Адміністратор відділу з питань взаємодії з партнерами

Необхідний досвід: документообіг, адміністрування, ведення документації

Місце роботи: Київ

Дата початку: квітень-травень 2024 року

Тривалість контракту: 8 місяців (включаючи 3-місячний випробувальний термін) з можливим подовженням у разі наявності фінансування

У рамках PIN Стратегії Партнерств 2023-2025 роки, Відділ з питань взаємодії з партнерами керуватиме та підтримуватиме процеси, які регулюють відносини з місцевими організаціями, а саме контрактних зобов’язань. Адміністратор відділу надає послуги з підтримки програми, забезпечуючи високу якість, точність і послідовність роботи.

Загальна інформація про посаду

Під загальним керівництвом Менеджера з питань взаємодії з партнерами, Адміністратор відділу з питань взаємодії з партнерами сприятиме виконанню робочого плану. Адміністратор забезпечуватиме адміністративну підтримку поточних програм та заходів, організованих відділом та регіональними офісами. 

Характерні обов'язки та відповідальність:

• Забезпечує ведення документації відповідно до проектних вимог, архівування та забезпечення належної підзвітності проектів;
• Підтримує та забезпечує супровід бази даних партнерів для забезпечення перевірки та обміну даними між відповідними командами;
• Допомагає у складанні контрактів, контролює договірну діяльність;
• Веде підготовку, супроводжує та оновлює фінансові форми та необхідні документи для закупівель;
• Налаштовує ведення та зберігання всіх документів, поданих до ПУ згідно правил та процедур PIN;
• Підтримує збір даних бенефіціарів щодо впровадження проектів;
• Підтримує підготовку та надання інформації, яка необхідна іншим підрозділам;
• Забезпечує обмін інформації та даних до загальної бази даних PIN;
• Регулярно координує роботу з відповідними представниками інших підрозділів;
• Збирає необхідну інформацію та допомагає відділу з різноманітних адміністративних/ операційних питань.

Необхідний досвід та кваліфікація:

• Вища освіта в галузі фінансового менеджменту, економіки або права;
• Щонайменше один рік досвіду роботи на фінансовій та/або адміністративній посаді. Досвід роботи в неприбуткових, благодійних або міжнародних організаціях буде перевагою;
• Сильні технічні та аналітичні здібності;
• Гнучкість та адаптивність до дедлайнів;
• Хороші комунікативні навички;
• Хороші організаторські здібності та здатність ефективно справлятися з декількома завданнями без шкоди для їх якості;
• Знання англійської мови (середній рівень)

Ми пропонуємо:

• Конкурентна заробітна плата за шкалою заробітної плати PIN: 1 254 USD GROSS до стягнення податків 
• Позитивне робоче середовище у налагодженій та зростаючій гуманітарній організації;
• Медичне страхування;
• Відшкодування витрат на проїзд між офісами та районами роботи;
• Можливості професійного розвитку за допомогою різноманітних заходів з збільшення потенціалу, таких як тренінги, семінари та інше
• 28 днів щорічної відпустки + 3 новорічних бонусних днів відпуски.

Процедура подання заявки:

Будь ласка, надішліть чітко позначені резюме та мотиваційний лист. Зверніть увагу, що ми зв’яжемся лише з відібранними кандидатами. Письмові тести та співбесіди будуть проводитись поступово, а вакансія буде закрита при підтвержденні кандидатури на посаду.

Зверніть увагу, що PIN не стягує комісію на жодному етапі процесу набору персоналу.