Procurement and Logistics Officer / Фахівець із закупівель та логістики

Фонд «Партнерство за сильну Україну» (ФПСУ) — це багаторічна, мультидонорова фінансована програма, координатором якої є Міністерство закордонних справ, у справах Співдружності Націй та розвитку Сполученого Королівства (МЗС Британії) та здійснюється у співпраці з Урядом України.

Метою ФПСУ є створення покращених умов для української держави у партнерстві з громадянським суспільством та приватним сектором, щоб очолити інклюзивне національне, відновлення і відродження в контексті російської агресії. Цей результат покликаний сприяти відновленню більш стійкої, соціально згуртованої, інклюзивної, демократичної, та процвітаючої України. ФПСУ надає кошти українським і міжнародним партнерам і реалізує проєкти, засновані на дослідженнях і фактичних даних.

Короткий опис посади

Фахівець із закупівель і логістики керує адміністративними, договірними та операційними аспектами, пов'язаними із закупівлями товарів, послуг і робіт для програми ФПСУ в Україні, забезпечуючи дотримання стандартів якості, а також економічну ефективність всіх закупівель і відповідність правилам Кімонікс і МЗС СК. Фахівець із закупівель та логістики тісно співпрацюватиме з технічною командою ФПСУ з метою забезпечення відповідності закупівель потребам бенефіціарів та зацікавлених сторін, а також контролюватиме відвантаження та доставку товарів партнерам ФПСУ. 

Конкретні обов'язки та відповідальність

• Бере участь у розробці загальних політик, практик і процедур, пов’язаних з усіма аспектами закупівель.
• Проводить закупівлі в рамках програми для певного портфеля, забезпечуючи відповідність політикам та процедурам Кімонікс, правилам МЗС СК та Посібнику із закупівель ФПСУ.
• Відправляє запрошення до участі в тендері (ITT), запити на пропозиції (RFQ) або запити на надання інформації (RFI) від імені команди ФПСУ в Україні та бере участь у відбіркових комісіях для забезпечення прозорості та відповідності вимогам на всіх етапах. Працює з фінансовими та технічними командами над підготовкою та остаточним доопрацюванням тендерів, тендерної документації, технічних специфікацій, контрактів, графіків завершення робіт та звітів про оцінку.
• Працює безпосередньо з українськими, регіональними чи міжнародними постачальниками товарів і послуг для отримання цінових пропозицій та/або ініціювання закупівель необхідних товарів, робіт і послуг.
• Підтримує зв'язок з постачальниками товарів і послуг, а також служить для них контактною особою протягом усього процесу закупівлі. Організовує зустрічі з учасниками торгів, збирає уточнюючі питання від учасників торгів і працює з технічною командою ФПСУ в Україні над підготовкою відповідей, координує роботу тендерних комітетів, проводить перевірку постачальників товарів і послуг, а також розробляє проєкти контрактів і замовлень на закупівлю.
• Надає підтримку менеджерам із закупівель та логістики в координації з технічними та фінансовими командами з розробки проєктів та заходів для забезпечення придатності та доцільності запропонованих закупівель.
• Керує доставкою товарів і виконанням робіт за потреби та визначає потреби в формуванні кваліфікації для належного використання та технічного обслуговування обладнання в координації з технічною командою ФПСУ. Здійснює нагляд і забезпечує проведення належного обстеження обладнання.
• Намагається (за можливості) оптимізувати процедуру закупівель шляхом укладання відповідних загальних угод про закупівлі або інших рамкових угод з постачальниками (залежно від обставин).
• Підтримує систему відстеження та управління товарами програми для грантоотримувачів і постачальників для надання точної інформації офіс-менеджеру для інвентаризації офісних товарно-матеріальних цінностей.
• Розробляє всю необхідну для затвердження документацію, пов'язану із закупівлями, для подання в МЗС СК (за необхідності).
• Бере участь в узгодженні умов контрактів. Контролює реалізацію контрактів і замовлень на закупівлю, оформлених у постачальників, і вживає за потреби подальших заходів, щоб забезпечити дотримання умов.
• Видає запити на оплату та обробляє рахунки-фактури відповідно до умов оплати в контракті з постачальником та замовленні на закупівлю. Забезпечує повноту інформації у фінансовому ваучері на закупівлю.
• Надає допомогу операційному та адміністративному персоналу ФПСУ Україна в закупівлях товарів і професійних послуг для офісу програми (за потреби).
• Підтримує загальну цілісність системи реєстрації закупівель, забезпечуючи включення відповідної документації до кожного файлу закупівлі, в тому числі меморандуми про переговори щодо всіх закупівель. Веде детальні записи для документування всіх процесів закупівель та оцінки.
• Своєчасно реагує на запити про закупівлю від технічної команди ФПСУ.
• Надає звіти про статус закупівель за запитом, у тому числі активно бере участь у нарадах із реалізації проєктів.
• Веде та розширює базу даних постачальників ФПСУ.
• Виконує будь-які інші завдання за призначенням Менеджера із закупівель та логістики та Директора із закупівель.

Кваліфікація:

• Бажано мати ступінь бакалавра в галузі ділового адміністрування або іншій суміжній галузі.
• Бажано два роки досвіду роботи в сфері закупівель товарів і послуг для МЗС СК або інших проектів, що фінансуються донорами
• Відмінні усні та письмові та комунікативні навички.
• Продемонстровані лідерські якості, універсальність і чесність.
• Обов’язково підтверджений досвід розробки нових організаційних систем та інструментів, а також володіння Microsoft Office.
• Здатність професійно працювати з колегами, відвідувачами, постачальниками та громадськістю.
• Обов’язково вільне володіння українською мовою та робочий рівень володіння англійською мовою

Місце роботи

Київ, Україна

Підпорядкування

Фахівець із закупівель та логістики підпорядковується безпосередньо менеджеру із закупівель та логістики або аналогічній посаді.

Інструкції щодо подання резюме:

Подавайтеся за допомогою цього посилання до 7 березня 2024 р. Для позицій, де англійська мова є обов'язковою, бажано (але не обов'язково) надсилати резюме на англійській мові. Закликаємо подавати заявки людям з обмеженими можливостями. Заявки розглядатимуться на постійній основі. Без запитань по телефону, будь ласка. Кімонікс зв’яжеться з фіналістами.

https://app.smartsheet.com/b/form/a44f8791237c4df2a2c0d3d2ad86b2ca 

The Partnership Fund for a Resilient Ukraine (PFRU) is a multi-year, multi-donor[1] funded programme managed by the UK’s Foreign, Commonwealth and Development Office (FCDO) and governed in collaboration with the Government of Ukraine.

The PFRU’s aim is to set improved conditions for the Ukrainian state, in partnership with civil society and the private sector, to lead on inclusive national recovery and revitalization in the context of Russia’s aggression. This outcome is designed to facilitate the rebuilding of a more resilient, socially cohesive, inclusive, independent, democratic, sovereign and prosperous Ukraine. The PFRU provides funds to Ukrainian and international delivery partners and implements projects based on research and evidence.

Summary of Position

The Procurement & Logistics Officer manages administrative, contractual, and operational aspects related to the procurement of commodities, services, and works for the Ukraine PFRU programme, ensuring that quality standards are met and all procurements are cost-effective and compliant with Chemonics and FCDO regulations. The Procurement & Logistics Officer will work closely with PFRU’s technical team to ensure that procurements meet needs of beneficiaries and stakeholders, and oversee the shipment and delivery of commodities to PFRU partners. 

Specific Duties and Responsibilities

• Provides inputs to overall policies, practices, and procedures relating to all aspects of procurement.
• Conducts programme related procurements for designated portfolio, ensuring compliance with Chemonics policies and procedures, FCDO regulations, and PFRU’s Procurement Manual.
• Issues invitations to tender (ITTs), requests for quotations (RFQs) or Requests for Information (RFI) on behalf of the Ukraine PFRU team and participates on selection panels to ensure transparency and compliance at all steps. Work with the Ukraine PFRU fund and technical teams to prepare and finalize tenders, bidding documents, technical specifications, contracts, schedules of completion, and evaluation reports.
• Works directly with Ukrainian, regional or international vendors and service providers to obtain quotations and/or initiate procurements of requested commodities, works, and services.
• Liaises with vendors and service providers and serves as their point of contact throughout the procurement process. Arranges bidder meetings, compiles clarification questions from bidders and works with the Ukraine PFRU technical team to prepare responses, coordinates evaluation committees, conducts vetting of vendors and service providers, and drafts contracts and purchase orders
• Supports Procurement & Logistics Managers in coordinating with technical and fund teams on project and activity design to ensure suitability and feasibility of proposed procurements.
• Manages the delivery of commodities and works as necessary and identifies needs for capacity building for proper use and maintenance of equipment in coordination with the PFRU technical team. Oversees and ensures proper inspection of equipment is conducted.
• Makes efforts where possible to streamline the procurement process through establishing appropriate Blanket Purchase Agreements or other framework agreements with vendors (as applicable).
• Maintains the programme’s commodity management tracking system for grantees and vendors to provide accurate information to office manager for office inventory.
• Develops any required procurement related approval documentation for submission to FCDO (when required).
• Participates in negotiating terms and conditions of contracts. Monitors contracts and purchase orders issued to vendors and conducts follow up as necessary to ensure compliance to terms and conditions.
• Issues payment requests and processes invoices in line with vendor contract and purchase order payment terms. Ensures completeness of procurement finance voucher.
• Assists Ukraine PFRU operations and admin staff on the procurement of commodities and professional services for the progamme office (as needed).
• Maintains the overall integrity of the procurement filing system by ensuring that appropriate documentation is included in each procurement file including selection memorandums for all procurements. Maintain detailed notes to document all procurements processes and evaluations.
• Responds in a timely manner to procurement requests from the PFRU technical team.
• Provides procurement status reports when requested including attending and actively participating in project implementation meetings.
• Contributes to and maintains PFRU’s vendor database.
• Perform any other tasks requested by the Procurement and Logistics Manager and Procurement Director.

Qualifications:

• Bachelor’s degree in business administration equally relevant field preferred.
• Two years of experience in working in procurement of commodities and services for a FCDO or other donor-funded projects preferred.
• Excellent verbal and written and communication skills.
• Demonstrated leadership, versatility, and integrity.
• Proven experience developing new organizational systems and tools required, with a strong command of Microsoft Office required.
• Ability to work in a professional manner with fellow staff members, visitors, vendors, and the public.
• Demonstrated leadership, versatility and integrity
• Fluency in Ukrainian and English is required.

Place of Assignment

Kyiv, Ukraine

Application Details

Apply using the following link by March 7th. For roles requiring English language skills, English language CVs are preferred (but not required). We encourage to apply people with disabilities. Applications will be considered on a rolling basis. No telephone inquiries, please. Chemonics will contact finalists.

https://app.smartsheet.com/b/form/a44f8791237c4df2a2c0d3d2ad86b2ca