Асистент з адміністративної роботи (Administration assistant)

Данська рада у справах біженців (ДРБ), одна з лідируючих світових неурядових організацій, зараз шукає висококваліфікованого та вмотивованого Асистента з адміністративної роботи в Слов’янську.

ДРБ працює в Україні з 2014 року, штат ДРБ вже налічує понад 650 співробітників в Україні та продовжить значне розширення у 2024 році, для швидкого реагування на надзвичайну ситуацію в секторах соціального захисту, забезпечення засобами до існування, забезпечення житлом та непродуктовими наборами, гуманітарного розмінування та миробудівництва (гуманітарне розмінування), шляхом прямого втручання та підтримки вповноважених осіб та громадських організацій (ГО). ДРБ й надалі впроваджуватимуть свій набір довгострокових рішень для вирішення проблем в рамках обставин, що змінюються.

Ролі та обов’язки:

• Вирішення адміністративних завдань у відповідності до внутрішніх положень та процедур ДРБ
• Вирішення завдань в питаннях пов’язаних з орендою нерухомості включаючи підготовку угод з орендодавцями та вирішення проблем щодо оренди офісу та гостьових квартир
• Надання необхідної адміністративної підтримки програмному персоналу щодо організації відряджень, бронювання квитків та проживання, та належного звітування
• Ефективна робота зі службами фінансів, закупівлі та логістики, програмними відділами з підготовки до своєчасної закупівлі необхідних матеріалів та послуг
• Підтримка керівника з адміністративно-фінансової діяльності та керівника офісу у питаннях адміністративної роботи
• Контроль за дотриманням міжнародного кодексу поведінки організації, внутрішніх та інструкцій/процедур донорів відносно закупівель ДРБ, щодо уникнення конфлікту інтересів
• Інші адміністративні завдання за вимогою керівника
• Розуміння та забезпечення дотримання кодексу поведінки ДРБ

Поведінкові компетенції:

• Планування та досягнення результатів
• Робота з людьми
• Спілкування з впливом та повагою
• Справлятись зі змінами

Необхідний досвід та компетенції:

• Середня або вища освіта у відповідній галузі або еквівалент
• Попередній досвід від 2 років у адміністративній чи аналогічній сфері
• Навички роботи з Excel, Word, бажаний досвід роботи з ERP системами
• Аналітичний склад розуму, уважність до деталей, комунікабельність, фінансова грамотність
• Досвід роботи у НГО буде перевагою
• Прагнення до вивчення та впровадження політики та процедур організації
• Знання анлійської мови є обов’язковим, на рівні вище середньго
• Вільне володіння українською або російською мовою

На цій посаді ви повинні продемонструвати п’ять основних компетенцій ДРБ:

• Прагнення до досконалості: Ви зосереджені на досягненні результатів, одночасно забезпечуючи ефективний процес.
• Співпраця: Ви залучаєте відповідні сторони та заохочуєте зворотній зв’язок.
• Ви берете на себе лідерство: Ви берете на себе відповідальність та ініціативу, прагнете до інновацій.
• Спілкування: Ви слухаєте та спілкуєтесь ефективно та чесно.
• Демонстрація доброчесності: ви підтримуєте найвищі стандарти етичної та професійної поведінки згідно з нашими цінностями і Кодексу поведінки, включаючи захист від сексуальної експлуатації, насильства та переслідувань.

Ми пропонуємо:

• Тривалість контракту: безстроковий контракт після успішного проходження тримісячного випробувального терміну
• Призначене місце служби: м. Слов’янськ
• Заробітна плата та інші умови будуть відповідати умовам працевлаштування національного персоналу Данської ради у справах біженців.

Процес подачі заявки:

Усі заявники повинні завантажити супровідний лист і оновлене резюме (не більше чотирьох сторінок) англійською мовою. Заявки, надіслані електронною поштою, розглядатися не будуть.

Кінцевий термін подання заявок: 7 квітня 2024 р

Будь ласка, зверніть увагу, що ДРБ залишає за собою право розпочати процес відбору та найняти кваліфікованого кандидата, якщо його буде визначено, до кінцевої дати подання заявок.

Щоб отримати додаткову інформацію про Данську раду у справах біженців, відвідайте наш веб-сайт drc.ngo.

Працюючи в ДРБ, ви приєднаєтесь до глобального штату співробітників, що налічує близько 8000 осіб у 40 країнах. Ми пишаємося нашими:

• Професіоналізм, вплив і досвід
• Гуманітарний підхід і наша робота
• Ціль, змістовність і власний внесок
• Культура, цінності та сильне лідерство
• Справедлива винагорода та постійний розвиток