Менеджер з логістики та публічних закупівель (Supply Chain Manager)

Датська рада у справах біженців (ДРБ) є міжнародною неурядовою організацією, яка просуває та підтримує довгострокові рішення проблем, з якими стикаються біженці та внутрішньо переміщені особи в усьому світі. 

Наразі ДРБ  шукає Менеджера (-ку) з логістики та публічних закупівель, який/яка приєднається до команди в місті Київ.

Загальна мета посади:

Менеджер (-ка) з логістики та публічних закупівель здійснюватиме нагляд за закупівельною діяльністю як на рівні головного офісу в Києві так і відокремлених підрозділів в інших містах, де ДРБ реалізує програмну діяльність, забезпечуючи дотримання внутрішніх правил ДРБ та вимог донорів. Він/Вона керуватиме командою з понад 20 співробітників і забезпечуватиме своєчасне проведення закупівель для підтримки діяльності ДРБ. Менеджер (-ка) з логістики та публічних закупівель керуватиме національними та міжнародними тендерами для програм з відновлення житла, забезпечення непродовольчими товарами (NFI) та гуманітарного роззброєння і миробудівництва (HDP). Оскільки діяльність охоплює 5 основних областей і 11 офісів, а загальний бюджет становить приблизно 80 мільйонів доларів США, перевага надається кандидатам з досвідом роботи у великомасштабних операціях і надзвичайних ситуаціях.

Вашими основними обов'язками на посаді будуть:

Управління закупівлями:

• Здійснювати нагляд за всім процесом закупівель, забезпечуючи суворе дотримання нормативних вимог як ДРБ, так і донорів.
• Заохочувати співпрацю між командами закупників і програмним персоналом на рівні всіх офісів для ефективної розробки та реалізації стратегій закупівель на етапах планування та реалізації проекту.
• Інтегрувати всі нові проекти до Генерального плану закупівель та щомісяця оновлювати його.
• Розглядати запити на отримання пропозицій та запрошення до участі в тендерах, надавати допомогу під час тендерного процесу.
• Нагляд за якістю тендерної документації перед оголошенням або запрошенням постачальників.
• Своєчасно інформувати операційну команду про прогрес та потенційні проблеми.
• Забезпечення належного зберігання та електронного архівування закупівельної документації для проведення аудиту.
• Надавати підтримку та рекомендації групі закупівель щодо дотримання вимог під час проведення тендерів.
• Організовувати навчальні тренінги з питань закупівель для персоналу, який не входить до ланцюга постачання, та періодичні курси підвищення кваліфікації.
• Впроваджувати пропозиції за результатами внутрішніх аудиторських перевірок, особливо тих, що стосуються закупівель та логістики.
• Забезпечення нагляду за своєчасним постачанням матеріалів до операційних зон.
• Брати участь у розробці бюджетних пропозицій та управлінні проектним циклом.

Управління автопарком:

• Забезпечувати дотримання операційних інструкцій, пов'язаних з управлінням автопарком.
• Контроль за виконанням планів використання та технічного обслуговування автопарку.
• Надавати вказівки щодо покращення роботи автопарку на основі програмних потреб. За необхідності оновлювати політику управління автопарком та СОП.
• Надавати щомісячні звіти про витрати та ефективність управління автопарком.
• Консультувати щодо використання автопарку та правильного визначення його розміру відповідно до потреб програми.
  

Управління активами:

• Нагляд за дотриманням Операційного посібника з управління активами.
• Надання детальних щомісячних звітів щодо інвентаризації/активів керівництву ДРБ.
• Нагляд за щорічною інвентаризацією, забезпечення дотримання керівних принципів ДРБ та вимог донорів.
  

Управління складом:

• Забезпечити дотримання вимог Операційного посібника з управління складом.
• Надавати щомісячні комплексні звіти щодо складських запасів керівництву ДРБ.
• Впроваджувати методи утилізації невикористаних або прострочених товарів за погодженням.
  

ERP-система DRC Dynamics:

• Керувати впровадженням та управлінням DRC Dynamics, забезпечуючи належне застосування процесів ERP ланцюжка поставок.
• Підтримувати якість даних, регулярно оновлюючи їх для забезпечення точності.
• Використовувати звіти та аналітику даних з ERP-системи для вдосконалення.
• Забезпечити обробку всіх транзакцій, що перевищують поріг закупівель низької вартості, через модуль Dynamics P2P.
• Сприяти ефективному та точному використанню ERP-системи, постійно вдосконалюючи процеси.
• Підвищувати обізнаність та знання персоналу про функціональність Dynamics шляхом проведення тренінгів.
• Підтримувати ефективну комунікацію та співпрацю з міжгалузевими департаментами, зокрема з фінансовим департаментом.
• Проводити регулярний моніторинг статусів запитів на закупівлю, замовлень на закупівлю та рамкових угод.
  

Управління персоналом:

• Керувати командою логістики та закупівель, включаючи планування персоналу, підбір персоналу, введення в курс справи, управління ефективністю, добробутом та професійним розвитком.
• Проводити регулярні тренінги для підвищення потенціалу та навичок команди ланцюга поставок.
  

Про вас:

Щоб бути успішним на цій посаді, ми очікуємо, що ви матимете щонайменше 5 років досвіду в управлінні ланцюгами поставок, з акцентом на закупівлі, пов'язані з житлом, непродовольчими товарами та обладнанням для проєктів гуманітарного розмінування та щонайменше 3 роки в управлінні людьми. Крім того, ми також очікуємо від вас наступне:

• Глибоке розуміння принципів і практики закупівель, включаючи досвід роботи з донорськими нормами.
• Досвід управління різноманітною командою та надання підтримки у розбудові потенціалу.
• Досвід роботи з ERP-системами, бажано з DRC Dynamics, та просунуті навички роботи з Microsoft Office Suite.
• Відмінні навички письмової та усної комунікації англійською мовою. Знання української або російської мови є перевагою.
• Ступінь бакалавра в галузі управління ланцюгами поставок, логістики, ділового адміністрування або суміжних галузях. Бажано мати ступінь магістра.

Ми пропонуємо:

Тривалість контракту: 12 місяців 
Рівень:  F1 managerial
Місце роботи: Київ
Дата початку: якнайшвидше

Заробітна плата та умови будуть відповідати Умовам працевлаштування  персоналу Датської ради у справах біженців в Україні.

Процес подачі заявки
Усі кандидати повинні надіслати супровідний лист та оновлене резюме (не більше чотирьох сторінок) англійською мовою. Заявки, надіслані електронною поштою, розглядатися не будуть. 

Кінцевий термін подачі заявок: 5 червня 2024 року. ДРБ залишає за собою право обрати кандидата до кінцевої дати, якщо кандидата буде визначено. На співбесіду будуть запрошені лише ті кандидати, які відповідають досвіду.