Эта вакансия уже завершена
Фахівець з логістики (Logistics Officer), логіст з англійською
Handicap International має прозорі інституційні політики щодо «Захисту дітей», «Протидії шахрайству, хабарництву та корупції», «Інвалідність, стать і вік», а також «Захист бенефіціарів від сексуальної експлуатації, знущання та домагань». Вони є обов’язковими для виконання усіма співробітниками, які зобов’язані поважати, підтримувати та просувати ці політики, а також підписати «Кодекс поведінки» компанії НІ.
ЗАГАЛЬНІ ОБОВ'ЯЗКИ
У підпорядкуванні керівнику програми з питань логістики та за функціональної підтримки менеджера (управителя) з операційної діяльності й організатора з обслуговування перевезень менеджер (управитель) з логістики надаватиме підтримку менеджеру (управителю) з операційної діяльності й організатору з обслуговування перевезень в усіх аспектах роботи відділу логістики HI, включно з транспортуванням, інвентарем, приміщеннями, перевезенням вантажів та автопарком координаційного офісу в Києві. Фахівець опікуватиметься логістичною діяльністю за підтримки та у тісній співпраці з менеджером (управителем) з операційної діяльності й організатором з обслуговування перевезень. Менеджер (управитель) з логістики подаватиме керівнику програми з питань логістики, менеджеру (управителю) з операційної діяльності й організатору з обслуговування перевезень щотижневий та щомісячний звіт.
ЗАВДАННЯ / ОБОВ’ЯЗКИ
Завдання 1. Бронювання номерів у готелях і квитків на потяг:
Фахівець підпорядковуватиметься напряму керівнику програми з питань логістики та допомагатиме організатору з обслуговування перевезень у його/її повсякденній діяльності.
- Він/вона допомагатиме організатору з обслуговування перевезень у заповненні TER (запитів на відрядження) у відповідності до стандартів HI, включно з перевіркою наявності підписів особи, відповідальної за бюджет, та автора запиту на кожному такому документі.
- Фахівець забезпечуватиме контроль над належним і своєчасним онлайн-бронюванням відповідно до робочого плану команди.
- Він/вона допомагатиме організатору з обслуговування перевезень у підготовці та надсиланні відділу фінансів щомісячних виплатних справ.
- Він/вона допомагатиме організатору з обслуговування перевезень у перекладі рахунків на проживання в готелях та квитків.
- Він/вона допомагатиме організатору з обслуговування перевезень у складанні запитів на послугу за кожним рахунком на проживання в готелях та квитком.
- Він/вона допомагатиме організатору з обслуговування перевезень у доданні усіх фінансових документів до відповідної папки PSR (запитів на послугу/закупівлю) в Teams.
- Він/вона допомагатиме організатору з обслуговування перевезень у проведенні інструктажу щодо правильного заповнення TER для нових працівників у період його заміщення.
- Він/вона допомагатиме організатору з обслуговування перевезень у щоденній архівації усіх платіжних документів згідно з вимогами/стандартами HI.
- За відсутності організатора з обслуговування перевезень фахівець відповідатиме за виконання його обов’язків, перелічених у пунктах 1-8 вище.
Завдання 2. Управління приміщеннями:
Фахівець допомагатиме менеджеру з операційної діяльності у його/її повсякденній роботі.
- Він/вона допомагатиме менеджеру з операційної діяльності у підтримці належного стану та постійному техобслуговуванні офісів і житлових приміщень та їх обладнанні необхідними матеріалами за стандартами HI.
- Він/вона допомагатиме менеджеру з операційної діяльності у забезпеченні приміщень газом, питною водою, офісним приладдям, інтернетом та іншими елементами добробуту офісних і житлових приміщень.
- Він/вона допомагатиме менеджеру з операційної діяльності у веденні комплексної інвентаризації матеріалів HI (меблі, електричне обладнання тощо) у межах приміщення та постійному оновленні інвентарного списку.
- Він/вона допомагатиме менеджеру з операційної діяльності у веденні орендних угод, що стосуються майна HI, контролі над термінами завершення їхньої дії та інформуванні менеджера з постачання про необхідність продовження угод.
- Фахівець постійно оновлюватиме інформацію про житловий фонд компанії та організує прибуття / відправлення працівників разом з командою відділу логістики.
- Він/вона забезпечуватиме іноземних працівників / візиторів житлом у економний спосіб.
- Він/вона звітуватиме про відповідність розмірів/місця розташування офісних приміщень потребам HI.
- Він/вона допомагатиме менеджера з операційної діяльності у проведенні перевірки приміщень на відповідність потребам організації та висуватиме відповідні пропозиції.
- Він/вона допомагатиме менеджеру/управителю з операційної діяльності у підготовці щотижневих CMC (графіків моніторингу угод щодо приміщень компанії у Києві), їх належному оновленні та перенаправленні керівнику програми з питань логістики.
- Фахівець відповідатиме за щомісячні перевірки кожного гостьового будинку та звітування про необхідні дії щодо обладнання, побутових зручностей та засобів безпеки у цих приміщеннях.
- За відсутності менеджера з операційної діяльності фахівець відповідатиме за виконання його обов’язків, перелічених у пунктах 2.1- 2.10
Завдання 3. Здійснення закупівель та управління поставками за потреби:
- За необхідності допомагає чи заміщує менеджера з постачання та контролює виконання PSR (запиту на закупівлю/послугу) у рамках гуманітарної програми.
- За необхідності здійснює підготовку усієї адміністративної документації для відправки вантажів/посилок та працює над опрацюванням платежів.
- Збирає котування постачальників згідно з пороговими значеннями вартості закупівель та направляє їх керівнику; оперативно інформує керівника про будь-які труднощі (відбір постачальників, тимчасова чи постійна відсутність товарів у продажу) та звертається до автора запиту про закупівлю за необхідності.
- Підготовлює підсумковий аналіз пропозицій для закупівель згідно з котуваннями.
- Підготовлює замовлення на закупівлю в постачальника та угоди про надання послуг за потреби.
- Забезпечує якісні закупівлі та дотримання термінів постачання.
- Відстежує замовлення/закупівлю до моменту доставки.
- Забезпечує правильне заповнення документів про закупівлю: їхню наявність та чинність, наявність підписів для цілей гарантування точного відстежування усіх закупівель вздовж ланцюжка поставок.
Завдання 4. Підтримка управління запасами обладнання та матеріалів:
Під прямим керівництвом керівника програми з питань логістики фахівець допомагатиме менеджеру з операційної діяльності у його/її повсякденній роботі.
- Він/вона допомагатиме менеджеру з операційної діяльності у забезпеченні дотримання стандартів HI (та донора за необхідності) щодо управління інвентарем.
- Він/вона допомагатиме менеджеру з операційної діяльності у проведенні регулярної інвентаризації офісного приладдя, витратних матеріалів, обладнання в офісі, підготовці PSR для поповнення запасів.
- Він/вона допомагатиме менеджеру з операційної діяльності у гарантуванні безпеки та контролі стану обладнання, що використовується у координаційному офісі / житлових приміщеннях організації в Києві (ідентифікація, інвентаризація тощо).
- Він/вона допомагатиме менеджеру з операційної діяльності у підготовці щомісячного інвентарного звіту відповідно до вимог донора / потреб проекту.
- Він/вона допомагатиме менеджеру з операційної діяльності у створенні та оновленні паперової інвентарної картки щодо кожного артикула офісного обладнання, засобу гігієни та інших витратних матеріалів.
- Він/вона допомагатиме менеджеру з операційної діяльності у належній архівації інвентарних карток, документів про видачу матеріалів та щомісячних інвентарних звітів та оновленні всіх записів.
- Він/вона допомагатиме менеджеру/управителю з операційної діяльності у підготовці щомісячних інвентарних звітів, їх належному оновленні та перенаправленні керівнику програми з питань логістики.
Завдання 5. Підтримка управління та обслуговування автопарку:
- Фахівець допомагатиме менеджеру з операційної діяльності у забезпеченні дотримання стандартів HI (та донора за необхідності) щодо управління автопарком.
- Він/вона допомагатиме менеджеру з операційної діяльності у плануванні та видачі транспортних засобів для пересування працівників.
- Він/вона допомагатиме менеджеру з операційної діяльності у контролі стану автопарку офісу (перевірка стану, планування перевезень, моніторинг угод про оренду транспортних засобів тощо).
- Він/вона допомагатиме менеджеру з операційної діяльності у належній підготовці VMC (графіку моніторингу транспортних засобів) та перенаправленні керівнику програми з питань логістики щомісяця.
Завдання 6. Звітування:
- Фахівець допомагатиме менеджеру/управителю з операційної діяльності у підготовці типових звітів (CMC, VMC, та інвентарні звіти), їх належному оновленні та перенаправленні керівнику програми з питань логістики.
- Він/вона допомагатиме менеджеру/управителю з операційної діяльності у розвитку навичок водія, який перебуває у підпорядкуванні фахівця.
- Він/вона допомагатиме менеджеру/управителю з операційної діяльності у підготовці щомісячного ситуаційного звіту (SITREP), надаючи актуальні дані про свою діяльність керівнику програми з питань логістики.
- Він/вона допомагатиме менеджеру/управителю з операційної діяльності у розвитку навичок водія, який перебуває у підпорядкуванні фахівця.
Завдання 7. Інше:
- Відвідування офісів організації в інших містах і надання допомоги в рамках програми HI в Україні за потреби.
- Інші завдання в рамках компетенції відділу логістики.
Завдання 8. Етичні принципи та професійна практика:
- Дотримання принципів професійної етики та просування мандату Handicap International.
- Дотримання політик Handicap International щодо захисту дітей, захисту отримувачів допомоги від сексуальної експлуатації та насильства, інформування безпосереднього керівника про випадки порушення політик HI членами команди чи партнерами.
- Дотримання політик та механізмів Handicap International щодо запобіганння та боротьби з шахрайством і корупцією, інформування безпосереднього керівника про випадки порушення політик HI членами команди чи партнерами.
ХАРАКТЕРИСТИКИ ПРАЦІВНИКА
Кваліфікація:
- Диплом магістра чи бакалавра у сфері логістики, адміністрування, управління, управління закупівлями та інвентарем чи іншій суміжній сфері.
Досвід
- Щонайменше один рік досвіду роботи у міжнародних гуманітарних неурядових організаціях з щонайменше одним роком досвіду роботи у сфері логістики.
- Попередній досвід співпраці з HI буде перевагою.
Навички
- Відмінні навички міжособистісного спілкування;
- Відмінна організованість;
- Відмінне володіння українською та англійською мовою.
- Здатність допомогти членам команди складати та перевіряти складені плани.
Особисті якості:
- Здатність працювати в багатокультурному середовищі, що потребує гнучкості;
- Здатність працювати самостійно, але також і в команді.
- Обов’язково просунуте володіння навичками роботи з комп’ютером.
- Здатність витримувати тиск та управляти стресом.
Тетяна