Case Management Officer / Фахівець по роботі з ВПО

Purpose: Working as an important member of a diverse team who are committed to serve the world’s most vulnerable with practical and compassionate care, the Case Management Officer supports and assists with execution of the UNHCR funded shelter project. The Case Management Officer will work as part of the Medair Ukraine team to identify internally displaced people (IDPs) living in collective centres that need support to move into more permanent housing through rental market initiatives. Under the direct supervision of the Case Management Manager, the Case Management Officer will aid in planning, implementing, and monitoring of the case management assessments and support. In close cooperation with the team and relevant stakeholders the Case Management Officer assists in the preparation of work plans and learning materials needed for the project activities. In addition, they will assist in liaising with national authorities and humanitarian stakeholders as well as local organizations and community leaders and if necessary, participate in coordination meetings.

General Responsibilities

• Know, understand, and clearly communicate Medair’s core values and programmes.
• Respond to beneficiaries with compassion and confidentiality while upholding Medair’s professional reputation among the community
• Facilitate the link between beneficiaries, Medair and external agencies, providing information and feedback between beneficiaries and humanitarian teams as appropriate. 
• Uphold Medair values and to contribute to the wellbeing of the team as an active member
• Communicate directly with Medair project beneficiaries with respect and objectivity, at the office, on the phone, or in the field
• Maintain open and frequent communication, where applicable, with all functional links for this position.
• Be flexible, willing to assist in other areas of work as relevant and needed for this role.

Communication and Coordination

• Develop and maintain appropriate, regular, transparent, and supportive communication structures with the broader Medair team and other relevant stakeholders (e.g., beneficiaries, community leaders, local and national government officials, UN agencies and other NGOs), with the objective of ensuring good cooperation and partnerships.
• Participate in Protection Coordination meetings as appropriate and as assigned by the Case Work Manager, as well as in Medair internal trainings, and other working groups or meetings as required, representing Medair and feeding back to the manager on relevant issues. 
• Liaise, as necessary, with the shelter, logistics, and finance staff to ensure items are procured, transported, stored, managed and accounted for correctly.

Major Duties and Responsibilities

• Visit selected collective centres to assess needs and barriers to housing of IDPs living in collective centres. 
• Assess IDPs for eligibility for Medair support and/or UNHCR cash-for-rent and support them in finding housing opportunities. 
• Establish relationships with other organizations for referral, following up with to ensure provision of services.
• Perform routine external and internal referrals of IDP cases to support them to meet identified needs and to support them in accessing and identifying safe and diginified housing outside of collective centres. 
• Provide timely documentation of case management support to track all referrals and case management support through the established case management software.
• Record details of all inquiries, comments and complaints from external stakeholders (e.g. beneficiaries and partner agencies) and work with the appropriate staff to resolve.
• Ensure cases are closed in a timely manner.
• Direct requests and unresolved issues to the designated Medair focal points.
• Internal referrals to Medair teams as appropriate. 

Quality Management

• Promote and use the Medair operating procedures, ensuring that all standardised formats are used, and guidelines are followed.
• Ensure case management activities are implemented in line with donor proposals and requirements and in accordance with Medair, donor, country, and international standards i.e., Sphere, CHS and IASC guidelines.
• Ensure safety of all beneficiaries, maintaining confidentiality and support their autonomy.

Qualifications

Person Specification

Qualification / Experience 

Vocational qualification 

• Social worker or experienced case manager 
• Knowledge about case management
• Experience performing assessments

Work experience 

• At least 1 year’s experience implementing case management or protection projects 
• Experience working in the protection sector
• Previous experience in the humanitarian sector

 Languages 

• Fluent Ukrainian 
• Good English  

IT 

• Familiar with case management software, Microsoft Office programs, in particular Word, Excel, Outlook and PowerPoint.         

Competencies 

Motivation 

• Passionate about serving vulnerable people
• Self-motivated 
• Desire to learn 

Team-building 

• Team-player with good inter-personal skills 
• Willingness to support others and to share workload
• Aptitude for community mobilisation and capacity-building
•  Experience in training others 

Adaptability 

• Capacity to work under pressure and manage personal stress levels
• Flexible, self-learner
•  Willingness to be stretched professionally and personally 

Technical expertise 

• Problem solving ability Knowledge of humanitarian principles, Sphere and CHS 
• Knowledge of working with vulnerable populations
• Experience in monitoring and documentation of implementation and evaluation of activities 

 Management and leadership 

• Able to prioritise clearly and oversee multiple tasks 
• Able to set clear objectives 
• Committed to consultative teamwork
• Good understanding of humanitarian work 

Areas of expertise 

• Protection
• Social Work
• Public Health

Мета: Працюючи як важливий член різноманітної команди, яка прагне обслуговувати найбільш уразливих верств населення світу практичним і милосердним доглядом, фахівець по роботі з ВПО підтримує та допомагає в реалізації проекту притулку, що фінансується УВКБ ООН. Фахівець по роботі з ВПО  працюватиме в складі команди Medair Ukraine для виявлення внутрішньо переміщених осіб (ВПО), які проживають у центрах колективного проживання, яким потрібна підтримка для переїзду в більш постійне житло через ініціативи ринку оренди. Під безпосереднім керівництвом Керівника по роботі з ВПО, фахівець да з управління справами. У тісній співпраці з командою та відповідними зацікавленими сторонами спеціаліст з управління справами допомагає у підготовці робочих планів і навчальних матеріалів, необхідних для проектної діяльності. Крім того, вони допомагатимуть у налагодженні зв’язків із національними органами влади та гуманітарними зацікавленими сторонами, а також місцевими організаціями та лідерами громад, а за потреби братимуть участь у координаційних зустрічах.

Загальні обов'язки

• Знати, розуміти та чітко повідомляти основні цінності та програми Medair.
• Відповідати бенефіціарам із співчуттям і конфіденційністю, підтримуючи професійну репутацію Medair серед спільноти
• Сприяти зв’язку між бенефіціарами, Medair та зовнішніми агентствами, надаючи інформацію та зворотній зв’язок між бенефіціарами та гуманітарними командами, якщо це доречно.
• Підтримувати Medair і сприяти добробуту команди як активний член
• Спілкування безпосередньо з бенефіціарами проекту Medair з повагою та об’єктивністю в офісі, по телефону чи на місцях
• Підтримувати відкрите та часте спілкування, де це можливо, з усіма функціональними зв’язками для цієї посади.
• Гнучкість, готовність допомагати в інших сферах роботи, якщо це актуально та необхідно для цієї ролі.

Комунікація та координація

• Розроблення і підтримка відповідних, регулярних, прозорих та допоміжних структури зв’язку з ширшою командою Medair та іншими відповідними зацікавленими сторонами (наприклад, бенефіціарами, лідерами громад, посадовими особами місцевих і національних урядів, агентствами ООН та іншими НУО) з метою забезпечення доброї співпраці і партнерства.
• Участь у нарадах із координації захисту, якщо це доцільно та за призначенням керівника справи, а також у внутрішніх тренінгах Medair та інших робочих групах чи зустрічах, якщо це необхідно, представляючи Medair і повідомляючи керівнику відповідні питання.
• Контактування, за потреби, з персоналом притулку, логістики та фінансів, щоб переконатися, що предмети закуплені, транспортуються, зберігаються, управляються та обліковуються належним чином.

Основні обов'язки та відповідальність

• Відвідування вибраних центрів колективного проживання, щоб оцінити потреби та перешкоди для житла ВПО, які проживають у центрах колективного проживання.
• Оцінювання права ВПО на підтримку Medair та/або готівку за оренду УВКБ ООН та підтримайте їх у пошуку житла.
• Налагодження відносин з іншими організаціями для направлення, щоб забезпечити надання послуг.
• Виконання регулярних зовнішніх та внутрішніх перенаправлень справ ВПО, щоб допомогти їм задовольнити визначені потреби та підтримати їх у доступі та визначенні безпечного та гідного житла за межами колективних центрів.
• Забезпечення своєчасного документування підтримки управління справами, щоб відстежувати всі направлення та підтримку управління справами за допомогою встановленого програмного забезпечення для управління справами.
• Записуйте деталі всіх запитів, коментарів і скарг від зовнішніх зацікавлених сторін ( наприклад , бенефіціарів і партнерських установ) і працюйте з відповідним персоналом для вирішення.
• Забезпечення своєчасного закриття справ.
• Направлення запитів та невирішених проблем до визначених координаторів Medair .
• Внутрішні перенаправлення до команд Medair у відповідних випадках.

Управління якістю

• Просування та використовування операційних процедур Medair , забезпечуючи використання всіх стандартизованих форматів і дотримання вказівок.
• Перевірка реалізації заходів з управління справами відповідно до пропозицій і вимог донорів, а також відповідно до стандартів Medair , донорів, країни та міжнародних стандартів, наприклад, настанов Sphere, CHS і IASC.
• Забезпечення безпеки всіх бенефіціарів, зберігаючи конфіденційність і підтримуючи їх автономію.

Кваліфікації особи

Кваліфікація / Досвід 

Професійна кваліфікація 

• Соціальний працівник або досвідчений кейс-менеджер 
• Знання про кейс-менеджмент
• Досвід проведення оцінок

 Досвід роботи 

• Принаймні 1 рік досвіду реалізації проектів з ведення справ або захисту
• Досвід роботи в секторі охорони
• Попередній досвід роботи в гуманітарній сфері

Мови 

• Вільне володіння українською мовою 
• Добре знання англійської мови 

IT 

• Знання програмного забезпечення для ведення справ, програми Microsoft Office, зокрема Word, Excel, Outlook та PowerPoint.         

Компетенції 

Мотивація 

• Захоплюється допомогою незахищеним людям
• Самомотивованість 
• Бажання вчитися 

Командоутворення 

• Командний гравець з хорошими навичками спілкування 
• Готовність підтримувати інших і розділяти навантаження
• Здатність до мобілізації громади та розбудови потенціалу
•  Досвід навчання інших 

Адаптивність 

• Здатність працювати під тиском і керувати рівнем особистого стресу
• Гнучкість, самовдосконалення
• Бажання працювати професійно та особисто 

Технічна експертність 

• Здатність вирішувати проблеми 
• Знання гуманітарних принципів, Сфери та ЧС 
• Знання роботи з уразливими верствами населення
• Досвід моніторингу та документування впровадження та оцінки заходів 

 Управління та лідерство 

• Здатність чітко розставляти пріоритети та контролювати виконання кількох завдань 
• Здатність ставити чіткі цілі
• Налаштованість на консультативну командну роботу
•  Добре розуміння гуманітарної роботи 

Галузі знань 

• Захист
• Соціальна робота
• громадське здоров'я

Medair прагне створити різноманітне та інклюзивне робоче місце та роботодавця з рівними можливостями. Для людей з обмеженими можливостями, які хотіли б дізнатися про проживання, будь ласка, зв’яжіться з нами для отримання додаткової інформації.