Асистент з питань управління персоналом\ HR - Assistant

Save the Children International — гуманітарна організація з понад 100-річною історією. Save the Children була заснована у травні 1919 року в Лондоні.  SCI працює в Україні з 2014. Починала свою роботу на території Донецької області. В теперішній час SCI розширює свою діяльність на вісім міст України, і Дніпро є одним із них.  Ми працюємо в напрямках освіти, захисту дітей, подолання дитячої бідності, охорони здоров’я, а також проводимо адвокаційну діяльність, пов’язану із захистом прав дітей. 

МЕТА ПОЗИЦІЇ:

Асистент з питань управління персоналом надаватиме адміністративну та технічну підтримку в різних сферах управління персоналом – рекрутинг, оплата праці та виплати, управління ефективністю, навчання та розвиток, добробут персоналу, Інформаційна система з управління персоналом (HRIS) та оформлення трудової документації. Save the Children (далі - SCI) прагне, щоб основні права дітей, як-от право на життя, безпеку, доступ до захисту та освіти, були забезпечені. SCI підтримує програми роботи з дітьми через гуманітарні інтервенції як у раптово виниклих, так і в хронічних надзвичайних ситуаціях, що потребують негайного реагування. У деяких випадках, враховуючи контекст України, від Асистента з питань управління персоналом очікується робота, яка виходить за рамки його звичайних обов'язків, що пов'язано з підвищеним навантаженням, необхідним для реагування на надзвичайні ситуації, та можливістю змінювати робочий графік відповідно до ситуації.

КЛЮЧОВІ СФЕРИ ВІДПОВІДАЛЬНОСТІ

•  Забезпечувати підтримку підбору персоналу на різних етапах – розміщення вакансій, складання повного списку кандидатів, проведення співбесід, перевірка рекомендацій та юридична перевірка персоналу, належне оформлення документів – як електронних, так і паперових, – з належним дотриманням стандартів підбору персоналу SCI та вимог.
•  Надавати підтримку з питань оплати праці та виплат, зокрема, з питань адміністрування заробітної плати – зіставлення платіжних документів, оновлення системи відстеження відпусток, щомісячного табеля обліку робочого часу (MTS), а також надавати підтримку персоналу в обробці всіх пов'язаних транзакцій з виплат, передбачених законодавством/ініційованих компанією.
•  Надавати підтримку Консультанту з питань навчання та розвитку у вирішенні необхідних адміністративних питань, пов'язаних з навчальними сесіями, та подавати необхідні запити на закупівлю (PR) для проведення заходів з навчання.
•  Збирати форми оцінки управління ефективністю та відгуки як внесок у план розвитку, та долучати їх до особової справи працівника
•  Надавати адміністративну підтримку заходам з підвищення добробуту персоналу та іншим заходам із залучення працівників 
•  Відповідати за ведення документації співробітників відповідно до керівних принципів SCI – від етапу рекрутингу до моменту закінчення трудової діяльності, та під час аудиту щодо дотримання вимог, тісно співпрацювати з Експертом і Менеджером з питань управління персоналом, надаючи необхідні документи для перевірки. 
•  Сприяти організаційному навчанню та підвищенню спроможності у запланованих навчальних заходах та активностях, надаючи команді зворотний зв'язок щодо моментів та сфер, які потребують вдосконалення.
•  Використовувати всі наявні політики, практики, контрольні списки та керівні принципи (мінімальні стандарти управління персоналом, посібники з управління персоналом у надзвичайних ситуаціях), а також забезпечувати впровадження належної практики Save the Children

Загальні обов'язки: 

•  Надавати підтримку, щоб усі співробітники дотримувалися політики та практики SCI щодо забезпечення безпеки дітей, кодексу поведінки, охорони здоров'я та безпеки, рівних можливостей та інших відповідних політик і процедур. 
•  Підтримувати безпеку, здоров'я та добробут всього персоналу 
•  Надавати підтримку, щоб управління персоналом та інші процеси, політики та системи відображали принципи рівності та справедливості SC.
  

КОМПЕТЕНЦІЇ ДЛЯ ЦІЄЇ ПОСАДИ:

Забезпечення результатів 

• Особа на цій посаді несе особисту відповідальність і вимагає від інших підзвітності за досягнення наших амбітних цілей для дітей, постійно вдосконалюючи власну роботу або роботу команди/організації. 

Налагодження зв'язку 

•  Розбудовувати та використовувати стійкі зв'язки та мережі для підтримки роботи Save the Children з її командою, колегами, членами організації та зовнішніми партнерами та підтримуючими організаціями.

 Комунікація з результатом 

•  Чітко та впевнено спілкуватися з іншими, аби залучати до участі та здійснювати позитивний вплив; сприяти діалогу та забезпечувати своєчасне та належне донесення інформації, зміцнюючи довіру та впевненість. 

Розв'язання проблем та прийняття рішень. 

•  Приймати ефективні, виважені та своєчасні рішення, збираючи та оцінюючи відповідну інформацію в межах та поза межами організації

КВАЛІФІКАЦІЇ:

•  Освіта на рівні бакалавра у відповідній галузі або еквівалентний досвід роботи

ДОСВІД

Ключові компетенції:

•  1 рік досвіду роботи в управлінні персоналом
•  Перевірений досвід роботи з персоналом – досвід надання різноманітних послуг з управління персоналом для менеджерів та персоналу
•  Досвід у наданні адміністративної та технічної підтримки в різних сферах управління персоналом
•  Хороша увага до деталей
•  Розуміння особливостей роботи з персоналом гуманітарних організацій, зокрема підходів до соціального забезпечення, подолання стресу, відновлення сил і відпочинку та підбиття підсумків.
•  Хороші навички сприяння та здатність швидко навчатися
•  Сильні комунікативні (письмові та усні) та міжособистісні навички англійської мови, досвід роботи у мультикультурних командах

Додаткові обов'язки

Обов'язки та відповідальність, викладені вище, не є вичерпними, і особа, яка займає цю посаду, може мати додаткові обов'язки, що вимагаються в межах її/його рівня компетенції та досвіду

Ми пропонуємо:

• Офіційне працевлаштування
• Міжнародні умови праці
• Робочий день з 9 до 17 години
• Розташування офісу в центрі Дніпра  

Політика захисту дітей:

Ми повинні гарантувати безпеку дітей, тому наш процес відбору передбачає сувору перевірку даних та відображає наше зобов’язання захищати дітей від насильства. 

Здоров'я і безпека:

Очікується, що всі працівники виконуватимуть свої обов’язки відповідно до нашої глобальної політики щодо боротьби проти переслідування.

Різноманітність, справедливість та інклюзивність: 

SCI прагне створити справді інклюзивну, ефективну та репрезентативну організаційну культуру, заохочуючи справедливість і різноманітність серед своїх співробітників і усуваючи незаконну дискримінацію.

Готові найняти працівника з інвалідністю.

Якщо  Вас зацікавила вакансія, чекаємо на Ваш відгук. Резюме англійською мовою буде перевагою при розгляді. Також, будемо вдячні, якщо Ви вкажете очікуваний рівень зарплатні та рівень володіння англійською мовою. 

Save the Children International is the humanitarian organization with more than 100 years of history. Save the Children was founded in May 1919 in London. SCI has been working in Ukraine since 2014. The Organization started its work in the territory of the Donetsk region. Currently, SCI is expanding its activities to eight cities of Ukraine, and Dnipro is one of them. We work in the directions of education, child protection, overcoming child poverty, health care, and also, we have advocacy activities related to the protection of children's rights.

ROLE PURPOSE: 

Human Resources Assistant will provide administrative and technical support to different areas of HR –recruitment, compensation and benefits, performance management, learning and development, staff wellbeing, HRIS, and employment documentation. Save the Children (SCI) strives to ensure the fundamental rights of children, such as survival, safety, access to protection and that education can be guaranteed. As part of a commitment to working with children through humanitarian interventions, SCI supports programmes in both sudden onset and chronic emergency situations. At times, given the context of Ukraine, the HR Assistant will be expected to work outside the normal role profile to reflect the elevated inputs required in responding to an emergency and be able to vary working hours accordingly.

KEY AREAS OF ACCOUNTABILITY:

• Provides support with recruitment in different stages – job posting, longlisting, interviews, reference check and HR legal vetting, proper filing -both soft/hard copies with due observance to SCI recruitment standards and compliance
• Provides support with compensation and benefits particularly with payroll administration – collating payroll documents, updating leave trackers, monthly time sheet (MTS) tracker and supports staff with processing all related transactions on statutory/company-initiated benefits
• Supports the L&D Officer with the needed administrative concerns on learning sessions and raises needed procurement requests (PRs) for learning intervention activities
•  Collates the performance management review forms, collates feedback as input to development plan, and file accordingly to staff file
•  Provides administrative support to staff wellbeing activities and other employment engagement activities
•  Responsible in maintenance of employee documentation in compliance with SCI guidelines – from recruitment to post-employment and during compliance audit works closely with the HR Coordinator and HR Manager with required documents for review.
• Contributes to organizational learning and enhanced capacity in planned learning intervention and activities by providing feedback to the team on things and areas that are to be improved.
• Make use of all available policy, practice, checklists and guidelines (HR minimum standards, emergencies HR toolkits) and ensure Save the Children good practice in place.

General: 

•  Support staff compliance with SCI policies and practice with respect to child safeguarding, code of conduct, health and safety, equal opportunities and other relevant policies and procedures.
•  Support the security, health and wellbeing of all staff. 
• Support that staff management and other processes and policies and systems reflect SC's principles of equity and fairness. 

COMPETENCIES FOR THIS ROLE: 

Delivering Results 

• Takes personal responsibilities and holds others accountable for delivering our ambitious goals for children, continually improving their own performance or that of the team/organization.

Networking 

•  Builds and uses sustainable relationships and networks to support the work of Save the Children with their team, colleagues, Members and external partners and supporters.

Communicating with Impact 

• Communicates clearly and confidently with others to engage and influence; promotes dialogue and ensures timely and appropriate messages, building confidence and trust. Problem solving and 

Decision Making 

• Takes effective, considered and timely decisions by gathering and evaluating relevant information from within or outside the organization. 
  

QUALIFICATIONS 

•  Education to bachelor’s level in a relevant subject or equivalent experience

EXPERIENCE

 Essential 

•  1 year of work experience with human resources management 
•  Proven operational HR track-record – experience of providing different HR support services to managers and staff
•  Experienced in providing administrative and technical support to different HR areas
•  Good attention to detail
•  Understanding staff care for humanitarian staff, in particular approaches to welfare, stress, R&R and debriefing.
• Good facilitation skills and a fast learner
•  Strong communication (written and spoken), and interpersonal skills in English, with experience in working in multicultural teams.

Additional Responsibilities 

• The duties and responsibilities set forth above are not exhaustive and the role holder may have additional duties required within the reasonableness of his / her level of competence and experience.
  

We offer:

• Official employment
• International working conditions
• Working day from 9 a.m. to 5 p.m
• Location of the office in the center of Dnipro

Child Safeguarding: 

We need to keep children safe so our selection process, which includes rigorous background checks, reflects our commitment to the protection of children from abuse. 

Health and Safety:

The role holder is required to carry out the duties in accordance with SCI Health and Safety policies and procedures.

Diversity, Equity and Inclusion: 

SCI is committed to create a truly inclusive, effective and representative organizational culture, encouraging equity and diversity among its employees and eliminating unlawful discrimination. 

Ready to hire an employee with disability.

If you are interested in the vacancy, we are looking forward for your response. A СV in English will be an advantage. Also, we will be grateful if you indicate the expected salary level and the level of English language proficiency.