Multi Purpose Cash Assistance Manager/Керівник напрямку надання грошової допомоги та дистрибуції

Overall Purpose, responsibilities

Set-up and manage Medair’s cash programming in Ukraine. This involves assessments of markets, training of staff, coordinating with other actors, support in developing and documenting processes and procedures, effectively managing and reporting on the project.

Project Overview

Write in three lines maximum to give a broad overview of what the project consists of in order to give a rough idea of the job's context.

Medair’s response to the crisis in Ukraine involves providing assistance to affected people in Ukraine. Current projects are in the sectors of Health, Mental Health, Shelter and Water & Sanitation. 

Major Duties and Responsibilities

Project Management - Training

• Coordinate the assessment and monitoring of the markets in the regions.
• Manage the assigned Cash assistance and distribution project(s) in order to meet the project objectives within budget and within the allotted time frame. And report promptly any operational concerns to line manager (e.g. projected failure to meet objectives; increased beneficiary needs; projected over or under spending on project budget).
• Train the staff involved in the cash and distribution activities and support the set-up in each location.
• Monitor & supervise project activities.
• Facilitate regular meetings to assist information sharing between project staff, to ensure all staff members are aware of project objectives and current work plans and to provide the opportunity for feedback.
• Provide input into the integration of beneficiary participation and accountability in all aspects of the project.
• Ensure accurate and timely reporting of activities according to Medair, donor and timeframes and formats.
• Creation or updating of ODK forms in Excel used for surveys to beneficiary households and post distribution monitoring.

Financial Management

• Monitor the data collection related to tracking of cash payments and distribution to beneficiaries.
• Manage the budget for the assigned project(s) and ensure all expenses are according to budget and meet the Medair standards with regard to financial management, including accountability and good governance.
• Support the team where needed in the set-up and management of cash assistance and distribution modalities for the project, in alignment with sector standards of the concerned banking institutions.

Communication and Coordination

• Develop appropriate, regular, transparent and supportive communication structures with the assigned team.
• Liaise and develop relationships with other NGOs/UN agencies, local authority structures and other stakeholders. 
• Attend coordination meetings, such as regional/oblast level meetings and other.
• Ensure cross check of lists of potential beneficiaries with other agencies to avoid duplication of beneficiaries and overlap with other programmes.

Quality Management

• Ensure projects are implemented in line with donor requirements and in accordance with Medair, donor, country and international standards.
• Ensure the inclusion of multichannel feedback measures, data protection considerations and security aspects to be implemented to avoid fraud and corruption as well as unattended effects.

Person Specification

Qualification / Experience 

Vocational qualification

Essential - Bachelor degree in project management, development studies, social work or related areas.

Desirable  -  Understanding of Data collection principles

Strong knowledge of Project Management principles.

Good report writing skills.

Work experience 

Essential - 2 years post-qualification professional experience 

Experience in report writing in English. 

Desirable  -  project management & humanitarian experience.

Languages 

Essential - Ukrainian written and spoken

Very good level of English, spoken and written

Desirable  -  Excellent English

IT 

Essential - Excellent computer skills (Word & excel, Internet, e-mail writing). Technical aptitude to pick up digital data collection methods

Desirable  -  Advanced knowledge of Excel and databases. Experience of using ODK software     

Competencies 

Motivation

Essential - Passionate about serving the more vulnerable

Self-motivated

Enthusiasm

Desirable - Desire to learn 

Team-building 

Essential - Team-player with good inter-personal skills 

Willingness to support others and to share workload

Aptitude for capacity-building

Desirable - Previous experience working in a multi-cultural team. Experience in training/mentoring staff 

Adaptability 

Essential - Capacity to work under pressure and manage personal stress levels

Ability to adapt communication strategies for different situations

Flexible and willing to perform other relevant tasks in order to facilitate the running of the project

Problem solver

Desirable - Creative, open-minded, flexible, self-learner

Technical expertise 

Essential - Strong communication, particularly verbal

Desirable - Ability to translate in Ukrainian and English  

Management and leadership 

Essential - Able to prioritise and time manage

Able to present clear and accurate data

• Загальна мета, обов'язки
  Налагодження та управління програмою надання грошових коштів Medair в Україні. Вона передбачає оцінювання ринків, навчання персоналу, координацію з іншими учасниками, підтримку в розробці та документуванні процесів і процедур, ефективне управління та звітування про проект.
  Огляд проекту
  
  Реанування Medair на кризу в Україні передбачає надання допомоги постраждалим людям в Україні. Поточні проекти в секторах охорони здоров’я, психологічного здоров’я, житла та водопостачання та водовідведення.
  Основні обов'язки та відповідальність
  Управління проектами - Навчання
  Координування оцінювання та моніторингу ринків у регіонах.
• Керування грошовою допомогою та проектом(ами) з розподілу, щоб досягти цілей проекту в межах бюджету та в межах відведеного часу. Негайне повідомлення лінійному керівнику про будь-які операційні проблеми (наприклад, очікуване недосягнення цілей; збільшення потреб бенефіціарів; прогнозоване перевищення або недовитрати бюджету проекту).
• Навчання персоналу, який бере участь у діяльності з готівки та розподілу, і підтримуйте налаштування в кожному місці.
• Моніторинг та нагляд за проектною діяльністю.
• Сприяння регулярним зустрічам для сприяння обміну інформацією між персоналом проекту, щоб переконатися, що всі співробітники обізнані про цілі проекту та поточні робочі плани, а також надати можливість для зворотного зв’язку.
• Внесок до інтеграції участі бенефіціарів та підзвітності в усіх аспектах проекту.
• Забезпечення точного та своєчасного звітування про діяльність відповідно до часових рамок і форматів Medair, донорів і донорів.
• Створення або оновлення форм ODK в Excel, які використовуються для опитування домогосподарств-бенефіціарів та моніторингу після розподілу.

Фінансовий менеджмент

• Контроль збору даних, пов’язаних із відстеженням виплат готівкою та розподілом бенефіціарів.
• Управління бюджетом призначеного(их) проекту(ів) і забезпечте, щоб усі витрати відповідали бюджету та відповідали стандартам Medair щодо фінансового менеджменту, включаючи підзвітність та належне управління.
• Підтримка команди, якщо це необхідно, у створенні та управлінні грошовою допомогою та способами розподілу для проекту відповідно до галузевих стандартів відповідних банківських установ.

Комунікація та координація

• Розроблення належних, регулярних, прозорих та підтримуючих структур спілкування з визначеною командою.
• Підтримка зв’язку і відносин з іншими НУО/агенціями ООН, місцевими органами влади та іншими зацікавленими сторонами.
• Відвідання координаційних зустрічіей наприклад зустрічей регіонального/обласного рівня тощо.
• Забезпечення перехресної перевірки списків потенційних бенефіціарів з іншими агенціями, щоб уникнути дублювання бенефіціарів і збігу з іншими програмами.

Управління якістю

• Перевірка відповідності реалізації проектів вимогам донорів і стандартів Medair, донорів, країни та міжнародних стандартів.
• Забезпечення включення заходів багатоканального зворотного зв’язку, міркувань щодо захисту даних і аспектів безпеки, які мають бути впроваджені, щоб уникнути шахрайства та корупції, а також неконтрольованих ефектів.

Кваліфікація / Досвід
Професійна кваліфікація

• Ступінь бакалавра з управління проектами, досліджень розвитку, соціальної роботи або суміжних областей.
• Розуміння принципів збору даних
• Глибоке знання принципів управління проектами.
• Хороші навички написання звітів.

Досвід роботи

• Досвід роботи за фахом від 2 років
• Досвід написання звітів англійською мовою.
• Досвід управління проектами та гуманітарної діяльності.

Мови

• Українська письмова та розмовна
• Дуже хороший рівень англійської, розмовної та письмової
• Бажано - Відмінна англійська

IT

• Відмінні навички роботи з комп’ютером (Word і Excel, Інтернет, написання електронної пошти). 
• Технічна здатність підбирати методи збору цифрових даних
• Досконале знання Excel та баз даних. 
• Досвід використання програмного забезпечення ODK

Мотивація

• Бажання служити більш уразливим
• Самомовтивованість
• Ентузіазм
• Бажання вчитися

Командоутворення

• Командний гравець із хорошими навичками спілкування
• Готовність підтримувати інших і розділяти навантаження
• Здатність до нарощування потенціалу
• Бажано - попередній досвід роботи в мультикультурному колективі. 
• Досвід навчання/наставництва персоналу

Адаптивність

• Здатність працювати під тиском і керувати рівнем особистого стресу
• Здатність адаптувати стратегії спілкування для різних ситуацій
• Гнучкий і готовий виконувати інші відповідні завдання, щоб полегшити виконання проекту
• Вирішувач проблем
• Бажано - креативність, відкритість, гнучкість, здатність самонавчатися

Технічна експертиза

• Розвинені навички спілкування, особливо вербального
• Бажано - Вміння перекладати українською та англійською мовами

Менеджмент і лідерство

• Вміння розставляти пріоритети та керувати часом
• Вміння подавати чіткі та точні дані