Фахівець з питань грантів

Міжнародний комітет з порятунку (IRC) допомагає людям, чиї життя і засоби до існування зруйновані конфліктами і катастрофами, включаючи кліматичну кризу, вижити, відновитися і отримати контроль над своїм майбутнім. Заснований у 1933 році за запитом Альберта Ейнштейна, IRC співпрацює з людьми, які вимушені втікати від війни, конфліктів та катастроф, а також з громадами-господарями, які їх підтримують, а також з тими, хто залишається в своїх домівках і громадах. На сьогоднішній день ми працюємо в понад 40 країнах та 22 містах США, відновлюючи безпеку, гідність і надію мільйонам тих, хто витиснутий і бореться вижити. IRC веде людей від шкоди до дому.

В Україні ми акцентуємо свою допомогу в областях, найбільше постраждалих від конфлікту. Разом із місцевими партнерами ми надаємо своєчасну грошову підтримку уразливим сім'ям для покриття їхніх основних потреб, забезпечуючи необхідні служби захисту, включаючи створення безпечних просторів для зцілення та навчання для дітей, послуги з попередження гендерного насильства та жіночі центри, а також юридичну допомогу для людей, чиї домівки пошкоджені в результаті авіаударів, та підтримка переповнених медичних закладів необхідною допомогою і постачаннями.

Короткий огляд:

Фахівець з питань грантів у нашому польовому офісі є ключовою посадою в IRC Україна, яка зосереджується на ефективному управлінні грантами, циклах проектів та партнерствах. Ця посада підкреслює тісну співпрацю з командами програм в країні, забезпечуючи відповідність внутрішнім та донорським правилам. Окрім традиційних обов'язків, фахівець з питань грантів відіграє важливу роль у оптимізації координації на місцях, упорядкуванні процесів та підвищенні комунікації між відділами та зовнішніми зацікавленими сторонами на рівні польового офісу в тісній співпраці з Керівною Групою на Місці (KГМ). Цей інтегрований підхід сприяє успіху програм та відповідає зобов'язанням IRC стосовно впливових та координованих ініціатив.

Управління грантами:

• Відстежувати ключові етапи грантів, цілі, фінансові виділення та графіки проектів для полегшення стратегічного прийняття рішень на рівні території.
• Підтримувати управління трекером грантів та пайплайну України, оновлюючи його за необхідності та забезпечуючи його подальшу актуальність як довідкового інструменту для Керівної Групи на Місці (KГМ) та всього персоналу на місцях.
• Підтримувати актуальну та всеосяжну базу даних зі стандартами Донорів, що стосуються портфеля програм, включаючи підтримку місцевих партнерів. Підтримувати обслуговування та оновлення Системи відстеження та реалізації можливостей IRC (OTIS).
• За підтримки грантового персоналу у Києві бути фокусною точкою територіального відділення для всіх стандартів Донорів, включаючи виявлення невідповідностей, відповідь на запитання щодо відповідності та забезпечення доступу відповідному персоналу до критичних стандартів від Донорів.
• Підтримувати місцевих партнерів у розумінні та дотриманні стандартів Донорів, сприяючи ефективній співпраці та відповідності.
• Інформувати Менеджера грантів та Координатора на місці про передбачувану неможливість виконання контрактних зобов'язань, терміни подання звітів та швидкість витрат/значні відхилення в бюджеті.
• Надавати підтримку та поради команді з партнерства протягом життєвого циклу проекту, сприяючи ефективній комунікації та колективному прийняттю рішень.
• Допомагати Керівній Групі на Місці (KГМ) у виконанні грантів, надаючи оновлені та надійні дані та консультуючи з питань відповідності.

Польова Координація: 

• Забезпечувати доступ всього персоналу польового офісу до записів про гранти та регулярно ділитися всією відповідною інформацією про гранти та оновленнями, включаючи просування упрощених та спільних міжвідомчих робочих процесів та створення сприятливого середовища.
• Виступати основним контактом для спілкування з Донорами на рівні польового офісу, регулярно оновлювати процеси в рамках проекту, відповідати на запитання та забезпечувати прозорість звітності. Координувати та сприяти візитам Донорів та моніторингу в польового офісу, забезпечуючи логістику та надаючи необхідну підтримку для демонстрації впливу програми.
• Тісно співпрацювати з командою партнерства для зміцнення відносин з місцевими партнерами, забезпечуючи відповідність зі стандартами IRC та очікуваннями Донорів.
• Близько співпрацювати з командою програм для оцінки ефективності проекту, надаючи цінні відомості та сприяючи ініціативам щодо постійного вдосконалення.
• Активно брати участь у моніторингу програмних заходів, забезпечуючи відповідність встановленим метрикам та ключовим показникам проекту.
• У співпраці з KГМ, програмною, партнерською та MEAL командами підтримувати ідентифікацію та збір регіональних оцінок потреб та даних від IRC, партнерів, МГО та урядових органів для нових пропозицій.
• У співпраці з відділом партнерств регулярно оновлювати список потенційних партнерів.
• Виконувати інші важливі завдання з управління грантами, розробки програм, моніторингу та оцінки, комунікації та зовнішніх зв'язків за запитом.

Зустрічі/Управління циклом проекту (PCM):

• Заплановувати та організовувати регулярні зустрічі з PCM в польовому офісі, забезпечуючи дотримання стандартів та вказівок IRC.
• Допомагати у підготовці порядку денного та слайдів для PCM, проводити всі PCM на рівні польового офісу, писати протоколи зустрічей/пункти дій та відстежувати виконання пунктів дій відповідними відділами за потреби.
• Оновлювати відповідні документи PCM на рівні поля, такі як інформаційні панелі проектів, підсумки проектів, відстежувач партнерства та інші. 
• Як основний контакт процесу PCM в офісі на місці, сприяти співпраці, активно сприяючи та залучаючи всі команди, вирішуючи питання та надаючи стратегічні висновки під час процесів PCM.
• Брати участь у засіданнях з управління бюджетом, включаючи щомісячний огляд звітів про бюджет проти фактичних витрат (BVA) для вирішення будь-яких передбачуваних недофінансувань або перевитрат.
• За потреби навчати відповідних співробітників та партнерів PCM та звітності. 
• Підтримувати управління проектами та нагляд за результатами всіх грантів/проектів та сприяти здійсненню контролю якості виконання проектів. 
• Брати участь у всіх відповідних зустрічах PCM на національному рівні, виступаючи ланкою між польовим та центральним офісом для забезпечення однорідності даних між двома рівнями.

Звітність:

• Тісно співпрацювати з програмними та фінансовими командами для збору точних та своєчасних даних для розробки високоякісних звітів для Донорів. Забезпечити включення всіх необхідних документів, їх завершення, правильність та затвердження відповідними координаторами програм та керівництвом країни.
• Узагальнити внески від відповідних зацікавлених сторін проекту, переглянути їх та надіслати відповідним центральним грантовим або програмним командам.
• Забезпечити, що КГМ буде проінформовано про остаточні внески, поділені з центральними грантовими або програмними командами.
• Брати участь у спільних зусиллях з програмними та фінансовими командами для вдосконалення шаблонів звітності, зробивши їх більш ефективними та відповідними організаційним цілям. Підтримувати Експерта з питань грантів з метою забезпечення того, що інформація про всі спілкування з Донорами, зміни в законодавстві та зустрічі або події розповсюджується за необхідності.
• Діяти як посередник між командою з грантів та іншими відділами для розповсюдження інформації про спілкування з Донорами, зміни в законодавстві та наближені події.
• Співпрацювати з командою зв'язків та MEAL для висвітлення вивчених уроків з впровадження програм та, за необхідності, збирання історій успіху.

Розробка донорських пропозицій та Фандрайзинг:

• Допомагати у проведенні досліджень та збиранні інформації щодо проектного дизайну та розвитку бізнесу.
• Вести облік усіх взаємодій з Донорами, нових можливостей, потоків роботи та подань.
• Підтримувати координацію процесу навколо розробки пропозицій, включаючи написання та рецензування відповідних розділів та співпрацю з відповідними відділами.
• Під керівництвом Керівника департаменту грантів та Керівника польового офісу ідентифікувати та підтримувати розвиток стосунків з Донорами на рівні польового офісу.
• Підтримувати розробку засобів зовнішнього спілкування, які є важливими для візитів/зустрічей з Донорами щодо IRC Україна в цілому та конкретних програм IRC Україна.
• Вносити внесок у всі аспекти процесу розробки пропозицій – включаючи складання/редагування технічного наративу, розробку бюджетів та бюджетних наративів, підготовку необхідних додатків тощо.

Ключові Робочі Відносини:

Посада Звітує: Керівник польового офісу
Тісно співпрацює з: польовими програмними, моніторинговими, фінансовими, партнерськими та операційними командами 
Непряме Звітування: Керівник департаменту грантів та Експерт з питань грантів

Вимоги до Роботи:

Досвід роботи:

• 1–2 роки відповідного досвіду роботи, бажано в НПО, міжнародній організації чи Міністерстві.

Продемонстровані Навички та Компетентності:

• Великий досвід роботи з Microsoft Word, PowerPoint, Excel та Outlook.
• Сильні організаційні та управлінські навички; доведена здатність пріоритезувати та виконувати завдання вчасно.
• Здатність управляти конфліктуючими пріоритетами, виконувати вимогливі терміни та працювати в умовах нестабільного безпекового середовища.
• Відмінні навички усної та письмової комунікації, а також загальна здатність бути чітким та лаконічним у всіх комунікаціях.
• Відмінні міжособисті та міжкультурні навички.
• Здатність працювати як самостійно, так і в динамічній, кросфункціональній глобальній команді.

Освіта:

• Бакалаврська або еквівалентна освіта в галузі Міжнародних відносин, Розвитку, Міжнародної політичної економіки, Політичних наук, Соціальних наук чи інші відповідні спеціальності.

Мовні навички:

• Володіння англійською мовою, як усно, так і письмово, обов'язкове.
• Високі навички письма та редагування англійською мовою з увагою до деталей, обов'язкові.
• Володіння українською або російською мовою, обов'язкове.

Бажаний досвід та навички:

• Досвід роботи з управління проектами розглядається як суттєва перевага.
• Сильні аналітичні навички розв'язання проблем.
• Готовність адаптуватися до змінних вимог.
• Демонстрована здатність ефективно співпрацювати з зацікавленими сторонами на всіх рівнях.
• Здатність управляти та працювати в умовах змін в активний та позитивний спосіб.
• Ознайомленість із міжнародними донорами та фандрайзингом

Професійні стандарти 

Міжнародний комітет порятунку (IRC) сповнений рішучості захистити людей, яких він обслуговує, і персонал від усіх видів шкоди, включаючи сексуальну експлуатацію, насильство та переслідування. IRC прагне вжити всіх необхідних профілактичних заходів і створити середовище, в якому люди почуватимуться у безпеці. IRC створює різноманітні та інклюзивні команди професіоналів, які сприяють критичному осмисленню, розподілу повноважень, дискусії і об’єктивності, щоб надавати найкращі послуги нашим клієнтам. 

Співробітники IRC повинні дотримуватися основних цінностей і принципів, викладених у IRC Way – Стандартах професійної поведінки. Це чесність, служіння, рівність і підзвітність. Згідно з цими цінностями IRC проводить свою політику захисту, щоб захистити дорослих і дітей від будь-якої форми експлуатації та насильства, включаючи сексуальну експлуатацію та насильство, а також захистити свій персонал від сексуальних домагань і насильства. 

У разі підозри в неправомірній поведінці IRC дотримується підходу нульової терпимості та вживає всіх необхідних заходів і заходів для виправлення. Розслідувальний підрозділ IRC складається з експертів і навчених слідчих, які забезпечують проведення професійних розслідувань, зосереджених на постраждалих, якщо повідомлення про порушення правил безпеки надходять через безпечні та доступні канали повідомлень, які IRC надає своїм співробітникам, партнерам і клієнтам. 

Ці зобов’язання викладено в Політиці безпеки IRC, доступній англійською та українською мовами за цим посиланням: https://rescue.box.com/v/irc-safeguarding-policies. 

IRC є активним учасником Міжвідомчої робочої групи з питань захисту від сексуальної експлуатації та насильства (PSEA), створеної в Україні. 

ЯКЩО БАЖАЄТЕ ВІДГУКНУТИСЯ НА ДАНУ ВАКАНСІЮ, ПОДАВАЙТЕ РЕЗЮМЕ ЗА ПОСИЛАННЯМ: Grants Officer Kharkiv.