlassigkeit
• hohe Einsatzbereitschaft, Belastbarkeit und Teamfahigkeit
• gutes Organisationstalent

Der/die zukunftige Stelleninhaber/in wird direkt der Geschaftsleitung der Deutsch-Ukrainischen Industrie- und Handelskammer unterstellt.

Die Stelle soll zum 01.11. oder 01.12.2019 besetzt werden.

Diese Stelle ist erst einmal befristet auf zwei Jahre und wird mit einem lokalen Vertrag nach ukrainischem Recht angeboten.

Bitte richten Sie Ihre aussagekraftige Bewerbung in deutscher Sprache unter Angabe Ihrer Gehaltsvorstellungen sowie einem aktuellen Foto so schnell wie moglich, spatestens aber bis zum 22. Oktober 2019, an unser Buro an das E-Mail Отправить резюме .

Bitte haben Sie dafur Verstandnis, dass unvollstandige Bewerbungen, insbesondere ohne Gehaltsvorstellungen oder Foto, nicht berucksichtigt werden konnen.

Bewerber ohne hinreichend gute Deutschkenntnisse konnen ebenso nicht berucksichtigt werden.