Керівник відділу кадрів та адміністрування

Danish Refugee Council , одна з провідних світових гуманітарних неурядових організацій, наразі шукає висококваліфікованого та мотивованого керівника відділу кадрів та адміністрування у Харкові.

DRC працює в Україні з 2014 року, на даний момент у DRC працює понад 650 співробітників в Україні. У 2024 році DRC продовжує суттєве розширення для впровадження реагування на надзвичайні ситуації у сферах захисту, засобів до існування, житла, MPCA/NFI та гуманітарного роззброєння та розбудови миру (гуманітарна протимінна діяльність) секторах, використовуючи пряме втручання, підтримку носіїв обов’язків та організацій громадянського суспільства (ОГС), а також партнерства з ОГС. DRC продовжить адаптувати свій портфель довготривалих рішень до контексту, що змінюється.

Загальна мета ролі:

Узгодження планів роботи з відділом кадрів та адміністративними фахівцями, переконайтеся що заходи в цій області виконуються. Керівник відділу кадрів та адміністрування відповідає за кадровий менеджмент співробітників. Контролює та надає технічну підтримку членам відділу кадрів та адміністрування

Географія: офіси в Харкові та Слов’янську

Ця роль зосереджена на місцевості та забезпечує дотримання процедур і вказівок DRC на регіональному рівні. Роль сприяє розробці територіальних стратегій, які перетворюються на плани дій і повсякденні завдання.

Основні обов’язки:

Адміністрація:

• Нагляд за роботою офісів і гостьових будинків, забезпечуючи належне та своєчасне обслуговування.

• Відповідає за заявки на отримання дозволу на роботу/візи для іноземного персоналу.

• Створює і підтримує надійну систему документообігу, включаючи архівування ключових документів.

• Своєчасно оформлювати всі необхідні угоди, дозволи та ліцензії, необхідні для діяльності DRC в офісах у Харкові та Слов’янську.

• Готувати місячну платіжну відомість і переконуватись, що всі зміни в зарплаті фіксуються щомісяця.

• Щомісяця забезпечувати розподіл штатних списків територіальних відділень.

• Контролювати та надавати технічну підтримку команді кадрів та адміністратора.

• Забезпечувати дотримання процедур DRC і донорів, а також постійне використання економічно ефективних процесів.

• Забезпечувати своєчасне заповнення та подання необхідних адміністративних звітів.

• Брати участь у щомісячних регіональних зустрічах, таких як зустріч операційної групи, зустрічі BFU, щоквартальні зустрічі.

• Контролювати всі адміністративні бюджети, що використовуються ефективно та  у строк закриття гранту. Слідкуйте за недо/надлишковими витратами.

HR:

• Допомогати в розробці, створенні, підтримці, архівуванні та аудиті HR та адміністративних систем.

• Забезпечувати оновлення особистих даних співробітників, дотримуватись при цьому  найвищого рівня конфіденційності.

• Контролювати та забезпечувати успішне завершення роботи співробітників

• Очолювати весь національний процес найму в області; забезпечити відповідність процедурам найму DRC

• Своєчасно готувати контракти для нових співробітників

• Планувати, проводити та контролювати прийом/введення в роботу нового персоналу

• Проводити регулярне навчання Кодексу поведінки

• Забезпечувати виконання політики та процедур DRC у сфері управління персоналом; включаючи часте навчання персоналу кадровій політиці.

• Оновлювати національні страхові списки персоналу та звітувати про нещасні випадки в Страхову компанію. 

• Очолювати процес виїзду та контролювати дозвіл персоналу, який виїжджає, у координації з відділом логістики та безпеки.

• Керувати планами відпусток і відсутності.

• Переконайтеся, що звіти з кадрів заповнені та подані вчасно.

• Під керівництвом територіального менеджера та працюючи з командою HRA країни вивчати нове державне законодавство та давати рекомендації щодо оновлення політики, щоб вона відповідала українському законодавству.

• Переконайтеся, що всі співробітники мають оновлені посадові інструкції.

• Забезпечувати професійне керівництво та підтримку персоналу, а також захищати інтереси персоналу, щоб забезпечити реалізацію їхніх прав як працівників.

• Підготувати інструктажі для персоналу.

Як керівник групи, особа, яка займає посаду, відповідає за наступне:

• Відповідає за управління персоналом співробітників відділу кадрів та адміністритивних фахівців.

• Відповідає за своєчасне виконання узгоджених планів роботи та поставлених керівником завдань.

• Найм і звільнення співробітників, а також проведення оцінки ефективності (під пильним наглядом керівника наступного рівня)

Ролі підпорядковані цій посаді: Кадровий та адміністративний персонал

Доповідає: Начальнику служби підтримки з технічного нагляду, менеджеру з персоналу

Необхідний досвід та компетенції:

• Принаймні 3 роки досвіду роботи у відповідній сфері
• Повне професійне володіння англійською мовою.

Усі посади в DRC вимагають від особи, яка займає посаду, володіння основними компетенціями DRC:

• Прагнення до досконалості: зосередження на досягненні результатів, забезпечуючи ефективні процеси.
• Співпраця: залучення відповідних сторін і заохочення відгуків.
• Переймання ініціативи: взяти на себе відповідальність та ініціативу, прагнучи до інновацій.
• Спілкування: слухати та говорити ефективно та чесно.
• Демонстрація доброчесності: дотримання та просування найвищих стандартів етичної та професійної поведінки щодо цінностей DRC та Кодексу поведінки, включаючи захист від сексуальної експлуатації, насильства та переслідувань.

Освіта: Ступінь магістра за фахом «Управління Персоналом»

Ми пропонуємо:

Тривалість контракту: Безстроковий контракт після успішного проходження тримісячного випробувального терміну.

Група: G менеджмент

Призначення місця служби: Харків з можливим виїздом до Слов’янська

Дата початку: якнайшвидше

Заробітна плата та умови будуть відповідати Умовам працевлаштування національного персоналу Датської ради у справах біженців.

Процес подачі заявки:

Усі заявники повинні завантажити супровідний лист і оновлене резюме (не більше чотирьох сторінок) англійською мовою. Заявки, надіслані електронною поштою, розглядатися не будуть.

Кінцевий термін подачі заявок: 20 березня 2024 року