Senior Finance officer/Старший фінансист

Загальна мета: працюючи як важливий член різноманітної команди, яка прагне служити найбільш вразливим світам з практичною та співчутливою турботою, старший фінансовий офіцер відповідає за підтримку фінансового відділу.
Відповідальність за ведення фінансового обліку та звітної документації несе старший фінансист. Під загальним керівництвом фінансового менеджера старший фінансовий офіцер підтримуватиме фінансовий відділ у розробці та впровадженні найкращих практик бухгалтерського обліку, надаючи оперативну та проактивну підтримку менеджерам і персоналу в Medair Ukraine.
Огляд проекту: Багатосекторна програма допомоги, включаючи надання первинної медичної допомоги, харчування, сприяння здоров’ю та гігієні, водопостачання та санітарії, а також розповсюдження непрофільної матеріальної бази та житла для надзвичайних ситуацій між стаціонарними та екстреними пунктами реагування по всій Україні. Мета – допомогти постраждалим вразливим громадам в Україні.
Основні обов'язки та відповідальність
Організовувати належний фінансовий облік діяльності організації, контролювати ефективне використання матеріальних, людських і фінансових ресурсів та охороняти майно.Забезпечити відповідність процедур фінансового обліку стандартним методам, обліковій політиці, стандартам обробки облікових даних, встановленим законодавством України, з урахуванням діяльності MedairКоординує роботу бухгалтерії та контролює правильність обліку всіх операційВимагати від усіх підрозділів та працівників суворого дотримання порядку оформлення супровідних документівВжити всіх заходів для запобігання несанкціонованому та прихованому внесенню змін до підтверджуючих документів та книг обліку та забезпечити збереження всіх звітних документів та книг обліку протягом встановленого терміну.Забезпечити, щоб українські фінансові звіти (ПДВ, зарплати, податки, фінансовий звіт тощо) були складені відповідно до даних бухгалтерського обліку, підписані та передані відповідним сторонам у встановлені терміниПереконайтеся, що надається точна, надійна та нейтральна інформація про фінансовий стан, результати та потік коштів всередині організації.Контроль за банківсько-касовими операціями та ефективним використанням матеріальних, людських і фінансових ресурсівКонтролювати облік праці та нарахування заробітної плати.Ініціювати процедури щорічної інвентаризації в організації, контролювати та перевіряти документацію щодо нестачі та компенсувати причини нестачі, крадіжки чи пошкодження активів організації.Щорічно готує в установленому порядку необхідні дані для звітних документів штабу.Брати участь у розробці процедур внутрішнього аудиту та контролювати дотримання цих процедур.Повідомляйте фінансового менеджера про всі нові закони, що стосуються бухгалтерського обліку чи закону про персонал, і запропонуйте відповідні зміни процедури.Організовує підготовку рекомендацій щодо в     - облікову політику організації, перегляд встановленої облікової політики, форм фінансової звітності та врахування діяльності організації та методів обробки даних.
      - Розробка систем та форм внутрішнього обліку та документації, додаткових систем рахунків та книг аналітичного обліку, звітної документації та контролю бухгалтерських операцій.
       - Визначити права працівників щодо підпису підтверджуючих та зведених бухгалтерських документів.
      - Ефективна структура бухгалтерії та чисельність її працівників, підвищення кваліфікації бухгалтерів та забезпечення методичними матеріалами.
      - Удосконалення системи управління інформацією та надходження інформації до відповідальних сторін.
       - Підготуйте бюджет відповідно до стандартів Medair та вимог донорів для забезпечення фінансової діяльності в організації.
       - Встановіть щомісячний запит на кошти.
       - дотримуватись бюджетної дисципліни та правильно розподіляти рахунки в межах затверджених сум.
Поінформуйте працівників про відповідне законодавство, методи та інформаційні матеріали та будь-які поправки до законодавства.Виконувати будь-які інші завдання, визначені вищим керівництвомСпецифікація особи
Кваліфікація / Досвід
Професійна кваліфікація
Обов’язково – диплом у галузі фінансів, бухгалтерського обліку чи адміністрування, відповідне навчання
Бажано - ступінь ділового адміністрування або фінансового обліку
Досвід роботи
Обов'язково - 5 років в Україні бухгалтерія
Бажано - З досвідом роботи в Україні та знанням фінансового права України
Мови
Обов’язково – гарна англійська (розмовна та письмова) та вільне володіння українською
IT
Обов’язково – знання комп’ютера з хорошим робочим знанням пакету Microsoft Office, зокрема Outlook, Word, Excel і Explorer, а також знання систем бухгалтерського обліку
Компетенції
Мотивація
Важливо - Бажання служити іншим
Бажано - співчутливий, самовмотивований, ентузіазм, енергійний, самостійний

Командоутворення
Необхідний
Командний гравець, але також здатний працювати самостійноХороші навички міжособистісного спілкування та вирішення конфліктівРішучий і впевнений характерБажано - заохочує, підтримує
Адаптивність
Основне -
Здатність працювати під тиском і керувати рівнем особистого стресуКреативний, відкритий, гнучкий, здатний самонавчатисяДобре розуміння міжкультурних питаньЗдатність виконувати багато завдань, підтримувати рівновагу під час стресу, думати наперед і працювати до дедлайнів.«Можу», позитивний настрій і гнучкий підхідМожливість працювати конфіденційно в будь-який часТехнічна експертиза
Необхідний
Здатність вирішувати проблемиВідданість найкращим практикамУспішна робота з детальними процесами та процедурами.Менеджмент і лідерство
Важливо - хороші особисті лідерські якості

Overall Purpose: Working as an important member of a diverse team who are committed to serve the worlds most vulnerable with practical and compassionate care the senior finance officer is responsible for supporting the finance department.

Senior finance officer is responsible for the financial accounting and reporting documentation. Under the overall guidance of finance manager, senior finance officer will support finance department to develop and deliver best accounting practices by providing responsive and proactive support to managers and staff across Medair Ukraine.

Project Overview: Multi-sector relief programme including provision of Primary Health Care, Nutrition, Health and Hygiene Promotion, Water and Sanitation and NFI & Emergency Shelter distributions across fixed and emergency response locations throughout Ukraine. The goal is to assist in emergency suffering in vulnerable communities in Ukraine.

Major Duties and Responsibilities

• To organise proper financial accounting of the organisation's activities, to monitor the efficient use of material, human and financial resources and to protect property.
• To ensure that the financial accounting procedures are in accordance with the standard methods, accounting policies, standards of accounting data processing set out in the law of Ukraine, taking into account the activities of Medair
• To coordinates the work of the accounting department and oversees that all transactions are correctly recorded in the accounts
• Require all departments and employees to strictly adhere to the procedures for drafting supporting documents
• Take all measures to prevent unauthorised and concealed changes to supporting documents and ledgers and ensure that all reporting documents and ledgers are kept for the required period.
• To ensure that Ukrainian financial reports (VAT, salaries, Taxes, financial report, etc) are completed in accordance with the accounting data, signed and handed over to the appropriate parties within the prescribed deadlines
• Ensure that accurate, reliable and neutral information is provided on the financial position, results and flow of funds within the organisation.
• Overseeing bank and cash transactions and the efficient use of material, human and financial resources
• Oversee the accounting of labour and payroll.
• Initiate annual inventory procedures within the organisation, monitor and check documentation regarding shortages and compensate for the causes of shortages, theft or damage to organisational assets.
• Prepares the required data for the headquarters reporting documents annually in accordance with established procedures.
• Participate in the development of procedures for internal audits and monitor compliance with these procedures.
• Report to the finance manager about all new law decree regarding accounting or staff law, and suggest procedure modifications accordingly.
• Organises the preparation of recommendations on the

     - the organisation's accounting policies, revising established accounting policies, financial accounting forms and considering the organisation's activities and data processing techniques.

      - Development of systems and forms for internal accounting and documentation processes, additional systems of accounts and analytical accounting ledgers, reporting documentation, and control of accounting transactions.

       - Determine the rights of employees to sign supporting and consolidated accounting documents.

      - Effective structure of the accounting department and the number of its members, accounting refresher training and provision of guidance material.

      - Improving the information management system and the flow of information to the responsible parties.

       - Prepare a budget in accordance with Medair standards and donor requirements to ensure financial activity within the organisation.

       - Establish a monthly request for funds.

       - Observe budgetary discipline and allocate accounts correctly within the approved amounts.

• Brief employees on relevant legislation, methods and information material and any amendments to legislation.
• Carry out any other tasks as determined by senior management

Person Specification

Qualification / Experience 

Vocational qualification

Essential - Diploma in finance, accounting or Administration, relevant studies 

Desirable  -  Degree in Business Administration or finance accounting 

Work experience 

Essential - 5 years in Ukraine accounting

Desirable  -  With experience in Ukraine and strong in Ukraine’s financial law

Languages 

Essential - Good English (spoken and written) and fluent Ukrainian

IT 

Essential - Computer literate with good working knowledge of The Microsoft Office package, specifically Outlook, Word, Excel and Explorer And Familiar with accounting systems     

Competencies 

Motivation

Essential - Desire to serve others

Desirable - Compassionate, self-motivated, enthusiastic, energetic, autonomous

Team-building 

Essential 

• Team-player but also able to work independently
• Good inter-personal and conflict resolution skills
• Determined and confident character

Desirable - Encouraging, supportive

Adaptability 

Essential - 

• Capacity to work under pressure and manage personal stress levels
• Creative, open-minded, flexible, self-learner
• Good understanding of cross-cultural issues
• Ability to multi-task, maintain a level head when under pressure, think ahead and to work to deadlines.
• "Can Do", positive attitude and flexible approach
• Ability to work confidentially at all times

Technical expertise

Essential 

• Problem solving ability
• Commitment to best practice
• Successful track record working with detailed processes and procedures.

Management and leadership

Essential - Good personal leadership skills