Менеджер з логістики / Logistics Manager

МІСІЯ:

           Гуманітарна організація «Ерцте дер Вельт» (Arzte der Welt) – це німецький підрозділ міжнародної мережі «Лікарі світу» (Medecins du Monde/Doctors of the World (MdM)). 17 національних членів мережі реалізують як вітчизняні, так і міжнародні проекти в галузі охорони здоров’я, наразі у нас є майже 340 проектів у 75 країнах світу.

MdM надає невідкладну медичну допомогу під час стихійних лих і кризових ситуацій, підтримує доступ до медичної допомоги та, якщо можливо, допомагає в заходах з відновлення. У тому числі мережа бере активну участь у зниженні ризиків і забезпеченні готовності до них, а також у довгостроковому співробітництві в регіонах, що знаходяться у скрутному становищі, по всьому світу, та яким громадськість приділяє мало уваги. MdM Німеччина гарантує, що її медичні послуги на однакових умовах надаються найбільш уразливим громадянам, біженцям, внутрішньо переміщеним особам і приймаючим громадам, незалежно від їхнього етнічного та соціального походження, релігійних чи політичних переконань. 

MdM працює в Україні з 2015 року, орієнтуючись на найбільш уразливі верстви населення та людей, покращуючи доступ та якість медичних послуг для населення. З лютого 2022 року організація MdM реструктурувала своє представництво в Україні та були внесені відповідні зміни до програми. Зараз у MdM має координаційний офіс у Дніпрі та польові офіси у Вінниці та Краматорську. Реагування на надзвичайні ситуації в Україні наразі реалізується навколо двох основних компонентів: пряме надання послуг через мультидисциплінарні мобільні бригади (включаючи первинну медичну допомогу, статеве репродуктивне здоров’я, психосоціальну підтримку психічного здоров’я та підтримку жертв гендерного насильства) для ВПО та зміцнення місцевої системи охорони здоров’я шляхом розподілу ліків та медичних товарів для декількох лікарень і закладів первинної медичної допомоги.

ГЕОГРАФІЧНА СФЕРА ВТРУЧАННЯ:

Менеджер з логістики базується в Дніпрі

ОРГАНІЗАЦІЙНА СХЕМА

Лінійний менеджер: Генеральний координатор

ОСНОВНІ ОБОВ'ЯЗКИ

Ця позиція передбачає управління та контроль за всіма аспектами роботи відділу логістики в місті Дніпро та узгодження рішень в тісній співпраці з Головним експертом з логістики.

Менеджер з логістики відповідає за управління та зміцнення національного логістичного відділу MdM Німеччина в Україні.

Очолює Логістичний Департамент програми організації у Дніпропетровській, Вінницькій та Донецькій областях, що включає в себе управління та нагляд за повним ланцюгом поставок на місцевому рівні та підтримку його на міжнародному рівні, включаючи пересилку товарів в інші області, місцеву закупівлю, управління складом, управління автопарком та транспортуванням, а також всі інші технічні підтримки, такі як ІТ, будівництво та реабілітація, телекомунікації, обслуговування приміщень та інфраструктур MdM Німеччина та інше, при цьому керуючи командою під його/її керівництвом відповідно до політики та процедур MdM, відповідних вимог донорів, і з наміром отримання найкращого співвідношення якості та вартості.

ОПИС ОБОВ'ЯЗКІВ

ЛОГІСТИЧНИЙ МЕНЕДЖМЕНТ

• Бути лідером та наглядати за всіма аспектами роботи відділу логістики, включаючи управління автопарком і приміщеннями, управління закупівлями, складом, ІТ та управлінням ресурсами та інвентарем.
• Перевірити, щоб політика та мінімальні стандарти MdM, а також вимоги донорів були ефективно застосовані та інтегровані у всі логістичні системи, структури та процедури.
• Керівництво всім логістичним персоналом в польових офісах в Дніпрі та Вінниці, а також стежити за розвитком і зміцненням структури логістики MdM в Дніпрі, включаючи: описи посад, набір та адаптацію персоналу, управління продуктивністю, наставництво та підвищення кваліфікації.
• Бути ознайомленим з усіма аспектами ланцюга поставок Місії, її цілями та плануванням, а також підтримувати та наглядати за управлінням прийому, зберігання та пересилки усіх отриманих або місцево закуплених товарів.
• Забезпечити, щоб політика та процедури закупівель MdM використовувалися послідовно на всіх етапах процесу закупівель,  та щоб дотримувалися затверджені стандарти щодо ефективності, якості та своєчасності.
• Нагляд за управлінням запасами:  розробляти та підтримувати ефективні системи управління складом/доставкою.
• Забезпечити, щоб системи зв'язку, транспорту та інші системи були готові  для забезпечення відповідної безпеки для всіх співробітників, відвідувачів, транспортних засобів та об'єктів у координації з стандартами та політикою MdM.
• Брати участь у розробці, перегляді, впровадженні, поширенні та моніторингу заходів забезпечення безпеки MdM в країні.
• У тісній координації з Польовим координатором представляти МdM Німеччина серед інших організацій на місцевому рівні.
• Забезпечити, щоб звітність складалася відповідно до вимог донора та MdM.
• Дотримуватися всіх політик та процедур МdM щодо етичного кодексу поведінки, запобігання шахрайству, рівних можливостей та інших відповідних політик.

КОМАНДА / УПРАВЛІННЯ ВІДДІЛОМ

• Контролювати всіх працівників відділу логістики в офісі в Дніпрі та забезпечити розвиток і зміцнення логістичної структури MdM Німеччини у Дніпрі та Вінниці, включаючи посадові інструкції, приймання і введення в роботу, управління ефективністю, наставництво та нарощування потенціалу.
• Допомагати укомплектовувати команду логістики та забезпечувати її оснащеність належним чином для виконання своїх завдань і обов’язків відповідно до наявних ресурсів; визначати нові потреби та можливості, у випадку, коли вони виникають.
•  

УПРАВЛІННЯ ПОСТАЧАННЯМ

• Ознайомитися з усією мережею постачання місії, цілями та плануванням, а також підтримувати та контролювати управління прийманням, зберіганням і перевезенням як місцевих, так і міжнародних закупівель.
• Підтримувати зв’язок із представниками програмних команд та відділом моніторингу та оцінки для виконання відповідного контролю від закупівлі до розподілу/доставки, що відповідає стандартам MdM Німеччини і донорів.
• Координувати розподіл гуманітарної допомоги, товарів і закупівель за потреби. 

ЗАКУПІВЛІ

• Забезпечити послідовне використання політики та процедур закупівель MdM Німеччини на всіх етапах процесу закупівель, а також дотримання узгоджених стандартів щодо ефективності, якості та своєчасності.
• Ознайомити інші відділи з політикою та процедурами закупівель MdM Німеччини і слідкувати за їх дотриманням.
• Підтримувати ефективну та дієву систему закупівель за високими стандартами міжнародної/національної системи закупівель і регулювати її відповідно до потреб і наявності товарів.
• Відповідно до політики та процедур MdM Німеччини, укладати рамкові угоди з постачальниками для товарів і послуг, які регулярно/часто закуповуються.
• Слідкувати за дотриманням різних процедур закупівель і надавати допомогу спеціалісту із закупівель у розробці документації.
• Розробити план закупівель для бази та переглядати його щоквартально або якщо потрібні зміни.
• Забезпечувати належне виконання запитів місії у відповідній послідовності, при цьому вносячи всі необхідні коригування та виправлення, які можуть знадобитися для функціонування проекту у м. Дніпро. 

СКЛАДСЬКЕ ГОСПОДАРСТВО ТА УПРАВЛІННЯ ЗАПАСАМИ

• Вести управління запасами: розробляти та підтримувати ефективні системи управління складом/постачанням.
• Підтримувати склади відповідно до вимог програми та політики/стандартів MdM Німеччини.
• Забезпечити належне управління пожертвами в натуральній формі та їх збереження відповідно до вимог донорів/MdM Німеччини.
• Сприяти генеруванню карток обліку товарів, транспортних накладних, включаючи щотижневі/місячні звіти, а також забезпечити оновлення записів відповідно до транзакцій на складі.
• Організовувати транспортування, як окреме, так і в складі колони, належним чином там, де воно вимагається.

УПРАВЛІННЯ АВТОПАРКОМ ТА АКТИВАМИ

• Впровадити систему управління автопарком відповідно до політики та процедур MdM Німеччини для забезпечення підзвітного та ефективного використання автопарку.
• Підвищувати обізнаність та інформованість працівників щодо безпечного використання транспортних засобів, а також надавати роз’яснення про притягнення до відповідальності; і забезпечити повну підтримку водіїв отримують для ефективного виконання ними своїх обов’язків.
• Забезпечувати відповідність усіх транспортних засобів вимогам безпеки MdM Німеччини.
• Підтримувати/впроваджувати ефективну систему розподілу транспортних засобів, збалансовуючи потреби та наявні ресурси.
• Вести контроль за оновленням активів та їх щомісячними фізичними підрахунками. У разі виявлення будь-яких розбіжностей, повідомляти про такі та вживати належних коригувальних заходів.
• Контролювати належне ведення єдиного реєстру активів програми та забезпечити реєстрацію всіх активів програми та їх позначення унікальними інвентаризаційними номерами.

КОМУНІКАЦІЯ ТА ІТ-ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ

• Забезпечити обізнаність всіх членів команди щодо протоколів комунікації та відстежувати наявність засобів для зв’язку з відповідальними особами за безпеку в будь-який час.
• Слідкувати за технічним обслуговуванням усього ІТ-обладнання, яке використовується в програмі в м. Дніпро.

ВІДНОСИНИ

• Впроваджувати/підтримувати ефективні системи зв’язку між польовим офісом та іншими відділеннями MdM Німеччини в країні та штаб-квартирою.
• Встановити тісний зв’язок з Бухгалтером-експертом для забезпечення підзвітності та дотримання вимог донорів стосовно реалізації проекту та операційної підтримки.
• Представляти MdM Німеччину серед інших організацій на місцевому рівні.
• Брати участь у сторонніх зустрічах з питань логістики та/або безпеки, що проводяться на місцевому рівні.

ІЄРАРХІЧНІ ТА ФУНКЦІОНАЛЬНІ ЗВ'ЯЗКИ:

Безпосередній керівник: Координатор з логістики

НЕОБХІДНА КВАЛІФІКАЦІЯ:

Вища освіта: Диплом у сфері логістичного управління або в будь-якій суміжній галузі

ВИМОГИ:

• Мовні вимоги: вільне володіння англійською мовою в усній та письмовій формі є обов'язковим

• Вимоги до комп’ютерних навичок: Володіння MS Office.

ДОСВІД:

Успішний кандидат повинен мати:

• Необхідний досвід роботи принаймні два роки в міжнародній НУО.

ПРОФІЛЬ КОМПЕТЕНЦІЙ:

• Здатність працювати швидко, під тиском і в стислі терміни

• Здатність управляти пріоритетами та щоденно їх адаптувати з урахуванням контексту

• Готовність адаптуватися до змінних умов та оточення

• Культурна чутливість і здатність працювати в мультикультурному середовищі-

• Вміння слухати та ділитися думками, коли про це просять

• Гарне почуття гумору

• Хороші комунікативні навички

• Командний гравець

• Відповідність принципам та етиці організації «Лікарі світу

Початок: Якнайшвидше 

Контракт із фіксованим строком роботи із можливістю продовження залежно від фінансування

Заробітна плата:  Відповідно до штатного розпису організації 

Розглядатимуться лише заявки, подані англійською мовою.

Якщо відповідь на заявку не надійшла протягом 20 днів, таку заявку слід вважати відхиленою.

Будь ласка, зауважте:  

Організація «Лікарі світу» сприяє забезпеченню рівних можливостей для всіх людей. Ми дотримуємось політики позитивного ставлення до людей, які через функціональну відмінність або соціальне та / або культурне походження належать до груп, недостатньо представлених на запропонованих посадах.

Тому жодного з кандидатів, які відповідатимуть професійним вимогам, не буде виключено з процесу відбору через  функціональну відмінність, соціальне чи культурне походження, расову або етнічну приналежність, стать, гендер або будь-яку іншу соціальну або культурну ознаку.

MISSION:

The humanitarian aid organization Arzte der Welt e. V. is the German division of the international network Medecins du Monde/Doctors of the World (MdM). The 17 national members of the network implement domestic and international health care projects, currently almost 340 projects in 75 countries around the world.

MdM provides emergency medical aid in disaster and crisis situations, supports access to health care and, if possible, assists with reconstruction measures. The network is also active in risk reduction and preparedness as well as long-term development co-operations in neglected regions around the world that receive little public attention. MdM ensures that its health services are provided equally to the most vulnerable citizens, refugees, internally displaced people and host communities, regardless of their ethnic, social, religious or political background. 

MdM has been operating in Ukraine since 2015, targeting the most vulnerable communities and people by improving access and quality of health care services for the population. Since February 2022 MdM has restructured its setting in Ukraine and adjusted the programme accordingly. Currently MdM GE maintains a coordination office in Dnipro and field offices in Vinnytsia and Kramatorsk. The emergency response in Ukraine is currently implemented around two main components: direct delivery of services through multidisciplinary mobile units (including PHC, SRH, MHPSS and support to GBV survivors) to IDPs and strengthening the local health system through distribution of medicines and medical supplies to several hospitals and primary health care facilities. 

GEOGRAPHICAL SCOPE OF INTERVENTION:

The Logistics Manager is based in Dnipro. 

ORGANIZATION CHART

Line Manager: LOG Coordinator/Genco. 

JOB SUMMARY

This role provides leadership and oversight to all aspects of the logistics department in Dnipro and expected to take decisions in close coordination with the Logistics Coordinator.

The Logistics Manager is responsible for the management and strengthening of the national logistics department of MdM Germany in Ukraine.

Leading the Logistics Department of the organization’s program in Dnipropetrovsk, Vinnytsia and Donetsk Oblast will include managing and supervising the full supply chain at local level and supporting it at international level, including the forwarding of goods to other oblasts, the local procurement, the warehouse management, the fleet management and transportation, and all other technical support needed such IT, construction and rehabilitation, telecommunications, maintenance of MdM Germany’ premises and infrastructures, etc. while managing the  team under his/her supervision and in accordance with MdM policies and procedures, relevant donor requirements, and in the spirit of obtaining best Value for Money.

RESPONSIBILITIES DESCRIPTION: 

LOGISTICS MANAGEMENT

• Provide leadership and oversight to all aspects of the logistics department, including fleet and premises management, procurement management, warehouse, IT and asset/inventory management.
• Ensure that MdM policies and minimum standards as well as donor requirements are effectively applied and integrated into all logistical systems, structures, and procedures.
• Supervise all logistics staff in the Field Office in Dnipro and Vinnytsia and oversee the development and reinforcement of MdM logistics structure in Dnipro including job descriptions, recruitment & induction, performance management, mentoring, and capacity building.
• Be acquainted with all the Mission Supply Chain setup, objectives and planning, and support and supervise the management of the reception, storage and forwarding of all received or locally procured goods.
• Ensure that MdM procurement policies and procedures are utilized consistently throughout all stages of the procurement process, and that the agreed standards on efficiency, quality, and timeliness are maintained.
• Oversee stock management: develop and maintain effective warehouse/delivery management systems.
• Ensure that communication, transport, and other systems are strengthened to maintain appropriate safety & security for all staff, visitors, vehicles, and facilities in coordination with MdM standards and policies.
• Participate in development, review, implementation, diffusion and monitoring of MdM’s security measures in-country.
• In close coordination with the Field Coordinator represent MdM Germany among other organizations at local level.
• Ensure reporting is done according to MdM and donor Guidelines.
• Comply with all policies and procedures for MdM with respect to ethical code of conduct, fraud, equal opportunities, and other relevant policies

TEAM / DEPARTMENT MANAGEMENT

• Supervise all logistics staff in the field office in Dnipro and oversee the development and reinforcement of MdM Germany logistics structure in Dnipro & Vinnytsia including job descriptions, recruitment & induction, performance management, mentoring, and capacity building.
• Help ensure that the logistics team is staffed and equipped appropriately to deliver on its tasks and responsibilities, in line with available resources; identify new needs and opportunities as they arise.

SUPPLY MANAGEMENT

• Be acquainted with all the mission supply chain setup, objectives and planning, and support and supervise the management of the reception, storage and forwarding of all locally and internationally procured goods.
• Liaise with program and monitoring & evaluation staff to ensure the audit trail from purchase through distribution/delivery meets MdM Germany and donor standards.
• Help coordinate distributions of humanitarian assistance, goods, and supplies as required.

PROCUREMENT

• Ensure that MdM Germany procurement policies and procedures are utilized consistently throughout all stages of the procurement process, and that the agreed standards on efficiency, quality, and timeliness are maintained.
• Ensure that other departments are familiar with and follow the MdM Germany procurement policies and procedures.
• Maintain an effective and efficient procurement system that is well coordinated with the international/national procurement system and balanced according to needs and product availability.
• In line with MdM Germany policies and procedures, establishing framework agreements with suppliers for regularly/frequently procured goods and services.
• Ensure that the different procurement procedures are adhered to and support the Procurement Officer in in the development of its documentation.
• Develop a procurement plan for the base and review it on quarterly basis or when modification is requiring.
• Ensure that the chronogram of Mission Requests (MRs) is properly followed up while proposing all needed adjustments and corrections that Dnipro project may need.

WAREHOUSING AND STOCK MANAGEMENT

• Oversee stock management: develop and maintain effective warehouse/delivery management systems.
• Ensure that warehouses are maintained in line with program requirements and MdM Germany policies/standards.
• Ensure in kind donations are appropriately managed and stored in line with donor/MdM Germany requirements.
• Ensure that stock cards, waybills as well as weekly /monthly reports are generated, and records are updated according to the transactions in the warehouse.
• Transportation, single or within convoys, are well arranged where delivery requires.

FLEET AND ASSET MANAGEMENT

• Implement fleet management system in line with MdM Germany policies and procedures, to ensure accountable and efficient use of fleet.
• Ensure staff are sensitized, trained, and held accountable on the safe use of vehicles; and drivers are fully supported to assume their responsibilities effectively.
• Ensure all vehicles meet MdM Germany safety and security requirements.
• Maintain/implement an effective vehicle allocation system, balancing needs, and available resources.
• Supervise the update of inventories and monthly physical counts and report any discrepancies and ensure proper corrective action is taken.
• Ensure a centralized program asset register is maintained and that all program assets are logged and tagged with unique asset numbers.

COMMUNICATIONS AND IT

• Ensure all team members know the communication protocols and have the means to be in contact with the security responsible at any time.
• Ensure the maintenance of all IT equipment in use in the program in Dnipro.

RELATIONS

• Implement/maintain effective communication systems between the field office and other MdM Germany chapters in the country and HQ.
• Liaise closely with the Admin Officer to ensure accountability and donor compliance with respect to project implementation and operational support.
• Represent MdM Germany among other organizations at local level.
• Attend local logistic and/or security related external meetings.

HIERARCHICAL & FUNCTIONAL LINKSHierarchical link: Logistics Coordinator

REQUIRED QUALIFICATIONS:

Academic background: Degree in  logistic management or any related field

REQUIREMENTS:

• Language requirements: strong verbal and written English is a must
• Computer requirements: MS Office.

EXPERIENCE:

The successful candidate must have:

• Minimum 2year  experience in an INGO setting a requirement 

COMPETENCE PROFILE:

• Ability to work quickly, under pressure, and with short deadlines
• Necessity to manage priorities and to adapt them daily according to the context
• Flexibility to adapt to changing requirements
• Cultural sensitivity and ability to work in a multi-cultural environment-
• Ability to listen and share opinions if asked
• Sense of humor
• Good communication skills
• Team player
• Alignment with principles and ethics of Arzte der Welt

AVAILABILITY

Incorporation date: ASAP

Fixed term contract with possibility of extension depending on funding

Only applications submitted in English will be considered. 

If a response to the application is not received within 20 days, such application shall be deemed rejected.

Please note:

Doctors of the World promotes equal opportunities for all people. We adhere to a policy of positive regard for people who, due to a functional difference or social and/or cultural backgrounds, belong to groups that are underrepresented in the positions offered.

 Therefore, no candidate who meets the professional requirements will be excluded from the selection process based on functional differences, social or cultural origin, race or ethnicity, sex, gender, or any other social or cultural characteristic.