Фінансовий координатор з питань партнерства/Finance Coordinator Partnerships

Save the Children International — гуманітарна організація з понад 100-річною історією. Save the Children була заснована у травні 1919 року в Лондоні.  SCI працює в Україні з 2014. Починала свою роботу на території Донецької області. В теперішній час SCI розширює свою діяльність на вісім міст України, і Дніпро є одним із них.  Ми працюємо в напрямках освіти, захисту дітей, подолання дитячої бідності, охорони здоров’я, а також проводимо адвокаційну діяльність, пов’язану із захистом прав дітей. 

МЕТА ПОЗИЦІЇ:

Особа, яка обіймає цю посаду, відповідатиме за управління всіма фінансовими аспектамипартнерства в Регіональному офісі. Він/вона також відповідатиме за надання фінансової інформації, технічної підтримки та участі у процесах планування, бухгалтерського обліку та звітності, проведення фінансового аналізу, що дозволить команді офісу з питань менеджменту здійснювати ефективний фінансовий менеджмент, приймаючи обґрунтовані рішення в процесі реалізації програм та подальших дій.

ОСНОВНІ ОБОВ'ЯЗКИ:

•  Відповідає за розробку фінансової звітності та процедур ведення обліку партнерів.
•  Відповідає за підготовку трекеру фінансових звітів партнерів та управління статусом коштів.
•  Відповідає за перевірку бюджетів партнерських заявок та змін до них, забезпечуючи дотримання внутрішньої процедури підписання.
•  Керує перевіркою фінансових звітів партнерів разом із членами програмної команди та забезпечує дотримання вимог SCI та донорів.
• Здійснює огляд документації SCI, щоб забезпечити актуальність та належне ведення фінансової звітності партнера. Це охоплює як аналітичні огляди, так і огляди ваучерів.
• Відповідає за перевірку авансових платежів партнерів для забезпечення правильного присвоєння кодів, заповнення документації з високою якістю даних та завантаження їх в систему Agresso.
• Забезпечує, щоб звіти партнерів надходили вчасно, перевірялися та розміщувалися в системі вчасно.
• Відповідає за щомісячне прогнозування витрат партнерів та забезпечення наявності достатньої кількості коштів у партнерів для проведення активностей.
• Надає підтримку фінансовому менеджеру в головному офісі з питань переказу коштів партнерам відповідно до політики SCI.
• Забезпечує підтримку процесу оцінки організаційної спроможності, гарантуючи, що всі партнери здатні відповідати вимогам SCI та донорів щодо фінансування, якщо це необхідно.
• Здійснює виявлення прогалин у спроможності та слабких місць, а також співпрацює з ключовими зацікавленими сторонами для забезпечення належних заходів з пом'якшення наслідків.
• Співпрацює з командою з питань партнерства для забезпечення наявності планів організаційного розвитку, та відіграє провідну роль у розбудові потенціалу партнерів у фінансових системах та процесах.
•  Здійснює регулярні візити до партнерів з метою надання рекомендацій та механізмів для розробки та підтримки надійної фінансової системи, засобів контролю для забезпечення ефективності, надійності та прозорості фінансових даних відповідно до керівних принципів SCI.
•  Представляє фінансовий відділ на зустрічах з питань розгляду кошторису, а також забезпечує вжиття відповідних дій після таких зустрічей.
•  Представляє відділ фінансів на засіданнях тендерних комітетів за дорученням керівництва.
•  Є контактною особою для партнерів Східного регіонального офісу з усіх питань управління фінансами. 
•  Забезпечує перевірку договорів субгранту згідно з політикою організації до моменту їх підписання відповідно до схеми делегування повноважень.
•  Тісно співпрацює з регіональним керівництвом для забезпечення дотримання схеми делегування повноважень
•  Надає підтримку Фінансовому відділу представництва у підготовці основного бюджету та процесів прогнозування. 
•  Здійснює огляд рекласифікацій, які пропонуються програмним персоналом, на відповідність вимогам донорів та Фінансовій політиці SCI. 
•  Підтримує регулярний зв'язок з усіма членами регіонального офісу та забезпечує своєчасну і всебічну підтримку з питань фінансів.
•   Визначає можливості для навчання та тренінгів для персоналу фінансового відділу.

Загальне

•  Дотримується політики та практики Save the Children щодо захисту дітей, кодексу поведінки, охорони здоров'я та безпеки, рівних можливостей, боротьби з шахрайством та інших відповідних політик і процедур. 
• Забезпечує безпеку, здоров'я та добробут персоналу, а також те, щоб управління персоналом та інші процеси, політики та системи відображали принципи рівності та справедливості Save the Children.

КВАЛІФІКАЦІЯ ТА ДОСВІД

Ключові компетенції:

• Досвід роботи в управлінні фінансами партнерів.
• Здатність працювати швидко і точно, уважність до деталей, особливо в умовах напруженої роботи.
•  Попередній досвід управління фінансами від 2 до 4 років з хорошими математичними навичками.
•  Відмінне володіння MS Excel та аналітичними навичками, вміння працювати з великими обсягами даних.
•  Хороші організаційні та адміністративні навички, щоб забезпечити своєчасну подачу всієї документації та легкий доступ до неї.
• Відмінні навички спілкування телефоном, особисто та письмово, щоб мати змогу чітко пояснювати процеси та розв'язувати питання з постачальниками та іншими колегами.
•  Вміння планувати та визначати пріоритети власної роботи для дотримання дедлайнів.
• Енергійність, гнучкість та ініціативність, вміння працювати як самостійно, так і в команді та підтримувати добрі робочі відносини.
•  Здатність працювати в рамках встановлених правил оплати рахунків/витрат та виявляти випадки, коли ці правила не дотримуються.
• Проактивний підхід до розв'язання будь-яких питань, що можуть виникнути, шляхом оцінки їхнього впливу та визначення тих питань, які необхідно передати керівному менеджеру керівнику або на наступний рівень.
• Прихильність до цінностей Save the Children.

Бажано:

• Знання системи роботи з фінансами Agresso або будь-якої іншої автоматизованої системи роботи з фінансами.
• Знання системи управління грантами.
• Добре володіння письмовою та усною англійською та українською мовами.
• Досвід роботи у сфері реагування на надзвичайні ситуації.

Ми пропонуємо:

• Офіційне працевлаштування.
• Міжнародні умови праці.
• Робочий день з 9 до 17 години.
• Розташування офісу в центрі Дніпра .

Політика захисту дітей:

Ми повинні гарантувати безпеку дітей, тому наш процес відбору передбачає сувору перевірку даних та відображає наше зобов’язання захищати дітей від насильства. 

Здоров'я і безпека:

Очікується, що всі працівники виконуватимуть свої обов’язки відповідно до нашої глобальної політики щодо боротьби проти переслідування.

Різноманітність, справедливість та інклюзивність: 

SCI прагне створити справді інклюзивну, ефективну та репрезентативну організаційну культуру, заохочуючи справедливість і різноманітність серед своїх співробітників і усуваючи незаконну дискримінацію.

Готові найняти працівника з інвалідністю.

Save the Children International is the humanitarian organization with more than 100 years of history. Save the Children was founded in May 1919 in London. SCI has been working in Ukraine since 2014. The Organization started its work in the territory of the Donetsk region. Currently, SCI is expanding its activities to eight cities of Ukraine, and Dnipro is one of them. We work in the directions of education, child protection, overcoming child poverty, health care, and also we have advocacy activities related to the protection of children's rights.

ROLE PURPOSE:

The jobholder will be responsible for managing all financial aspects of partnerships in Area Office. He/she will further be responsible for providing financial information, technical support and inputs to planning, accounting and reporting processes, undertaking financial analysis to enable the office management team to perform strong financial management by making informed decision in programme implementation and follow up.

KEY AREAS OF ACCOUNTABILITY:

• Responsible for developing partner financial reporting and record keeping procedures. 
• Responsible for preparing tracker of partner financial reports and maintaining fund status.
•  Responsible for review of partner proposal budgets and amendments ensuring internal sign-off process is followed. 
•  Lead on reviewing partner financial reports alongside programme team members and ensure that SCI and Donor requirements are being met.
•  Review SCI records ensuring that partner financial reporting is up to date and properly maintained. This includes both desk reviews and voucher reviews. 
• Responsible for checking Partner Advance Payments to ensure correct coding, completion of documentation with high data quality and posting them in Agresso.
•  Ensuring partner reports are received timely, reviewed and posted on system on timely basis.
•  Responsible for partner expenses forecast each month and ensuring sufficient funds are available with partners to conduct activities. 
• Support Finance Manager in main office for transfer of funds to partners in line with SCI policies.
• Support the Organizational Capacity Assessment process, ensuring all partners are able to meet funding requirements of SCI and back donors if requires.
•  Ensure capacity gaps and weaknesses are identified and work with key stakeholders to ensure appropriate mitigation measures are in place.
•  Work with partnership team to ensure that organizational development plans are in place and take a leading role in all capacity building for partners in financial systems and process.
•  Regular visits to partners to provide guidance and mechanism to develop and maintain a robust financial system, controls to ensure efficiency, reliability and transparency of financial data in accordance with SCI guidelines.
•  Represent Finance department in the BvA meetings while ensuring that actions are addressed after BvA meetings.
• Representing finance in tender committee meetings as delegated by management. 
•  Focal person for partners of East Area Office for all financial management matters. 
•  Ensuring SGAs are reviewed in line with organizational policy prior to signature as per SOD.
•  Working closely with Area Management to ensure compliance with SOD. 
• Providing support to CO Finance in preparation of Master budget and forecast processes. 
•  Review the reclassifications proposed by program staff for eligibility in line with donor regulations and in line with SCI Financial policies.
•  Maintain regular communications with all members of Area office and ensure that timely and complete financial support is provided.
•  Identify learning and training opportunities for Finance staff.

General

• Comply with Save the Children policies and practice with respect to child protection, code of conduct, health and safety, equal opportunities, fraud and other relevant policies and procedures.
• Ensure the security, health and wellbeing of staff and that staff management and other processes and policies and systems reflect Save the Children's principles of equity and fairness. 
  

QUALIFICATIONS AND EXPERIENCE:

Essential

•  Experience of working in Partners financial management.
•  Ability to work quickly and accurately and attention to detail especially under pressure.
• Previous 2-4 years’ financial management experience with good numeracy skills. Excellent MS Excel and analytical skills, ability to work with large amounts of data. Good organisation and administration skills to ensure that all documentation is filed on a timely basis and is easily accessible.
• Excellent communication skills on the phone, face-to-face and in writing to be able to explain processes clearly and resolve queries with suppliers and other colleagues.
• Ability to plan and prioritise own work to meet deadlines.
•  An energetic, flexible and proactive approach with the ability to work both independently and co operatively within a team setting and maintain good working relationships.
• Ability to work within set guidelines for the payment of invoices/expenses and identify instances when the guidelines are not being followed.
•  A proactive approach to resolving any issues that may arise, by assessing their impact and identifying those that need to be passed to line manager or next level.
•  Commitment to Save the Children values.
  

Desirable 

• Knowledge of Agresso finance system or any other automated financial system. Knowledge of Awards Management System.
• Good written & oral English and Ukrainian proficiency 
• Experience of working for emergency responses.
  

We offer:

• Official employment
• International working conditions
• Working day from 9 a.m. to 5 p.m
• Location of the office in the center of Dnipro

Child Safeguarding: 

We need to keep children safe so our selection process, which includes rigorous background checks, reflects our commitment to the protection of children from abuse. 

Health and Safety:

The role holder is required to carry out the duties in accordance with SCI Health and Safety policies and procedures.

Diversity, Equity and Inclusion: 

SCI is committed to create a truly inclusive, effective and representative organisational culture, encouraging equity and diversity among its employees and eliminating unlawful discrimination. 

Ready to hire an employee with disability.