Начальник підрозділу

ПЕРЕДУМОВА:

Міжнародний комітет порятунку (IRC) реагує на найгірші гуманітарні кризи у світі та допомагає людям, чиє життя та засоби до існування зруйновані конфліктами та катастрофами, вижити, відновитися та отримати контроль над своїм життям. Заснований у 1933 році на прохання Альберта Ейнштейна, IRC працює з людьми, змушеними тікати від війни, конфлікту та катастрофи, а також із громадами, які їх підтримують, а також з тими, хто залишився у своїх домівках і громадах. Працюючи сьогодні в понад 40 країнах і 22 містах США, ми покращуємо результати в сферах охорони здоров’я, безпеки, економічного добробуту, освіти та влади. Враховуючи нерівність, з якою стикаються жінки та дівчата, IRC прагне зменшити гендерну нерівність і забезпечити соціальну інтеграцію всіх уразливих груп у ширшу політику, процеси та дії, що впливають на їх життя.

ОПИС ВАКАНСІЇ: 

Під наглядом керівника підрозділу (Field Coordinator, FC – надалі), начальник підрозділу (Field Manager, FM – надалі) відповідатиме за забезпечення високоякісної підтримки для надання програм у польовому офісі. Особливий фокус цієї посади – керівництво ефективними та дієвими функціями підтримки програм.  Начальник підрозділу виконуватиме функції «другого керівника» офісу на місцях і заміщатиме керівника підрозділу у її/його відсутність. Крім того, начальник підрозділу відіграватиме ключову роль у взаємодії з українськими урядовими органами, включаючи розблокування будь-яких перешкод та управління ризиками для ефективної реалізації.

Начальник підрозділу безпосередньо керуватиме командами операцій на місцях – відділом забезпечення (включаючи автопарк, закупівлі та склад), адміністрацією, кадрами та фінансами, а також спеціалістом із підтримки програми для забезпечення суворого дотримання політики та процедур IRC, уряду країни та донорів. Начальник підрозділу надаватиме контекстно відповідну оперативну інформацію та консультації на всіх етапах проектного циклу, постійно оцінюючи якість та ефективність підтримки програми та вносячи відповідні коригування.

Посада тісно співпрацюватиме з керівниками/среціалістами програм на місцях та їхніми командами, щоб оптимізувати надання операційної підтримки реалізації програми. Ця посада базуватиметься в Дніпрі з поїздками до місць виконання програм. Оскільки це мінливий контекст, який швидко змінюється, розташування цієї посади та тривалість призначення можуть змінюватися залежно від потреб програм.

ОСНОВНІ ОБОВ’ЯЗКИ: 

Стратегічне планування:

• Будучи членом розширеної групи SMT (ESMT), разом із керіником підрозділу, начальник підрозділу робить внесок у розробку Стратегічного плану дій (SAP) і Плану реалізації SAP (SAP-IP) для України, а також підтримує виконання стратегічних цілей.
• Начальник підрозділу бере участь у розробці програми/проекту та впливає на прийняття рішень, щоб гарантувати, що підтримка програми відповідає контексту та забезпечена відповідними ресурсами.

Польове керівництво:

• Виконувати обов’язки заступника керівника підрозділу та брати на себе обов'язки, коли він/вона відсутній.
• Разом з керівником підрозділу та командою гуманітарного доступу та безпеки уважно стежити за подіями в поточних і запропонованих областях діяльності (гуманітарна ситуація, політика, безпека) і підтримувати з контекстним аналізом. Забезпечити, щоб операційні функції належним чином були адаптовані до мінливого контексту.
• Разом із співробітником гуманітарного доступу та безпеки підтримувати стандарти охорони здоров’я та безпеки, проводячи регулярні інспекції офісу, програмних приміщень і гостьових будинків, щоб переконатися, що всі аптечки першої допомоги оновлені, і всі закупівлі проводяться в належному режимі та обсязі.

Керівництво відділом підтримки програм:

• Безпосередньо контролювати, очолювати та наставляти команди підтримки польових офісів у координації з керівниками функціональних операцій (відділ забезпечення, адміністратор, ІТ, кадри та фінанси). Визначати виклики та прогалини та виявляти проблеми з керівництвом операцій, щоб забезпечити добре скоординований підхід до вирішення проблем.
• Координувати всі операційні функції для забезпечення інтегрованого управління групами підтримки операцій Харківського офісу (Відділ забезпечення, Адміністратор, ІТ, Кадри, Фінанси). Здійснювати нагляд за фахвцем із підтримки програм на місцях, щоб забезпечувати, що ці функціональні служби відповідають потребам програм.
• Аналізувати функції відділу забезпечення, адміністратора, ІТ, фінансів і кадрів, щоб бути впевненим, що служби підтримки програм працюють ефективно та результативно.
• Керувати розробкою та поточним переглядом операційних планів для підтримки програмної діяльності та програмування масштабів/правильного розміру відповідно до затвердженого SAP країни.
• Під керівництвом і підтримкою керівників операцій, відділу кадрів і фінансів забезпечувати дотримання політики IRC і донорів щодо фінансування та логістики, включаючи всі аспекти закупівель і управління активами. Контролювати дотримання правил і процедур.
• Забезпечувати, щоб вимоги щодо видимості донорів і IRC дотримувалися в усіх сферах діяльності.
• Підтримувати FC аналізом операційних бюджетів і витрат, пов’язаних з операційною діяльністю.

Ефективність відділу забезпечення, адміністрування та ІТ:

• Підтримувати начальників програм/фахівців і керівників на місцях у підготовці планів закупівель.
• Слідкувати за своєчасною доставкою товарів із колегами з відділу забезпечення у Києві.
• У координації з командою автопарку наглядати за рухом транспортних засобів, щоб забезпечити дотримання правил і максимально підвищити безпеку програм, підзвітність та ефективне використання ресурсів автопарку.
• У координації зі складською командою переконуватися, що принципи IRC і донорського управління складом дотримуються, а склади добре обладнані для роботи з необхідними заходами безпеки та обладнанням.
• Брати участь у засіданнях комітету із закупівель, надаючи внесок, коли плануються стратегічні закупівлі/великомасштабні закупівлі.
• Переконуватися, щоб поставки програм досягають призначених бенефіціарів, переглядати плани розподілу, звіти про розподіл і перевіряти візити, а також бути впевненим, що все добре задокументовано.
• Співпрацювати з ІТ-відділом, щоб бути впевненим, що ІТ-інфраструктура відповідає меті та підтримується підключення для бізнес-операцій.
• Забезпечувати, щоб весь персонал мав ІТ-обладнання, необхідне для виконання своїх обов'язків, а також належним чином обслуговувався та модернізувався за необхідності.
• Підтримувати адміністратора на місцях, щоб офіс і приміщення належним чином обслуговувалися та відповідали призначенню для безпечного розміщення персоналу, а також мали належні офісні меблі.

Ефективність персоналу та управління персоналом:

• Підтримувати вахівця відділу кадрів на місцях, щоб забезпечувати прийняття різних політик і процедур управління персоналом, різних процедур управління персоналом (цикл перевірки ефективності та встановлення цілей), планів розвитку персоналу тощо.
• Забезпечувати, щоб всі нові співробітники польового офісу пройшли інструктаж щодо операційних функцій.
• Для персоналу, який знаходиться під наглядом цієї посади, робота з операційною системою, відділом кадрів і фінансами веде до того, щоб переконатися, що персонал добре навчений і продовжує отримувати можливості для навчання та розвитку навичок у функціональних сферах.
• Забезпечувати, щоб всі оцінки продуктивності допоміжного персоналу операцій проводилися вчасно. Переглядати всі оцінки, щоб забезпечувати якість і послідовність.
• У співпраці з операційним відділом, кадрами й фінансами впроваджувати кадрову політику, включаючи інструктаж, оцінку ефективності, розвиток персоналу та дисциплінарні заходи.

Комплаєнс і фінансовий менеджмент:

• Запровадити заходи для забезпечення дотримання політики IRC, уряду донорів і приймаючої країни та фінансової політики щодо закупівель, управління активами, інвентаризації та складування, а також діяльності з найму персоналу в межах порогових значень офісів на місцях.
• Підтримуйте польового фінансового спеціаліста для виконання обов’язків щодо фінансового управління, включаючи здійснення будь-яких платежів, підготовку фінансових звітів і підтримку програмних і операційних команд в управлінні їхніми бюджетами. Активно брати участь у розробці національної політики, практик і настанов, що забезпечують відповідність контекстуальним потребам офісу на місцях.
• Запроваджувати заходи для забезпечення дотримання політики IRC, донорів й уряду приймаючої країни та фінансової політики щодо закупівель, управління ативами, інвентаризації та складування, а також діяльності з найму персоналу в межах порогових значень офісів на місцях.
• Підтримувати польового фінансового спеціаліста для виконання обов’язків щодо фінансового управління, включаючи здійснення будь-яких платежів, підготовку фінансових звітів і підтримку програмних і операційних груп в управлінні їхніми бюджетами.

Гуманітарний доступ, безпека та захист:

• Під керівництвом команди HASS підтримувати оцінку безпеки та гуманітарного доступу та державні дозволи для нових сфер реалізації програми.
• Координувтаи роботу з польовим співробітником HASS, щоб гарантувати, що політика безпеки адаптована до місцевих умов і відповідає вимогам функцій підтримки програм.

Координація та представництво:

• Внутрішня координація з Керівниками та Координаторами програм, щоб гарантувати, що функції підтримки програм узгоджені з потребами реалізації програм та забезпечені відповідними ресурсами.
• Сприяти міцним зв'язкам і обміну інформацією між командами програм та підтримки.
• Підтримувати польового координатора у всіх координаційних і представницьких обов’язках, таких як, але не обмежуючись, відвідування зовнішніх і внутрішніх координаційних платформ, а також сприяння зустрічам і представництву з місцевими зацікавленими сторонами, наприклад, мерами, губернаторами, Координаційним відділом ООН, Українською владою, партнерами та громадами.

Основні робочі відносини: 

• Посада підпорядковується безпосередньо: польовому координатору
• Посада безпосередньо керує: ланцюгом постачання на місцях, адміністратором на місцях, відділом кадрів на місцях, фінансами на місцях та спеціалістом із підтримки програм на місцях

Професійні вимоги: 

Освіта: Повна вища освіта.

Досвід роботи: Мінімум 2 роки професійного досвіду, бажано в міжнародній неурядовій організації або приватному секторі, з акцентом на операційні/допоміжні функції. Повинен мати попередній досвід нагляду за функціями ланцюга постачання/логістики, адміністратора, відділу кадрів або фінансів у польових операціях.

Виявлені навички та компетенції: сильні аналітичні навички, досвід роботи з Microsoft Office та Excel зокрема. Здатність працювати під тиском, багатозадачність, зручна людина, відмінний командний гравець і здатність працювати в багатонаціональному середовищі. Цілеспрямований, чесний, високовідповідальний, уважний до деталей, гнучкий і адаптивний.

Сертифікати або ліцензії: професійна сертифікація, пов’язана з логістикою, бажана, але не обов’язкова, водійські права.

Вимоги до мов: Вільне володіння українською та англійською мовами.

Робоче середовище: Стандартне робоче середовище в офісі з усіма зручностями, включаючи кондиціонери, підключення до Інтернету, електрику та офісні приміщення.

____________________________________________________________________________

Стандарти професійної поведінки: IRC та працівники IRC повинні дотримуватися цінностей і принципів, викладених у IRC Way – Кодексі поведінки. Це чесність, обслуговування та підзвітність. Згідно з цими цінностями IRC керує політиками щодо захисту бенефіціарів від експлуатації та жорстокого поводження, захисту дітей, робочого місця без домагань, фінансової чесності, боротьби з помстою, боротьби з торгівлею людьми та кількох інших.

Гендерна рівність: IRC прагне скоротити гендерний розрив на керівних посадах. Ми пропонуємо переваги, які створюють сприятливе середовище для участі жінок у нашій робочій силі, включаючи відпустку по догляду за дитиною, протоколи безпеки з урахуванням гендерних аспектів та інші допоміжні пільги та надбавки.

IRC є роботодавцем рівних можливостей. IRC розглядає всіх заявників на основі заслуг, незалежно від раси, статі, кольору шкіри, національного походження, релігії, сексуальної орієнтації, віку, сімейного стану, статусу ветерана чи інвалідності.

Будь ласка додайте резюме англійською мовою за цим посиланням Career Site (csod.com)