Консультант з управління автомобільним парком/ Fleet Officer

Консультант з управління автомобільним парком/ Fleet Officer

«Save the Children International» — гуманітарна організація з понад 100-річною історією.Save the Children була заснована у травні 1919 року в Лондоні. SCI працює в Україні з 2014. Починала свою роботу на території Донецької області. В теперішній час SCI розширює свою діяльність на вісім міст України, і Миколаїв є одним із них. Ми працюємо в напрямках освіти, захисту дітей, подолання дитячої бідності, охорони здоров’я, а також проводимо адвокаційну діяльність, пов’язану із захистом прав дітей.

Консультант з управління автомобільним парком (FO) відповідає за координацію пересування транспортних засобів та персоналу, управління автопарком та ефективне забезпечення транспортних потреб програм та операцій SCI. Сприяти забезпеченню своєчасної, ефективної та підзвітної логістичної підтримки в SAO.

Основні обов’язки:

• Щоденне управління автопарком, закріпленим за зоною діяльності.
• Переконайтеся, що транспортні засоби мають належне обладнання та достатню кількість пального для запланованої поїздки.
• Управління запасами пального, рідин та запасних частин за потреби.
• Управління контрактами на паливо та технічне обслуговування залежно від визначених потреб та відповідних звітів автопарку.
• Збирати транспортні заявки та складати план перевезень.
• Заповнювати та оновлювати щоденний графік руху та обслуговування транспортних засобів, а також забезпечувати відстеження транспортних засобів за межами бази.
• Забезпечення проведення планового профілактичного технічного обслуговування на високому рівні з мінімальним порушенням програмної діяльності.
• Безпосереднє управління всіма водіями та забезпечення того, щоб вони були проінструктовані про політику та процедури Save the Children та дотримувалися їх.
• Переконатися, що орендовані транспортні засоби та наймані водії мають прийнятний рівень кваліфікації та ознайомлені з політикою та кодексом поведінки "Save the Children".
• Переконайтеся, що контракти на оренду транспортних засобів та водіїв є повними та правильними.
• Надавати команді закупівель всю платіжну інформацію для своєчасної оплати орендованих транспортних засобів.
• Збирати та аналізувати всі дані про автопарк і передавати їх координатору ланцюжка поставок.
• Ведення та оновлення всіх необхідних записів і документації на транспортні засоби та водіїв; забезпечення ведення належної документації з усіх аспектів експлуатації транспортних засобів.
• Забезпечення правильного заповнення бортових журналів та відображення в них усієї необхідної інформації, що стосується пасажирів, а також заповнення ідентифікаційних форм для всіх осіб, які не є співробітниками SC, що подорожують на транспортних засобах.
• Забезпечити, щоб водії щотижня проводили перевірку транспортних засобів на наявність стандартних елементів згідно з щотижневим контрольним списком та повідомляли про всі несправності транспортних засобів, проблеми зі здоров'ям та безпекою польовому офіцеру з матеріально-технічного забезпечення.
• Надає інформацію Координатору ланцюга постачання для подання щомісячних звітів про роботу автотранспорту.
• Надає ефективні послуги всім співробітникам, волонтерам і відвідувачам під час поїздок на роботу.
• Відстежує пересування персоналу за допомогою Whast App, Atlas NXT та інших способів відстеження. 
• Виконує будь-які інші обов'язки, пов'язані з роботою, які можуть бути покладені на нього лінійними менеджерами.

Щоб бути успішним, Вам необхідно  мати:

• Вища освіта у відповідній галузі та мінімум три роки загального досвіду роботи.
• Мінімум 2 роки досвіду роботи в конкретній галузі на аналогічній посаді.
• Досвід базового ремонту та обслуговування транспортних засобів.
• Водійські права категорії B.
• Вміння працювати під тиском і в стислі терміни.
• Здатність проявляти ініціативу. 
• Відмінні навички міжособистісного спілкування та роботи в команді.
• Сильні навички нарощування потенціалу.
• Добре знання англійської мови на робочому рівні.
• Відданість цілям, цінностям та принципам Save the Children та розуміння їх.
• Визнання необхідності бути незалежним, нейтральним та неупередженим, коли це можливо.
• Відповідна кваліфікація або навчальні курси.

Ми пропонуємо:

• Офіційне працевлаштування
• Міжнародні умови праці
• Робочий день з 9 до 17 години
• Курси іноземної мови за рахунок організації
• Медичне страхування із першого дня роботи
• Розташування офісу в центрі Миколаєва

Політика захисту дітей:

Ми повинні гарантувати безпеку дітей, тому наш процес відбору передбачає сувору перевірку даних та відображає наше зобов’язання захищати дітей від насильства. 

Здоров'я і безпека:

Очікується, що всі працівники виконуватимуть свої обов’язки відповідно до нашої глобальної політики щодо боротьби проти переслідування.

Різноманітність, справедливість та інклюзивність:

 SCI прагне створити справді інклюзивну, ефективну та репрезентативну організаційну культуру, заохочуючи справедливість і різноманітність серед своїх співробітників і усуваючи незаконну дискримінацію. 

Готові найняти працівника з інвалідністю: Очікується, що всі працівники виконуватимуть свої обов’язки відповідно до нашої глобальної політики щодо боротьби проти переслідування.

Якщо Вас зацікавила вакансія, чекаємо на Ваш відгук. Також, будемо вдячні, якщо Ви вкажете очікуваний рівень зарплатні та рівень володіння англійською мовою. 

Резюме англійською мовою буде перевагою при розгляді.

_____________________________________________________________________________________________

FLEET OFFICER

«Save the Children International» is the humanitarian organization with more than 100 years of history. Save the Children was founded in May 1919 in London.

SCI has been working in Ukraine since 2014. The Organization started its work in the territory of the Donetsk region. Currently, SCI is expanding its activities to eight cities of Ukraine, and Mykolaiv is one of them.

We work in the directions of education, child protection, overcoming child poverty, health care, and also we have advocacy activities related to the protection of children's rights.

CONTRACT DURATION: Expires December 31, 2024

ROLE PURPOSE:

The Fleet Officer (FO) has the responsibility to coordinate vehicle & staff movements, manage the fleet and cover efficiently transport needs of our programs and operations. Contribute in with the delivery of timely, effective and accountable logistics support standards in SAO. 

SCOPE OF ROLE: 

Reports to:   Supply Chain Coordinator 

Staff reporting to this post: Drivers 

KEY AREAS OF ACCOUNTABILITY: 

•        Day-to-day management of the fleet assigned to area of operation.

•        Ensure vehicles have correct equipment and sufficient fuel for the planned trip.

•        Manage fuel, fluids and spares stocks as needed.

•        Manage fuel and maintenance contracts depending on identified needs and related fleet reports.

•        Collate transport requests and complete the movement plan.

•        Complete and update daily vehicle movement and service board and ensure vehicles are tracked when away from base.

•        Ensure planned preventative maintenance is carried out to a high standard with minimum disruption to programme activities.

•        Direct line managing of all drivers and ensuring that are briefed on and adhere to Save the Children policies and procedures.

•        Ensure rental vehicles and hired drivers have an acceptable level of skills and are briefed on Save the Children policies and code of conduct.

•        Ensure rented vehicles’ and driver’s contracts are complete and correct.

•        Provide procurement team all payment information for the timely payment of rental vehicles.

•        Collate and analyse all fleet data and forward to Supply Chain Coordinator.

•        Maintain and update all required records and paperwork for vehicles and drivers; ensure that proper documentation is maintained for all aspects of vehicle operations. Ensure that log books are filled correctly and display all relevant information authorized by correct passenger and identify forms are filled for all non SC staff traveling in vehicles.

•        Ensure that drivers do weekly vehicle checks of standard items as per vehicle weekly checklist and report all vehicle defects, Health and security issues to the field logistic officer. 

•        Provide information to the Supply Chain Coordinator for submitting monthly vehicle performance reports.

•        Provides efficient services to all staff, volunteers and visitors while travelling for work.

•        Track staff movements through WhastApp, AtlasNXT and other modes of tracking.

•        Perform any other work related duties and responsibilities that may be assigned by the Line Managers.

QUALIFICATIONS:

•         Graduate degree or any other equivalent qualification.

•         Knowledge of computer software packages (MS Word and MS Excel).

•         Good spoken and written English

EXPERIENCE AND SKILLS:

•        At least three years of general work experience 

•        2 years minimum of specific sector work experience in a similar position 

•        Experience in basic vehicle repair and maintenance 

•        Driver’s license B 

•        Should be able to work under pressure and tight deadlines 

•        Ability to take initiatives 

•        Excellent interpersonal and team skills

•        Strong capacity building skills

•        Good working proficiency of English

•        Commitment to and understanding of Save the Children’s aims, values and principles. To recognise the need to be independent, neutral and impartial when at all possible.

•        Relevant qualifications or training courses.

ADDITIONAL JOB RESPONSIBILITIES:

The duties and responsibilities as set out above are not exhaustive and the role holder may be required to carry out additional duties within reasonableness of their level of skills and experience.

WE OFFER:

• Official employment
• International working conditions
• Working day from 9 a.m. to 5 p.m
• Location of the office in the center of Mykolaiv
• Medical insurance from the first working day
• Foreign language courses at the expense of the organization

Child Safeguarding: 

We need to keep children safe so our selection process, which includes rigorous background checks,  reflects our commitment to the protection of children from abuse. 

Health and Safety:

The role holder is required to carry out the duties in accordance with SCI Health and Safety policies and procedures. 

Diversity, Equity and Inclusion: 

SCI is committed to create a truly inclusive, effective and representative organisational culture, encouraging equity and diversity among its employees and eliminating unlawful discrimination. 

Ready to hire an employee with disability.

If you are interested in the vacancy, we are looking forward for your response. A СV in English will be an advantage. 

Also, we will be grateful if you indicate the expected salary level and the level of English language proficiency.