HR/Administrative Assistant / Фахівець з кадрових та адміністративних питань

MISSION:

The humanitarian aid organization Arzte der Welt e. V. is the German division of the international network Medecins du Monde/Doctors of the World (MdM). The 17 national members of the network implement domestic and international health care projects, currently almost 340 projects in 75 countries around the world.

MdM provides emergency medical aid in disaster and crisis situations, supports access to health care and, if possible, assists with reconstruction measures. The network is also active in risk reduction and preparedness as well as long-term development co-operations in neglected regions around the world that receive little public attention. MdM ensures that its health services are provided equally to the most vulnerable citizens, refugees, internally displaced people and host communities, regardless of their ethnic, social, religious or political background. 

MdM has been operating in Ukraine since 2015, targeting the most vulnerable communities and people by improving access and quality of health care services for the population. Since February 2022 MdM has restructured its setting in Ukraine and adjusted the programme accordingly. Currently MdM GE maintains a coordination office in Dnipro and field offices in Vinnytsia and Kramatorsk. The emergency response in Ukraine is currently implemented around two main components: direct delivery of services through multidisciplinary mobile units (including PHC, SRH, MHPSS and support to GBV survivors) to IDPs and strengthening the local health system through distribution of medicines and medical supplies to several hospitals and primary health care facilities.

GEOGRAPHICAL SCOPE OF INTERVENTION:

The HR/Administrative Assistant is based in Kramatorsk. 

ORGANIZATION CHART

Line Manager: Project Manager Kramatorsk.  

JOB SUMMARY

Under the supervision of Project Manager will assist him/her in the following tasks: Follow up national staff HR’s administrative issues like preparing contracts, salary slips, Ensure a weekly check of the cashbox, monthly cash reconciliation in Kramatorsk office.

RESPONSIBILITIES DESCRIPTION: 

HR ADMINISTRATION

• Organize keeping the Kramatorsk staff database updated monthly.
• In close collaboration with Administrative team ensure archiving and monitoring of individual files and deliver all documents relative to the professional life. 
• Follow up national staff HR’s administrative issues like preparing contracts, salary slips.
• Prepare all HR documents for registration of the new employees with state authorities together with Administrative team.
• Make sure the employees’ files are up to date and in line with MdM Germany guidelines and Ukrainian legislation together with Administrative team. 
• Follow-up of leaves / overtime compensation: update the attendance tracker, prepares a monthly report on holidays / compensation, and share the leaves follow up table with the coordination team.
• Prepare draft Orders for leaves and Business trips.
• Collect and archive of individual time sheets of Kramatorsk base staff.
• Print salary slip to be signed by the employee and properly archived.
• Follow up on legal requirements regarding employment (social security, employment contracts etc.).
• Assist in the conduction of Annual Individual performance evaluations.
• Update and Follow-up on the internal capacity building opportunities (trainings, seminars, conferences etc.) for Kramatorsk bases and share it with the HR Officer.
• Assist the employees when necessary to fulfil their HR administration duties.
• Perform any other additional duties on request of the Line Manager.

RECRUITMENT

• After the coordination team's approval, publish German MdM vacancies on job search sites. 
• Prepare a longlist of potential candidates based on the criteria provided in the advertisement.
• Prepare of shortlist of potential candidates based on criteria provided by Coordinators.
• Organize candidate testing (phone calls, email correspondence, etc.).
• Facilitate the candidate testing process (sending tests, monitoring test returns, sending tests for evaluation, etc.).
• Conduct interviews with candidates (phone calls, email correspondence, etc.).
• Participate in the interviews as an HR representative.
• Fill out the interview form
• Properly archive the documentation of the recruitment process
• Regularly fill out the recruitment tracker

ADMINISTRATIVE MANAGEMENT 

• Prepare full set of documents for payments (translation of invoices and delivery notes, consolidation of files) 
• Ensure that archiving of documents (both paper and digital) is done according to MdM Germany requirements and state legislative standards 
• Ensure a weekly check of the cashbox, monthly cash reconciliation in Kramatorsk office
• Assist Admin Officer in archiving all necessary documents for accountancy in accordance with both MdM Germany procedures and Ukrainian standards and legislation
• Conduct visits to the state agencies for receiving information or clarifications for any administrative issues when needed.

OTHER DUTIES

• Participate in meetings.
• Providing written and verbal translations from Ukrainian or Russian to English and vice versa for documents and meetings related to the activities of the administrative and finance team.
• Perform other additional activities that do not contradict this Job description on request of HR Officer.

Note: This list of activities is not exhaustive and may change depending on the situation

HIERARCHICAL & FUNCTIONAL LINKS

Hierarchical link: Project Manager Kramatorsk 

REQUIRED QUALIFICATIONS:

Academic background: Degree in Finance/Accountancy/Economics/HR or related field

REQUIREMENTS:

• Language requirements: Advanced Ukrainian, English and Russian
• Computer requirements: Competency in MS Word and Excel.

EXPERIENCE:

The successful candidate must have:

• Minimum 1 year experience
• Good knowledge of local accounting is a great asset.
• Previous experience with INGO is an asset.

COMPETENCE PROFILE:

• Ability to work quickly, under pressure, and with short deadlines.
• Necessity to manage priorities and to adapt them daily according to the context.
• Flexibility to adapt to changing requirements.
• Cultural sensitivity and ability to work in a multi-cultural environment-
• Ability to listen and share decisions.
• Sense of humour
• Good writing and communication skills
• Team player
• Alignment with principles and ethics of Arzte der Welt

AVAILABILITY

Incorporation date: ASAP

Fixed term contract with possibility of extension depending on funding

Only applications submitted in English will be considered. 

If a response to the application is not received within 20 days, such application shall be deemed rejected.

Our organisation welcomes people with disability to apply and be part of our team. The candidates with disability will be given an advantage during the selection process compared to the candidates with the same level of qualification.

Please note:

Doctors of the World promotes equal opportunities for all people. We adhere to a policy of positive regard for people who, due to a functional difference or social and/or cultural backgrounds, belong to groups that are underrepresented in the positions offered.

 Therefore, no candidate who meets the professional requirements will be excluded from the selection process based on functional differences, social or cultural origin, race or ethnicity, sex, gender, or any other social or cultural characteristic.

МІССІЯ:

Гуманітарна організація «Ерцте дер Вельт» (Arzte der Welt) – це німецький підрозділ міжнародної мережі «Лікарі світу» (Medecins du Monde/Doctors of the World (MdM)). 17 національних членів мережі реалізують як вітчизняні, так і міжнародні проекти в галузі охорони здоров’я, наразі у нас є майже 340 проектів у 75 країнах світу.

MdM надає невідкладну медичну допомогу під час стихійних лих і кризових ситуацій, підтримує доступ до медичної допомоги та, якщо можливо, допомагає в заходах з відновлення. У тому числі мережа бере активну участь у зниженні ризиків і забезпеченні готовності до них, а також у довгостроковому співробітництві в регіонах, що знаходяться у скрутному становищі, по всьому світу, та яким громадськість приділяє мало уваги. MdM Німеччина гарантує, що її медичні послуги на однакових умовах надаються найбільш уразливим громадянам, біженцям, внутрішньо переміщеним особам і приймаючим громадам, незалежно від їхнього етнічного та соціального походження, релігійних чи політичних переконань.

MdM працює на сході України з 2018 року, орієнтуючись на найбільш уразливі верстви населення та людей, покращуючи доступ та якість медичних послуг для населення Луганської та Донецької областей. Після ескалації конфлікту в лютому 2022 року організація MdM Німеччина реструктурувала своє представництво в Україні та внесла відповідні зміни до програми. Зараз у MdM є координаційний офіс у Дніпрі та польові офіси у Вінниці і Краматорську. Реагування на надзвичайні ситуації в Україні наразі реалізується через безпосереднє надання послуг через мультидисциплінарні мобільні бригади (MUs) та/або виїзні команди (OTs) включаючи первинну медичну допомогу, статеве репродуктивне здоров’я, психосоціальну підтримку психічного здоров’я та підтримку жертв гендерного насильства та ВПО та місцевого населення. Програми MdM- Німеччина також підтримують місцеву систему охорони здоров'я, шляхом розподілу ліків та медичних товарів для декількох лікарень і закладів первинної медичної допомоги, а також підтримуючи безперервний професійний розвиток (IST) та підвищення кваліфікації медичних працівників (HCWs). 

Крім того, програма MdM Німеччина працює безпосередньо з постраждалими громадами, щоб виявити найбільш уразливі та недоступні спільноти, зв'язати їх зі службами підтримки, а також надати їм інформацію про здоров'я та іншу підтримку.

Місце роботи: Фахівець з кадрових та адміністративних питань в м. Краматорськ. 

ОРГАНІЗАЦІЙНА СХЕМА

Лінійний менеджер: Менеджер з проектів у м. Краматорськ 

ОСНОВНІ ОБОВ'ЯЗКИ

Під керівництвом Менеджера з проектів, допомагатиме йому/їй у виконанні наступних завдань: стежити за адміністративними питаннями національного персоналу, такими як підготовка контрактів, відомостей про заробітну плату, щотижнева перевірка каси, щомісячна звірка готівки в офісі в Краматорську.

ОПИС ОБОВ'ЯЗКІВ:

УПРАВЛІННЯ ПЕРСОНАЛОМ

• Організація щомісячного оновлення бази даних персоналу у м. Краматорськ.
• У тісній співпраці з адміністративною командою забезпечувати архівування та моніторинг персональних файлів співробітників у м. Краматорськ та надавати всі документи, пов'язані з професійним життям.
• Відстеження адміністративних питань національного персоналу, таких як підготовка контрактів, довідок про зарплату.
• Готувати всі кадрові документи для реєстрації нових співробітників в органах державної влади разом з адміністративною командою.
• Переконайтеся, що файли співробітників актуальні та відповідають інструкціям MdM Німеччини та законодавству України разом з адміністративною командою.
• Відстеження відпусток/компенсації за понаднормову роботу: оновлення системи відстеження відвідуваності, підготовка щомісячного звіту про відпустки/компенсацію та надання таблиці відпусток команді координації. 
• Готувати проекти наказів про відпустки та відрядження.
• Збір та архівація індивідуальних табелів робочого часу працівників у м. Краматорськ.
• Роздрукувати зарплатну відомість для підпису працівника та належним чином архівувати.
• Слідкувати за вимогами законодавства щодо працевлаштування (соціальне страхування, договори працевлаштування тощо).
• Допомога в проведенні щорічної індивідуальної оцінки ефективності.
• Оновлення та подальші дії щодо можливостей розвитку внутрішнього потенціалу (тренінги, семінари, конференції тощо) для бази в м. Краматорськ та надання інформації Консультанту з питань управління людськими ресурсами.
• Допомагати працівникам у разі потреби у виконанні їхніх обов’язків з управління персоналом.
• Виконувати будь-які інші додаткові обов'язки на вимогу керівника.

НАБІР ПЕРСОНАЛУ

• Після погодження з боку координаційної команди публікувати об’яви про вакансії MdM Німеччини на сайтах пошуку роботи.
• Готувати список потенційних кандидатів зважаючи на критерії надані в оголошенні.
• Готувати список потенційних кандидатів зважаючи на критерії, надані координаторами.
• Організувати тестування кандидатів (телефонні дзвінки, електронне листування тощо).
• Супроводжувати процес тестування кандидатів (відправлення тесту, контроль повернення тесту, відправлення тестів на перевірку тощо).
• Організувати співбесіди з кандидатами (телефонні дзвінки, електронне листування тощо)
• Брати участь у співбесідах в якості представника з управління людськими ресурсами.
• Заповнювати інтерв'ю форму проведення співбесіди
• Належно архівувати документацію процесу підбору персоналу
• Регулярно заповнювати трекер з набору персоналу

АДМІНІСТРАТИВНИЙ МЕНЕДЖМЕНТ

• Готувати повний комплект документів для оплати (переклад рахунків і накладних, консолідація файлів).
• Забезпечувати архівацію документів (як паперових, так і цифрових) відповідно до вимог MdM Німеччини та державних законодавчих стандартів.
• Забезпечити щотижневу перевірку касової скриньки, щомісячну звірку грошових коштів в офісі у м. Краматорськ
• Допомагати Бухгалтеру-експерту в архівації всіх необхідних документів для бухгалтерського обліку відповідно до процедур MdM Німеччини та українських стандартів і законодавства
• Здійснювати візити до державних установ для отримання інформації чи роз’яснень з будь-яких адміністративних питань, коли це необхідно.

ІНШІ ОБОВ’ЯЗКИ

• Беріть участь у зустрічах.
• Перекладати письмово та усно з української або російської на англійську і навпаки документи та на зустрічах, що відносяться до діяльності адміністративної та фінансової команди
• Виконувати іншу додаткову діяльність, що не суперечить цій Посадовій інструкції, на вимогу Консультанта з питань управління людськими ресурсами.

Примітка: Цей перелік заходів не є повним і може змінюватись залежно від ситуації

ІЄРАРХІЧНІ ТА ФУНКЦІОНАЛЬНІ ЗВ`ЯЗКИ:

Безпосередній керівник:  Менеджер з проектів

 НЕОБХІДНА КВАЛІФІКАЦІЯ:

Академічна освіта: ступінь у галузі фінансів/бухгалтерського обліку/економіки/HR або суміжної галузі 

ВИМОГИ:

• Вимоги до мови: поглиблена українська, англійська та російська

• Знання програмного забезпечення: Володіння пакетом MS, зокрема Word та Excel

ДОСВІД РОБОТИ:

Успішний кандидат повинен мати:

• Досвід роботи не менше 1 року

• Добре знання місцевої бухгалтерії є великою перевагою.

• Попередній досвід роботи з INGO є перевагою.

ПРОФІЛЬ КОМПЕТЕНЦІЙ:

• Здатність працювати швидко, під тиском і в короткі терміни.

• Необхідність керувати пріоритетами та адаптувати їх щодня відповідно до контексту.

• Гнучкість адаптації до мінливих вимог.

• Культурна чутливість і здатність працювати в мультикультурному середовищі-

• Уміння слухати та ділитися рішеннями.

• Почуття гумору

• Гарні навички письма та спілкування

• Командний гравець

• Відповідність принципам і етиці Arzte der Welt

Початок: Якнайшвидше 

Контракт із фіксованим строком роботи із можливістю продовження залежно від фінансування

Заробітна плата:  Відповідно до штатного розпису організації 

Розглядатимуться лише заявки, подані англійською мовою.

Якщо відповідь на заявку не надійшла протягом 20 днів, таку заявку слід вважати відхиленою.

Наша організація запрошує людей з інвалідністю приєднуватися до нашої команди. Кандидати з інвалідністю матимуть перевагу в процесі відбору порівняно з кандидатами з таким самим рівнем кваліфікації.

Будь ласка, зауважте:  

Організація «Лікарі світу» сприяє забезпеченню рівних можливостей для всіх людей. Ми дотримуємось політики позитивного ставлення до людей, які через функціональну відмінність або соціальне та / або культурне походження належать до груп, недостатньо представлених на запропонованих посадах.

Тому жодного з кандидатів, які відповідатимуть професійним вимогам, не буде виключено з процесу відбору через  функціональну відмінність, соціальне чи культурне походження, расову або етнічну приналежність, стать, гендер або будь-яку іншу соціальну або культурну ознаку.