Менеджер з проектів / Project Manager

МІССІЯ:

Гуманітарна організація «Ерцте дер Вельт» (Arzte der Welt) – це німецький підрозділ міжнародної мережі «Лікарі світу» (Medecins du Monde/Doctors of the World (MdM)). 17 національних членів мережі реалізують як вітчизняні, так і міжнародні проекти в галузі охорони здоров’я, наразі у нас є майже 340 проектів у 75 країнах світу.

MdM надає невідкладну медичну допомогу під час стихійних лих і кризових ситуацій, підтримує доступ до медичної допомоги та, якщо можливо, допомагає в заходах з відновлення. У тому числі мережа бере активну участь у зниженні ризиків і забезпеченні готовності до них, а також у довгостроковому співробітництві в регіонах, що знаходяться у скрутному становищі, по всьому світу, та яким громадськість приділяє мало уваги. MdM Німеччина гарантує, що її медичні послуги на однакових умовах надаються найбільш уразливим громадянам, біженцям, внутрішньо переміщеним особам і приймаючим громадам, незалежно від їхнього етнічного та соціального походження, релігійних чи політичних переконань.

MdM працює на сході України з 2018 року, орієнтуючись на найбільш уразливі верстви населення та людей, покращуючи доступ та якість медичних послуг для населення Луганської та Донецької областей. Після ескалації конфлікту в лютому 2022 року організація MdM Німеччина реструктурувала своє представництво в Україні та внесла відповідні зміни до програми. Зараз у MdM є координаційний офіс у Дніпрі та польові офіси у Вінниці і Краматорську. Реагування на надзвичайні ситуації в Україні наразі реалізується через безпосереднє надання послуг через мультидисциплінарні мобільні бригади (MUs) та/або виїзні команди (OTs) включаючи первинну медичну допомогу, статеве репродуктивне здоров’я, психосоціальну підтримку психічного здоров’я та підтримку жертв гендерного насильства та ВПО та місцевого населення. Програми MdM- Німеччина також підтримують місцеву систему охорони здоров'я, шляхом розподілу ліків та медичних товарів для декількох лікарень і закладів первинної медичної допомоги, а також підтримуючи безперервний професійний розвиток (IST) та підвищення кваліфікації медичних працівників (HCWs). 

Крім того, програма MdM Німеччина працює безпосередньо з постраждалими громадами, щоб виявити найбільш уразливі та недоступні спільноти, зв'язати їх зі службами підтримки, а також надати їм інформацію про здоров'я та іншу підтримку.

Місце роботи: Менеджер з проектів базується в м. Краматорськ. 

І. Контекст втручання

З березня 2022 року діяльність MdM Німеччина (MdM GE) в Україні здійснюється через головний офіс у Дніпрі та польові офіси у Вінниці та Краматорську.

Краматорський польовий офіс охоплює діяльність MdM GE у Донецькій області, включаючи надання медичної допомоги вразливим групам ВПО та приймаючому населенню, відновлення медичних та соціальних закладів, підвищення потенціалу та діяльність у сфері ПЗПСП.

ІІ. Цілі 

Проектний менеджер відповідає за управління впровадженими проектами та представляє польовий офіс MdM у Краматорську та у Донецькій області, спрямовуючи його операційну та програмну діяльність у рамках MdM GE. Звітуючи перед Генеральним координатором, цю посаду також підтримують технічні координатори (з питань ПЗПСП, охорони здоров'я, програм, логістики та/або фінансів/адміністрування). Основні завдання на цій посаді включають: 

• Координація реалізації програмних заходів у Донецькій області.
• Виконання зобов'язань щодо якості послуг, передбачених угодою(ами) з організацією(ями)-донором(ами) та стандартами MDM GE.
• Ведення та управління повсякденною операційною діяльністю в Краматорському офісі.
• Участь у підготовці пропозицій, звітів та бюджетному плануванні.
• Виконання функцій центральної контактної особи для офісу MdM GE у Краматорську.  

ІІІ. Основні завдання

1. Управління програмою 

Управління командою проекту

• Здійснює нагляд за діяльністю команд з охорони здоров'я та ПЗПСП у рамках їх повсякденної роботи,
• Допомагає у розробці якісних механізмів направлення для потреб Програми, виявлених внаслідок діяльності MdM,
• Відслідковування якості заходів як і у сфері охорони здоров'я так і/або ПЗПСП через польові візити та контроль процесів збору інформації,
• Забезпечує регулярний зв'язок з польовим персоналом та технічними відділами для поліпшення загальної інтервенції та реагування на ідентифіковані потреби,
• Ініціює, планує та проводить оцінку потреб за темами, пов'язаними з програмою, у співпраці з технічними департаментами
• Бере участь у розробці стратегії програми та надає практичні поради на основі отриманого досвіду,
• Забезпечує, щоб стандарти та політики захисту були інтегровані в програму через призму підходу, що враховує вік, гендер та розмаїття (AGD). 

Звітність та написання пропозицій заявок

• Сприяє підготовці звітів для донорів та дотриманню стандартів MdM, 
• Надає регулярні звіти (наприклад, щомісячний ситуаційний звіт) консультанту з комунікації, в яких детально описує проведені заходи, супервізії, тренінги, здійснені оцінки і т.д.,
• Сприяє збору та презентації даних для агітаційних заходів на рівні місії,
• Підтримує розробку донорських пропозицій та технічних додатків,
• Сприяє розробці чітких цілей та індикаторів для проєктної діяльності у співпраці з командою MEAL.

Нарощування потенціалу

• Визначає потреби щодо навчання фахівців та непрофесіоналів, співпрацюючи з технічними департаментами.
• Бере участь у розробці матеріалів для тренінгів, співпрацює з тренерами, проводить тренінги відповідно до встановлених стандартів, 
• У співпраці з технічними відділами оцінює та звітує про діяльність з нарощування потенціалу в команді. 

2. Управління персоналом 

• Керує національним персоналом Краматорського польового офісу,
• Виявляє нестачу кадрів та розробляє рішення для адаптації складу команди у тісній координації з Генеральним координатором та залученими технічними департаментами
• Готує проекти посадових інструкцій для нових співробітників та оновлює посадові інструкції відповідно до фактичних потреб (за підтримки залученого технічного департаменту),
• Бере участь у відборі та адаптації нових співробітників,
• Забезпечує контроль та затвердження робочого часу та відпусток співробітників, які перебувають під його/її керівництвом,
• У співпраці з Генеральним координатором впроваджувати плани оцінювання персоналу,
• У координації з відділом кадрів забезпечує проведення навчання для персоналу щодо Кодексу поведінки MdM,
• Повідомляє Генеральному координатору та відділу кадрів про будь-які проблеми, пов'язані з управлінням персоналом, та сприяє пошуку рішень.

3. Логістика та безпека

1. Забезпечує нагляд за всіма аспектами логістичного департаменту, включаючи управління автопарком та приміщеннями, управління закупівлями, складським господарством, ІТ та управлінням активами/інвентаризацією у Краматорському польовому офісі.
2. Забезпечує ефективне застосування політики та мінімальних стандартів MdM GE, а також вимог донорів та їх інтеграцію в усі логістичні системи, структури та процедури.
3. Забезпечує вдосконалення комунікаційних, транспортних та інших систем з метою підтримання належного рівня безпеки та захисту всього персоналу, відвідувачів, транспортних засобів та об'єктів відповідно до стандартів та політик MdM.

4. Фінанси/Адміністрація 

1. Гарантує, що діяльність Краматорського польового офісу   здійснюється відповідно до проектних бюджетів,
2. Сприяє фінансовому прогнозуванню та відстежує зміни у витратах (інфляція, збільшення потреб тощо) у тісній співпраці із залученими технічними департаментами,
3. Підтримує програмну та/або фінансову команду в перегляді та оновленні проектних бюджетів. 

5. Взаємодія з НУО та місцевими асоціаціями

1. Підтримує регулярні контакти з іншими НУО та державними організаціями, що займаються наданням послуг на регіональному та місцевому рівнях, шляхом проведення зустрічей, тренінгів, семінарів тощо.,
2. Забезпечує координацію та комунікацію з партнерами у сфері охорони здоров'я та партнерами проекту MdM,
3. Надає короткий звіт про відвідані зустрічі. 
4. Підтримує загальну координацію через регулярні обговорення та комунікацію для поліпшення впровадження, розробки та розвитку програми,
5. Бере участь у зустрічах команди вищого керівництва (кожні два тижні)
6. У тісній координації з Генеральним координатором представляє MdM Німеччина серед інших організацій на місцевому рівні,
7. Дотримується всіх політик і процедур MdM у відношенні до етичного кодексу поведінки, запобігання шахрайству, рівних можливостей та інших відповідних політик. 

Кваліфікація та досвід

1. Бажаний досвід роботи в системі громадського здоров'я
2. Попередній досвід роботи в міжнародних НУО на керівних посадах є перевагою
3. Мінімум 3 роки досвіду роботи в міжнародній НУО.  
4. Здатність пристосовуватися до розвиваючогося робочого середовища
5. Просунутий рівень англійської мови в письмовій та усній формі
6. Попередній досвід роботи з міжнародними донорами є бажаним
7. Бажана здатність працювати в міжнародному робочому середовищі 

Початок: Якнайшвидше 

Контракт із фіксованим строком роботи із можливістю продовження залежно від фінансування

Заробітна плата:  Відповідно до штатного розпису організації 

Розглядатимуться лише заявки, подані англійською мовою.

Якщо відповідь на заявку не надійшла протягом 15 днів, таку заявку слід вважати відхиленою.

Будь ласка, зауважте:  

Організація «Лікарі світу» сприяє забезпеченню рівних можливостей для всіх людей. Ми дотримуємось політики позитивного ставлення до людей, які через функціональну відмінність або соціальне та / або культурне походження належать до груп, недостатньо представлених на запропонованих посадах.

Тому жодного з кандидатів, які відповідатимуть професійним вимогам, не буде виключено з процесу відбору через  функціональну відмінність, соціальне чи культурне походження, расову або етнічну приналежність, стать, гендер або будь-яку іншу соціальну або культурну ознаку.

MISSION:

The humanitarian aid organization Arzte der Welt e. V. is the German division of the international network Medecins du Monde/Doctors of the World (MdM). The 17 national members of the network implement domestic and international health care projects, currently almost 340 projects in 75 countries around the world.

MdM provides emergency medical aid in disaster and crisis situations, supports access to health care and, if possible, assists with reconstruction measures. The network is also active in risk reduction and preparedness as well as long-term development co-operations in neglected regions around the world that receive little public attention. MdM ensures that its health services are provided equally to the most vulnerable citizens, refugees, internally displaced people and host communities, regardless of their ethnic, social, religious or political background. 

MdM has been operating in Ukraine since 2015, targeting the most vulnerable communities and people by improving access and quality of health care services for the population. Since February 2022 MdM has restructured its setting in Ukraine and adjusted the programme accordingly. Currently MdM GE maintains a coordination office in Dnipro and field offices in Vinnytsia and Kramatorsk. The emergency response in Ukraine is currently implemented around two main components: direct delivery of services through multidisciplinary mobile units (including PHC, SRH, MHPSS and support to GBV survivors) to IDPs and strengthening the local health system through distribution of medicines and medical supplies to several hospitals and primary health care facilities.

GEOGRAPHICAL SCOPE OF INTERVENTION: The Project Manager is based in Kramatorsk.

Context of intervention

Since March 2022, MdM Germany’s (MdM GE) operations in Ukraine are centralized through the main office in Dnipro city and sub field office in Vinnytsia city and Kramatorsk.

Kramatorsk field office covers MdM GE operations in Donetsk Oblast, including provision of medical support to vulnerable IDP and host population, rehabilitation of health and social facilities, capacity building and MHPSS activities. 

Objectives

The Project Manager is responsible for the management of the implemented projects and representing the MdM field office in Kramatorsk and the Donetsk Oblast, supervising its operational and programmatic activities of MdM GE. The position reports to the General Coordinator, with support by the technical coordinators (MHPSS, Health, Program, Logistics, and/or Finance/Admin). The main objectives for the position include: 

• Supervising implementation of the programmatic activities in Donetsk region.
• Assuring quality of provided services as per agreement(s) with donor organization(s) and MDM GE standards.
• Overseeing and managing day-to-day operational management in Kramatorsk office.
• Contributing to proposals, reports, and budget planning.
• Acting as central contact person for MdM GE Kramatorsk office. 

III. Essential tasks

1. Programming

Project Team management

• Oversees Health and MHPSS teams on their daily activities,
• Supports the development of quality referral pathways for Program needs identified through MdM activities,
• Follows up the quality of both Health and/or MHPSS activities through field visits and monitoring of data collection processes,
• Maintains regular communication with field staff and technical departments to help improve overall intervention and responds to the needs that have been identified,
• Initiates, plans and implements needs assessments on program-relevant topics in collaboration with the technical departments
• Participates in the program strategy development and provides practical inputs based on lesson learned,
• Ensures that protection standards and policies are mainstreamed throughout the program in lens of Age Gender and Diversity (AGD) approach.

Reporting and proposal writing

• Contributes to donor reports and MdM standards, 
• Provides regular reporting (e.g., Situation Monthly Report) to the Communication Officer, detailing activities done, supervision, training given, assessments undertaken etc.,
• Contributes to data collection and presentation for advocacy activities on the mission level,
• Supports development of donor proposals and technical annexes,
• Contributes to developing clear objectives and indicators for project activities in collaboration with the MEAL team.

Capacity building

• Identifies needs regarding training needs of professionals and non-experts in collaboration with the Technical departments
• Contributes in the development of training material, and collaborates with training experts, delivers training according to set standards, 
• In collaboration with the technical departments, evaluates and reports capacity building activities within the team.  

2. Human Resources Management

• Manages national staff of Kramatorsk field office,
• Identifies staff gaps and elaborates solutions to adapt team set-up in close coordination with the General Coordinator and the involved technical departments 
• Prepares the drafting of job descriptions for new staff and updates job descriptions according to the actual needs (with the support of the involved technical department),
• Participates in the selection and onboarding of new staff,
• Provides follow up and approval working hours and leaves of the staff under his/her supervision,
• In collaboration with General coordinator, implement the staff assessment plans,
• In coordination with HR team, ensures that staff is trained on MdM Code of Conduct,
• Reports any HR issue to the General Coordinator and HR and supports in developing solutions.

3. Logistics & Safety

• Provides oversight to all aspects of the logistics department, including fleet and premises management, procurement management, warehouse, IT and asset/inventory management in Kramatorsk field office.
• Ensures that MdM GE policies and minimum standards as well as donor requirements are effectively applied and integrated into all logistical systems, structures, and procedures.
• Ensures that communication, transport, and other systems are strengthened to maintain appropriate safety & security for all staff, visitors, vehicles, and facilities in coordination with MdM standards and policies.

4. Finance/Administrative 

• Ensures that activities of Kramatorsk field office are implemented according to project budgets,
• Contributes to financial forecast and follows up on variation in spending (inflation, increased needs etc.) in close collaboration with the involved technical departments,
• Supports the Programme and/or Finance team in the review and update of project budgets.

5. Coordination with NGOs and local associations

• Maintains regular contacts with other NGOs and state organizations engaged in the provision of regional and community level, through meetings, training, workshops, etc.,
• Ensures coordination and communication with health partners and MdM project partners,
• Provides a short summary when meetings are attended. 
• Supports general coordination through regular discussions/ communication to enhance program implementation, design and development,
• Participates in biweekly Senior Management Team meetings
• In close coordination with the General Coordinator represents MdM Germany among other organizations at local level,
• Complies with all policies and procedures for MdM with respect to ethical code of conduct, fraud, equal opportunities, and other relevant policies.

Qualifications and Experience

1. Working experience in the public health system desired 
2. Previous experience within iNGOs in leadership positions preferred
3. A minimum of 3 years’ experience working within an INGO.  
4. Ability to adjust in a developing working environment 
5. Advanced level of English in written and verbal form
6. Previous experience with International Donors would be preferred
7. Ability to work within an international work environment desired 

AVAILABILITY

Incorporation date: ASAP

Fixed term contract with possibility of extension depending on funding

Only applications submitted in English will be considered. 

If a response to the application is not received within 15 days, such application shall be deemed rejected.

Please note:

Doctors of the World promotes equal opportunities for all people. We adhere to a policy of positive regard for people who, due to a functional difference or social and/or cultural backgrounds, belong to groups that are underrepresented in the positions offered.

 Therefore, no candidate who meets the professional requirements will be excluded from the selection process based on functional differences, social or cultural origin, race or ethnicity, sex, gender, or any other social or cultural characteristic.