Керівник представництва (Base Responsible)

НАЗВА ПОСАДИ:   Керівник представництва 

КРАЇНА: Україна 

ПІДПОРЯДКОВУЄТЬСЯ: Регіональний менеджер у Східному регіоні

МІСЦЕЗНАХОДЖЕННЯ: Харків 

Резюме англійською мовою заохочуються.

Заохочуємо жінок та людей з інвалідністю подавати заявки.

ГОЛОВНА ЗАДАЧА 

 За місцем розташування у Харків та під керівництвом регіонального менеджера HI у Східному регіоні Україні,  керівник представництва у Харків забезпечуватиме, щоб діяльність HI у зоні втручання здійснювалася відповідно до операційних стандартів HI. Керівник представництва безпосередньо підпорядковуватиметься регіональному менеджеру (у Дніпрі) і забезпечуватиме належну координацію між різними відділами (операції та підтримка). Керівник представництва не матиме ієрархічного чи управлінського зв’язку з іншими членами представництва у Харків

Керівник представництва також буде відвідувати зовнішні координаційні зустрічі і підтримувати зв’язки з місцевою владою.

Керівник представництва  залишається відповідальним за діяльність HI у своїй зоні втручання  

 ЗАДАЧІ/ОБОВ’ЯЗКИ 

 Задача 1. Представництво та координація 

 1.1. Бере участь у координаційних нарадах, які відбуваються у зоні втручання

1.2. Налагоджує добрі стосунки з іншими НУО, міжнародними неурядовими організаціями та агентствами ООН

1.3. Підтримує обізнаність про контекст суб’єктів, що здійснюють гуманітарну діяльність у зоні втручання

 Задача 2. Доступ та безпека для встановлення зв’язків 

 2.1. Керівник представництва є головним координаційним центром для контактів з органами влади

2.2. Забезпечує, щоб всі члени команди користувалися належним каналом зв’язку з місцевою владою та представляли HI з дотриманням гуманітарних принципів

2.3. Негайно повідомляти регіонального менеджера про будь-який інцидент 

2.4. У тісній співпраці з командою HI з питань гуманітарного доступу та безпеки забезпечує безпеку співробітників і активів HI.

2.5. Повідомляє співробітників відділу з питань гуманітарного доступу та безпеки і регіонального менеджера про всі потенційні загрози для співробітників HI або безпосередньо HI як організації

2.6. Підтримка співробітників відділу з питань гуманітарного доступу та безпеки у аналізі контексту та безпеки

 Задача 3. Внутрішня координація та програмування

3.1. Керівник представництва повинен добре розуміти діяльність HI

3.2. Керівник представництва повинен добре знати гуманітарну ситуацію та пріоритети та гарантувати, що реагування з боку HI відповідає гуманітарному контексту 

3.3. Забезпечувати, щоб координація між службами підтримки та програмою була безперешкодною 

3.4. Організовувати внутрішні зустрічі працівників представництва, передавати інформацію від регіонального менеджера команді в Харків

3.5. Надавати підтримку проектним співробітникам під час проведення оцінки та складання звітів 

3.6. Надавати підтримку вищому керівництву у здійсненні контекстного аналізу 

 Задача 4. Управління 

4.1. Забезпечувати, щоб співробітники діяли відповідно до гуманітарних принципів і цінностей

4.2. Повідомляти про будь-яке порушення кодексу поведінки регіональному менеджеру

 Задача 5. Надання звітів 

 5.1. Повідомляти щотижня про результати діяльності регіональному менеджеру Східного регіону  

5.2. Підтримка вищого керівництва в підготовці внутрішнього звіту або звіту для донорів 

НЕОБХІДНІ ХАРАКТЕРИСТИКИ ПРАЦІВНИКА

 Кваліфікація 

• Диплом про повну середню освіту або еквівалентне свідоцтво; бажано вища освіта;
• Або будь-яке відповідний сертифікат.

Досвід (вид і обсяг досвіду) :

• Мінімум 3 роки досвіду роботи в НУО;
• Добре розуміння принципів і процедур НУО;
• хороші навички письмового та усного спілкування;
• Підтверджений досвід у зв'язках з громадськістю, у сфері зв'язку та безпеки
• Представницькі та дипломатичні здібності;
• Відмінні навички вирішення проблем;
• Можливість пересування в зоні проведення діяльності;
• Хороші навички роботи з комп’ютером (Office, Social Media, Google Maps);
• Хороші навички багатозадачності.

Навички (знання, здібності, необхідні для посади, див. документ з переліком навичок):

• Відмінне знання усної та письмової англійської мови;
• Вільно володіє: Microsoft Word, Excel, PowerPoint;
• Уміння спрощувати та розставляти пріоритети. 
• Бути здатним допомагати членам команди складати та переглядати складені плани бажано.

Особисті якості 

• Відмінні комунікативні навички та дипломатичність;
• Здатність виконувати інструкції та бути членом команди;
• Гнучкість;
• Ретельна увага до деталей;
• Хороші організаторські здібності;
• Практичний, динамічний і орієнтований на прийняття рішень;
• Відкритий до культурних відмінностей.
• Хороша здатність протистояти тиску та справлятися зі стресом бажано;
• Емоційна зрілість.

УМОВИ РОБОТИ

Контракт: Трудовий договір (згідно законодавства України) Строковий

Тип зайнятості: Повна зайнятість

Переваги:

• 30 календарних днів щорічної відпустки
• 12 днів щорічної оплачуваної відпустки для гарного самопочуття (пропорційно відпрацьованому часу)
• Медичне страхування для співробітників HI та одного члена сім'ї (додаток сплачує HI)
• Індивідуальні психологічні консультації для співробітників HI
• Релокаційний пакет може бути наданий для керівних посад і ключових посад, якщо це необхідно
• Відповідні заходи підтримки для людини з обмеженими можливостями (за потреби)

Усі зацікавлені кандидати незалежно від віку, статі, раси, релігії, сексуальної орієнтації, здібностей або етнічної приналежності заохочуються подати заявку на вакансію.

Подаючи резюме, претендент надає згоду на обробку його персональних даних (відповідно до законодавства України).

МОЖЛИВОСТІ

HI є роботодавцем рівних можливостей. Ми цінуємо різноманітність і прагнемо створити інклюзивне середовище, засноване на взаємній повазі до всіх співробітників. Ми не дискримінуємо за віком, статтю, інвалідністю, релігією, етнічним походженням, кольором шкіри, расою, сімейним станом чи іншими захищеними ознаками.

Усім зацікавленим кандидатам, незалежно від віку, статі, інвалідності, релігії, етнічного походження, кольору шкіри, раси, сімейного стану чи інших ознак, заохочуємо подати заявку на вакансію.

Якщо ви маєте інвалідність і потребуєте будь-яких особливих заходів для допомоги під час співбесіди, будь ласка, повідомте нам необхідні деталі.

Handicap International має прозорі інституційні політики щодо «Захисту дітей», «Протидії шахрайству, хабарництву та корупції», «Інвалідність, Стать і вік», а також «Захист бенефіціарів від сексуальної експлуатації, знущання та домагань». Вони є обов’язковими для виконання усіма співробітниками, які зобов’язані поважати, підтримувати та просувати ці політики, а також підписати «Кодекс поведінки» HI.

JOB TITLE:  Base Responsible

COUNTRY: Ukraine

REPORTS TO: Area Manager East

LOCATION: Kharkiv

CVs in English are encouraged.

Women and Persons with Disability are encouraged to apply.

 GENERAL MISSION

 Based in Kharkiv an under the management of HI East Ukraine Area Manager, the Kharkiv Base Responsible will ensure that HI operation in its area of intervention are done according to HI operational standards. The Base Responsible will directly report to the Area Manager (based in Dnipro) and will ensure the proper coordination between the different department (operations and support). The base Responsible will not have hierarchical or management link with the other member of the base of Kharkiv

The Base Responsible will as well attend external coordination meeting and liaise with local authority.

The Base Responsible remains accountable for HI activities in its area of intervention

 MISSIONS / RESPONSIBILITIES

 Mission 1. Representation and coordination

1.  Attend coordination meetings that takes place in the area of intervention
2. Cultivate good relation with other NGO, INGO and UN agencies
3. Maintain a context awareness of actors operating in the area of intervention

 Mission 2. Liaison access and security

1.  The base Responsible remain the main focal points for the contacts with authorities
2. Ensure that all team members follow proper communication channel with local authorities and represent HI respecting humanitarian principles
3. Immediately report any incident to the Area Manager
4. In close collaboration with HI HAS team, ensure the safety and security of HI teams and assets.
5. Report to HAS team and Area Manager all potential threat to the HI employees or HI as an organization
6. Support HAS team in contest and security analysis

 Mission 3. Internal Coordination and Programming

1. The base responsible should maintain a good understanding of HI activities
2. The base responsible should maintain a strong awareness of the humanitarian situation and priorities and ensure that HI response is in line with humanitarian context
3. Ensure that the coordination between support services and program is smooth
4. Organize internal base meeting, relay information from Area Manager to the team in Kharkiv
5. Support project teams during assessment and reporting
6. Support Senior management in context analysis

 Mission 4. Leadership

1. Ensure that the teams act according to humanitarian principles and value
2. Report any breach in behavior to Area Manager

 Mission 5. Reporting

1.  Report weekly activities to East Area Manager
2. Support senior management in writing internal report or donor report

 PROFILE SOUGHT

 Qualification(s):

•  High school diploma or equivalent; college degree preferred; 
• Or any relevant certificate. 

Experience (type and amount of experience):

• Minimum 3 Year experience working for an NGO; 
• Good understanding of NGO principles and procedures; 
• Good written and verbal communication skills; 
• Proven Experience in public relations, liaison, safety and security;  
• Representational and diplomatic skills; 
• Excellent problem solving skills;  
• Ability to travel in the operational area; 
• Good computer skills (Office, Social Media, Google Maps);  
• Good multi-tasking skills. 

Skills (knowledge, abilities required for the position, refer to skills repository document):

• Excellent communication and writing capacities in English; 
• Proficient: Microsoft Word, Excel, PowerPoint; 
• Knowing how to simplify and prioritise. 
• Being capable of helping team members to plan and review the drafted plans is an advantage.

Personal qualities:

•  Excellent communication skills and diplomacy; 
• Ability to follow instructions and to be a member of a team; 
• Flexibility; 
• Strong attention to details; 
• Good organizational skills; 
• Practical, dynamic and solution oriented; 
• Open to cultural differences. 
• Good capacity to withstand pressure and manage stress is an advantage; 
• Emotional maturity. 

WORKING CONDITIONS:

Contract: Employment contract (according to Ukrainian legislation) Fixed-Term

Type of employment: Full-time

Benefits Package:

• 30 calendar days for annual leaves 
• 12 days of internal wellbeing paid leaves annually (pro-rata)
• Medical Insurance for HI staff and one dependent (tax paid by HI)
• Individual counselling sessions for HI staff
• Relocation package might be granted for the managerial positions and key positions if needed 
• Relevant supportive measures for person with disabilities (if needed)

All interested candidates irrespective of age, gender, race, religion, sexual orientation, abilities or ethnic affiliation are encouraged to apply for the vacancy.

By submitting the CV application, the applicant gives his/her consent to the processing of his/her personal data (in accordance with the legislation of Ukraine).

EQUAL OPPORTUNITY

HI is an equal opportunity employer. We value diversity and we are committed to creating an inclusive environment based on mutual respect for all employees. We do not discriminate on the basis of age, sex, disability status, religion, ethnic origin, colour, race, marital status, or other protected characteristics. 

All interested candidates irrespective of age, sex, disability status, religion, ethnic origin, colour, race, marital status, or other protected characteristics are encouraged to apply for the vacancy.

If you have a disability and require any special arrangements to assist you during the interview, please inform us with the necessary details.

Handicap International has clear institutional policies on "Child Protection", "Anti-fraud, Bribery and Corruption", "Disability, Gender and Age" and "Protection of Beneficiaries from Sexual Exploitation, Abuse and Harassment”. It is therefore mandatory for all staff to commit themselves to respect, uphold and promote these policies, and to sign the HI Code and Conduct.