Адміністративний помічник завідувача складу

Опис посади

Адміністративний помічник завідувача складу відповідає за обслуговування та підтримку в належному стані документації складу та адміністративних систем. Це передбачає систематизацію процесів затвердження, бережне зберігання паперових документів і підтримання в порядку документації, що зберігається в електронному вигляді. Також дана особа відповідатиме за відстеженням та підтримкою бази даних Основних засобів. У сферу відповідальності входить (але не обмежується) перевірка накладних і товаросупровідної документації, очищення даних, вивчення та виявлення невідповідностей в даних інвентаризаційного опису, обробка табелів обліку робочого часу і проведення складських платежів.

Обов’язки

• Управління базою даних щодо додавання, утилізації та передачі активів.
• Підготовка звітів та підрахунків основних засобів.
• Розробити та запровадити порядок про найменування, а також систему зберігання електронних файлів для складської документації в Box.
• Підтримувати роботу системи ведення фізичного обліку всієї складської документації, включно зі звіркою штабелів з запасами, підрахунком товарно-матеріальних запасів у натурі, звітами про втрати та пошкодження.
• Контролювати процес складання звітів про втрати та пошкодження, починаючи з подання, затвердження і закінчуючи системою відстеження.
• Перевіряти накладні на предмет точності даних і розрахунків.
• Формувати щомісячні платежі щодо оренди складу, обладнання та послуг.
• Співпрацювати з координаторами регіональних складів для забезпечення своєчасного і точного подання табелів обліку робочого часу та інших документів.
• Допомагати адміністративному офіцеру під час проведення інвентаризацій і перевірки документації.
• Проводити внутрішні аудити документації на вимогу менеджера складу.
• Готувати звіти з інвентаризації для зовнішніх донорів, аудиторів, керівництва тощо.
• Забезпечувати точний письмовий та усний переклад з української або російської мови на англійську.
• Допомога у пошуку нових складів за потреби.
• Відвідування складів за вказівками Менеджера складу.
• Інші обов’язки, які можуть бути покладені.

Необхідні навички

Щоб успішно виконувати обов’язки даної посади, особа повинна бути готова дотримуватися кодексу поведінки Samaritan’s Purse, а також мати можливість успішно виконувати всі основні обов’язки. Наведені нижче вимоги відображають необхідні знання, навички та/або здібності. Можуть бути зроблені відповідні умови для осіб з обмеженими можливостями для виконання ними основних обов’язків.

• Відповідальний член команди, готовий взяти на себе відповідальність за обов’язки та системи.
• Здатність до самомотивації та самостійної роботи.
• Гнучкість для задоволення вимог, що змінюються в умовах надзвичайної ситуації.
• Представляти місію Samaritan’s Purse у взаємодії із членами команди, командами програм Samaritan’s Purse, водіями вантажівок, партнерами, постачальниками та іншими зовнішніми організаціями.
• Сильні комунікативні навички.
• Організаційні навички, зокрема з системами документації.
• Бути уважним до деталей, забезпечувати точність даних в інвентаризаційній звітності та документації.
• Вміння працювати та спілкуватися з людьми різного культурного походження.
• Наявність основних математичних навичок для розрахунку потоку запасів.
• Базові навички роботи з принтером та сканером.
• Знання комп’ютерних систем та програм, таких як: Word, Excel, Box та Outlook.

Необхідна освіта / досвід

• Повна загальна середня освіта; мати принаймні 1-2 роки відповідного досвіду та/або підготовки; або еквівалентне поєднання освіти та досвіду.

Знання мов

Знання англійської та української мов є обов’язковими. Знання російської мови стане в пригоді. Здатність читати й розуміти такі документи англійською мовою, а саме договори, методичні інструкції й нормативно-правові акти. Вміння писати планові звіти та листуватися англійською мовою. Бути здатним усно спілкуватися з носіями та неносіями англійської мови.

Здатність логічно мислити

Здатність вирішувати практичні проблеми та мати справу з безліччю конкретних змінних у ситуаціях, коли існує лише обмежена стандартизація. Здатність інтерпретувати різні інструкції, подані у письмовій, усній формі або у формі розкладу.

Робоче середовище

Описані тут характеристики робочого середовища є репрезентативними для тих, хто зустрічається з працівниками, виконуючи основні функції цієї роботи. Можуть бути розроблені розумні пристосування, щоб дати можливість особам з інвалідністю виконувати основні функції.

• Рівень шуму в робочому середовищі зазвичай помірний, але працівник може піддаватися гучному шуму навколо робочих місць технічного обслуговування та будівництва.
• Робота в контексті мінливої безпеки.

Висилайте резюме англійською мовою.

Вакансія дійсна до 30 квітня 2024.