Начальник відділу інженерно-проектувальних робіт (західний регіон)/ Infrastructure Manager (Western Ukraine)

Розташування:  Захід України з частими подорожами до місць реалізації проекту. З базою в Хмельницькому, Тернополі або Вінниці.

Підпорядковується: Керівнику проектів та програм будівництва (Захід)

В підпорядкуванні: Інженери-будівельники

Загалом Мета, обов'язки:

Будучи важливим учасником різносторонньої команди, яка прагне служити найбільш вразливим верствам населення по всьому світові через практичну та співчутливу турботу,  Начальник відділу інженерно-проектувальних робіт (західний регіон) управляє виконанням програм визначених шелтерів та проеків WASH. Під безпосереднім керівництвом керівника проектів та програм будівництва, менеджер інфраструктури підтримуватиме команду відділу інженерно-проектувальних робіт в плануванні, впровадженні та моніторингу структурних оцінок, плануванні втручання та виконанні проекту. Вони розширять потенціал  інженерів-будівельників за допомогою прямої підтримки та контролю якості ключових результатів. Крім того, менеджер інфраструктури допомагатиме у налагодженні зв’язків з місцевою владою та гуманітарними зацікавленими сторонами, а також місцевими організаціями та лідерами громад і, якщо необхідно, братиме участь у координаційних зустрічах.

Огляд проекту

Medair почала працювати в Україні на початку березня 2022 року у відповідь на конфлікт між Росією та Україною. Втручання в галузі охорони здоров’я, психічного здоров’я, житла, розподілу, водопостачання та санітарії здійснюються різноманітною командою професіоналів по всій країні. Деякі є статичними, інші пересуваються для підтримки кількох місць.

Головні обов’язки та відповідальність

програма і якість управління

• Безпосереднє керівництво групою спеціалістів і помічників з питань інфраструктури, призначення завдань, моніторинг робочого навантаження та забезпечення своєчасного та ефективного виконання робіт з високою якістю.
• Забезпечувати керівництво, підтримку та нагляд за персоналом, залученим до інфраструктурних проектів, включаючи групу інфраструктури, групу логістики та спеціаліста з підтримки проекту
• Разом із менеджером інфраструктурних проектів керувати виконанням призначених інфраструктурних проектів для досягнення цілей проекту в межах бюджету та виділених часових рамок з високою якістю.
• Своєчасно та точно готувати регулярні звіти про діяльність інфраструктури, результати та прогрес за показниками для внутрішнього та зовнішнього використання та робити внесок у них.
• Аналізувати та визначати пріоритети заходів на основі визначених потреб.
• Здійснювати регулярні виїзди до місць, де Medair активно працює, або до нових місць як поодинці, так і разом з іншим персоналом Medair (команда з оцінювання або інші одноразові візити, такі як ПК, DCD або CD).
• Регулярно оцінювати та надавати відгуки та рекомендації щодо якості програм і заходів під час візитів на місця та в інший відповідний час.
• Брати участь у моніторингу та оцінці програмної діяльності та результатів, впроваджуючи коригувальні дії на основі важливих питань обговорення на національному рівні.
• Підтримувати відділ управління персоналом у підборі нових співробітників інфраструктури.

 Фінансове та логістичне управління

• Працюючи в рамках бюджетних повноважень, підтримувати менеджера проекту інфраструктури, щоб гарантувати, що всі витрати відповідають бюджету та відповідають стандартам Medair щодо фінансового менеджменту, включаючи підзвітність та належне управління.

• Встановлення та підтримка відповідних систем і процедур для забезпечення відповідності донорським контрактам та іншим вимогам.

• За потреби представляти компанію Medair на нарадах для окремих секторів.

• Підтримка команд логістики в контролі якості та економії запитів на закупівлю, поданих для проектів WASH і житла.

Комунікація і Координація

• Підтримувати відкритий і частий зв’язок, де це можливо, з усіма функціональними зв’язками для цієї посади, включно зі спеціалістом із підтримки проекту на кожній базі для координації виконання програмування інфраструктури та командою логістики для забезпечення високоякісних процесів закупівель.

• Відповідати бенефіціарам із співчуттям і конфіденційністю, підтримуючи професійну репутацію Medair серед спільноти.

• Спілкуйтися безпосередньо з бенефіціарами проекту Medair з повагою та об’єктивністю в офісі, по телефону чи на місці.

• Розробити і підтримувати відповідні, регулярні, прозорі та підтримувальні структури зв’язку з більш широкою командою Medair та іншими відповідними зацікавленими сторонами (наприклад, бенефіціарами, лідерами громад, посадовими особами місцевих і національних урядів, агентствами ООН та іншими неурядовими організаціями) з метою забезпечення належного співробітництва та партнерства.

• Щотижня опрацьовувати дані з результатів та звітувати про програми WASH і житла безпосередньому керівнику.

• Збирати дані та звітувати про WASH та Shelter 5Ws/ActivityInfo для західних міст.

• Розвивати, спілкуватися та підтримувати добрі відносини з представниками відповідних зацікавлених сторін у країні, щоб забезпечити присутність Medair у регіоні.

Управління якістю

• Знати, розуміти та чітко повідомляти основні цінності та програми Medair

• Забезпечити безпеку всіх бенефіціарів, зберігаючи конфіденційність і підтримуючи їх автономію.

Переконайтеся, що проекти впроваджуються відповідно до вимог донорів і відповідно до стандартів Medair, донорів, країни та міжнародних стандартів, надаючи своєчасні та обґрунтовані на фактах консультації командам на місцях.

Специфікація посади

Кваліфікація / Досвід

Професійна кваліфікація. Обов'язкова - ступінь бакалавра в галузі інженерії, наук, архітектури або в іншій суміжній галузі. Бажано - Знання відповідних будівельних матеріалів / методів

Досвід роботи

Обов'язково - 4 роки післякваліфікаційного професійного досвіду, Досвід написання звітів англійською мовою. Бажано - досвід керівної роботи.

Мови

Обов'язково - українська письмова та розмовна, дуже хороший рівень англійської мови, розмовної та письмової. Бажано - Відмінна англійська

IT

Обов’язково – високі навички роботи з комп’ютером (Word і Excel, Інтернет, написання електронної пошти). Технічна здатність підібрати метод збору цифрових даних. Бажано – навички у GIS або AutoCAD. Досвід використання програмного забезпечення ODK.

Компетенції

Мотивація

Основне – пристрасне бажання служити вразливим. Ентузіазм. Самомотивований. Бажання вчитися та бути навченим.     

Командоутворення

Обов’язковий – командний гравець із чудовими навичками спілкування. Бажання підтримати інших і розділити навантаження. Здатність до нарощування потенціалу. Бажано - попередній досвід роботи в мультикультурному колективі.

Адаптивність

Важливо – гнучкий і готовий виконувати інші відповідні завдання, щоб полегшити виконання проекту. Вирішувач проблем. Бажано - креативний, відкритий, здатний самонавчатися. Здатність працювати під тиском і керувати рівнем особистого стресу.

Технічна експертиза

Важливо – міцна комунікація, письмова та усна. Бажано - вміння перекладати українською та англійською мовами.

Управління і керівництво

Важливо - вміє розставляти пріоритети та керувати часом. Здатний представити чіткі та точні дані. Бажано - попередній досвід безпосереднього керівництва. Досвід навчання/наставництва персоналу.

ФІЛІЯ МЕДЕЙР В УКРАЇНІ прагне створити різноманітні та інклюзивні робочі місця та є роботодавцем, який передбачає рівні можливості працевлаштування. За більш детальною інформацією просимо зв'язатись із нами.  

Location: Western Ukraine with frequent travel to project locations. Based in Khmelnytskyi, Ternopil or Vinnytsia.

Job Holder Reports To: Infrastructure Project Manager

Reporting to Job Holder: Infrastructure officers

Overall Purpose, responsibilities:

Working as an important member of a diverse team who are committed to serve the world’s most vulnerable with practical and compassionate care, the Infrastructure Manager will oversee the execution of the assigned Shelter and WASH projects. Under the direct supervision of the Infrastructure Project Manager, the Infrastructure Manager will support the Infrastructure Team in planning, implementing, and monitoring of structural assessments, intervention planning, and project delivery. They will build the capacity of infrastructure officers through hands on support and quality control of key deliverables. In addition, the Infrastructure Manager will assist in liaising with local authorities and humanitarian stakeholders as well as local organizations and community leaders and if necessary, participate in coordination meetings.

Project Overview

Medair began operating in Ukraine early in March 2022 in response to a conflict arising between Russia and Ukraine. Interventions in the sectors of Health, Mental Health, Shelter, Distributions, and Water & Sanitation are delivered by a diverse team of professionals located across the country. Some are static, other are roving to support multiple locations.

Major Duties and Responsibilities

Programme and Quality Management

• Directly line manage team of Infrastructure Officers and Assistants, assigning tasks, monitoring workload, and ensuring work is completed in a timely and efficient manner, to a high quality. 
• Provide guidance, support and supervision to staff involved in infrastructure projects, including Infrastructure team, Logistics team and Project Support Officer
• Along with the infrastructure Project Manager, manage the delivery of assigned Infrastructure projects to meet project objectives within budget and allocated timeframe to a high quality.
• Prepare and contribute to regular reports on Infrastructure activities, outcomes and progress against indicators, for internal and external use, in a timely and accurate manner.
• Analyse and prioritise interventions based on needs identified.
• Regular field trips to locations where Medair is active or to new locations either alone or alongside other Medair personnel (assessment team or other single visits such as PCs, DCDs or CD).
• Regularly assess and provide feedback and recommendations on the quality of the programmes and interventions during field visits and at other relevant times.
• Participate in the monitoring and evaluation of programme activities and outputs, implementing corrective actions based on important points of discussion at national level.
• Support human resources in recruitment of new infrastructure colleagues.

 Financial and Logistical Management

• Working within budgetary authority, support Infrastructure Project Manager to ensure all expenses are according to budget and meet the Medair standards with regard to financial management, including accountability and good governance. 
• Establish and maintain appropriate systems and procedures to ensure the compliance with donor contracts and other requirements.
• Represent Medair at sector specific meetings as required.
• Support logistics teams in quality control and economy of purchase requests raised for WASH and Shelter projects.

 Communication and Coordination

• Maintain open and frequent communication, where applicable, with all functional links for this position, including with Project Support Officer at each base to coordinate delivery of infrastructure programming, and logistics team to ensure high quality procurement processes. 
• Respond to beneficiaries with compassion and confidentiality while upholding Medair’s professional reputation among the community.
• Communicate directly with Medair project beneficiaries with respect and objectivity, at the office, on the phone, or in the field.
• Develop and maintain appropriate, regular, transparent, and supportive communication structures with the broader Medair team and other relevant stakeholders (e.g., beneficiaries, community leaders, local and national government officials, UN agencies and other NGOs), with the objective of ensuring good cooperation and partnerships.
• Collate and report on WASH and Shelter programs each week to the line manager.
• Collate and report WASH and Shelter 5Ws/ActivityInfo for western cities. 
• Develop, network and maintain good relations with the in-country representatives of relevant stakeholders in order to secure the presence of Medair in the region.

 Quality Management

• Know, understand and clearly communicate Medair’s core values and programmes
• Ensure safety of all beneficiaries, maintaining confidentiality and supporting their autonomy.

Ensure projects are implemented in line with donor requirements and in accordance with Medair, donor, country and international standards, providing timely and evidence-based advice to field teams.

Person Specification

Qualification / Experience

Vocational qualification. Essential -Bachelor degree in engineering, sciences, architecture or other related field. Desirable - Knowledge of appropriate construction materials/ methods

Work experience

Essential - 4 years post-qualification professional experience, Experience in report writing in English. Desirable - Management experience.

Languages

Essential - Ukrainian written and spoken, Very good level of English, spoken and written. Desirable - Excellent English

IT

Essential - Excellent computer skills (Word & Excel, Internet, e-mail writing). Technical aptitude to pick up digital data collection method. Desirable - Capacity in GIS or AutoCAD. Experience of using ODK software.

Competencies

Motivation

 Essential - Passionate about serving the vulnerable. Enthusiastic. Self-motivated. Desire to learn and be taught.         

Team-building

Essential - Team-player with excellent inter-personal skills. Willing to support others and share workloads. Aptitude for capacity-building. Desirable - Previous experience working in a multi-cultural team. 

Adaptability

Essential - Flexible and willing to perform other relevant tasks in order to facilitate the running of the project. Problem solver.    Desirable - Creative, open-minded, self-learner. Capacity to work under pressure and manage personal stress levels

Technical expertise

Essential - Strong communication, written and verbal. Desirable - Ability to translate in Ukrainian and English

Management and leadership

Essential - Able to prioritise and time manage. Able to present clear and accurate data. Desirable - Previous experience of direct line management. Experience in training/mentoring staff.

MEDAIR UKRAINE BRANCH strives to create diverse and inclusive workplaces and is an equal employment opportunity employer. For more detailed information, please contact us.