Фахівець з комунікації (Communication officer)

ФАХІВЕЦЬ З КОМУНІКАЦІЇ (Communication officer) 

Функціональне підпорядкування: 

Безпосередній керівник: Директор програми

Функціональні зв’язки: Фахівець з комунікації (ДЗК, департамент зовнішньої комунікації) 

МІСЦЕ РОЗТАШУВАННЯ: Києв і часті  виїздити з відрядженнями до Львова, Чернівців, Вінниці, Дніпра, Полтави, Харкова. 

Умови праці:

Handicap International (Humanity and Inclusion) - неприбуткова міжнародна організація, яка втілює програму та здійснює втручання в ситуаціях, пов’язаних з бідністю та інклюзією, конфліктами та катастрофами. Після завершення проекту в 2017 році, компанія Handicap International повернулася до України у лютому 2022 р. для надання допомоги під час збройного конфлікту, що триває досі. 

Після початку бойових дій між Росією та Україною, компанія HI розпочала програму дій у надзвичайних ситуаціях для надання реабілітаційних, логістичних, психологічних послуг і забезпечення базових потреб. Для забезпечення поширення інформації стосовно діяльності, що проводиться центральним офісом, 8 національними асоціаціями, донорами, партнерами та іншими організаціями, компанія HI відкриває позицію фахівця з комунікації для висвітлення діяльності компанії та створення матеріалів, пов’язаних з діями компанії, команди, бенефіціарів і контексту подій. Ви - журналіст або фотограф? Ви хочете зробити свій внесок у нашу діяльність в Україні, жити в Києві і часто їздити з відрядженнями до Львова, Чернівців, Вінниці, Дніпра, Полтави, Харкова.   Подайте заявку та приєднуйтесь до команди компанії Humanity & Inclusion!

Завдання: Фахівець з комунікації визначає та збирає візуальні та письмові дані (фото, відео, свідчення, інтерв’ю та статті, пов’язані з діяльністю компанії Humanity and Inclusion).

Обов’язки:

1)  підготовка комунікаційних матеріалів для внутрішнього та зовнішнього використання 

• Збір свідчень для ілюстрації контексту та специфічних рис проекту, що стосуються потреб у фізичній реабілітації, психосоціальної підтримки, надання гігієнічних наборів/непродовольчих товарів, логістичних операцій, вивчення ризиків, щодо боєприпасів вибухової дії, інклюзивних гуманітарних дій, щодо людей з інвалідністю, тощо.  
• Визначення теми, відповідно до контексту та діяльності компанії HI (бенефіціарів, дій, місцевих партнерів та ін.).
• Регулярний збір даних та зображень (тексти, фото, відео) в контексті подій, розвитку проекту, тощо. 
• Втілення політик дозволів і захисту компанії HI, щодо осіб, згаданих у візуальних або письмових комунікаційних матеріалах. 
• Збір даних, що стосуються захисту індикаторів, кількості бенефіціарів, поширення матеріалів, впливу діяльності компанії, спрямованих на зовнішнє комунікацію (з донорами, захисту інтересів, тощо). 
• Розвиток механізму подачі звітів до центрального офісу та підтримки контакту з референтом центрального офісу - розробка інструментів (внутрішні доповнення, дзвінки, звіти, записи, наради, тощо) для поширення інформації про проект.

2)  відповідати за контакти зі ЗМІ під керівництвом директора програми

• Забезпечення відповідного рівня представлення компанії в ЗМІ:  представленість на організаційному рівні, визначення спікерів, організація відвідувань представниками ЗМІ. 
• Організація візитів з боку представників ЗМІ, координуючи та узгоджуючи їх з представниками інших відділів в Україні, відповідати на запити національних асоціацій. 
• Проведення медіапідготовки всіх нових працівників компанії HI, призначених для роботи з представниками ЗМІ. 
• Присутність під час усіх візитів представників ЗМІ та забезпечує дотримання попередньо узгодженого графіку візиту (для журналістів і представників компанії ЕйчАй). 
• Повідомлення директора програми про будь-які реальні або потенційні небезпеки, які можуть зашкодити безпеці або моральним принципам компанії HI.
• Допомога в роботі фотографів/журналістів, відряджених департаментом зовнішніх комунікацій або національними асоціаціями.

3)  сприяння повноцінному втіленню принципу прозорості діяльності компанії HI

• Забезпечення прозорості діяльності (компанії + донорів + технічних партнерів), поваги принципів діяльності та візуальної приналежності (наявність логотипів / необхідні згадки, згідно з договорами з донорами).
• Прийом візитів донорів: організація логістики, підтримка команд, що відповідають за підготовчі роботи, підготовка бенефіціарів, прийом представників донорів під час діяльності асоціацій. 
• Допомага в покращенні прозорості і рівні комунікації у роботі над заявками на надання фінансування. Визначення методів комунікації, які варто фінансувати як цілі проекту, про які повідомляють донорів (візити представників преси, кіноіндустрії, фоторепортерів, тощо). 
• Прийом VIP гостей (керівництво компанії ЕйчАй, відомі особи, тощо), пов’язаних з роботою команд у регіональних представництвах компанії. 

4)

• Виконання вимог інституційних політик: Захисту дитини, Захисту від сексуального насильства, знущань і домагань, Протидії шахрайству та корупції, Інвалідність, стать, вік, а також Кодекс поведінки; отримання дозволів;
• Дотримання принципу нерозголошення та охорона приватної інформації бенефіціарів;
• Дотримання вимог плану з забезпечення безпеки та стандартних операційних процедур програми;
• Повідомляння директору програми усю необхідну інформацію з техніки безпеки та про порушення технік и безпеки в межах нашої організації;
• Присутність / Пунктуальність;
• Доступність/гнучкість: до обов’язків фахівця з питань комунікації входитимуть відрядження на тривалий період часу;
• Автономність та організованість;

Завдання та обов’язки, описані в даній вакансії, є неповними і можуть змінюватися у відповідності до потреб проекту.

Бажані уміння та навички

Дипломи:

• Повна вища освіта в сфері комунікацій  

 Навички:

• Диплом магістра в сфері гуманітарних комунікацій і захисту інтересів бенефіціарів.
• Знання інструментів/засобів комунікації (фотографування, проведення співбесід, використання звукозаписуючих приладів, договори, зйомки коротких відео).
• Автомномність, мотивованість, гнучкість та динамічність.
• Уміння працювати в емоційно-напружених ситуаціях або з травмованими людьми.
• Уміння швидко реагувати та адаптуватися до різних обставин. 
• Уміння розставляти пріоритети та чудові організаційні навички. 
• Тактовність і терплячість.
• Готовність працювати з найбільш вразливими групами населення
• Уміння слухати та уміння мислити аналітично.

Досвід роботи:

• Досвід роботи в гуманітарних організаціях - дуже бажаний.
• Досвід роботи в сфері комунікації, журналістики або фотографії - Обов'язковий!

Мови

Знання англійської - письмо, розмова від B2.

Знання французької - буде плюсом. 

КОНФІДЕНЦІЙНІСТЬ І ОСОБИСТА ІНФОРМАЦІЯ

Через особливості посади, на яку претендує кандидат, деяка інформація, до якої він/вона матиме доступ, є конфіденційною. 

Будь-яке порушення конфіденційності вважатиметься серйозним порушенням правил. 

Компанія Handicap International має прозорі інституційні політики щодо «Захисту дітей», «Протидії шахрайству, хабарництву та корупції», «Інвалідність, Стать і вік», а також «Захист бенефіціарів від сексуальної експлуатації, знущання та домагань». Вони є обов’язковими для виконання усіма співробітниками, які зобов’язані поважати, підтримувати та просувати ці політики, а також підписати «Кодекс поведінки» компанії НІ.

COMMUNICATION OFFICER

Reporting Line: Direct supervision: Program Director

Functional links: Communications Officer (CEF: Communication Externe Federale) 

LOCATION: Kiev with regular movement to Lviv, Chernivtsy, Vinnytsia, Dnipro, Poltava, Kharkiv.

 Job Context

Handicap International, a non-profit international solidarity organization, implements programs and intervenes in situations of poverty and exclusion, conflicts and disasters. After ending projects in Ukraine in 2017, Handicap International returned to the country in February of 2022 to respond to ongoing armed conflict. 

Following the start of warfare between Russia and Ukraine, HI launched an emergency response of rehabilitation, logistical coordination, psychosocial support and provision of basic needs. In order to ensure a wide sharing of our activities with our headquarters, our 8 national associations, our donors, our partners and other actors, HI is recruiting a communication officer to accompany our actions and create content related to our response, our team, our beneficiaries and the surrounding context. Are you a journalist or photographer? Do you want to contribute to our response in Ukraine, based in Kiev with regular movement to Lviv, Chernivtsy, Vinnytsia, Dnipro, Poltava, Kharkiv.  Apply to join the Humanity & Inclusion teams!

Mission : The Communication Officer contributes to the identification and collection of visual and written communication elements such as quality photos, videos, testimonies, interviews and articles related to the HI intervention.

 Responsibilities

Responsibility 1: Produce communication materials for internal and external use 

Activities :

• Collect testimonials to illustrate the context and specific projects in physical rehabilitation, mental health and psychosocial support, WASH/NFI, Logistics operations, explosive ordnance risk education, inclusive humanitarian action for persons with disability etc.  
• Identify topics of interest: beneficiaries, activities, local partners and other relevant topics, context relevant to HI's response.
• Collect regularly information and images (texts, photos, videos): on the context, its evolution and HI’s projects. 
• Implement HI's consent and protection policies regarding anyone appearing in visual or written communication. 
• Collect data in relation to project indicators, number of beneficiaries, materials distributed, impact of HI actions; intended for external communication, donor communication and advocacy. 
• Contribute to program reporting mechanisms to HQ while maintaining regular contacts with HQ Referent - will propose tools (internal updates, calls, reports, recordings, meetings...), in order to facilitate the circulation of information on the projects

Responsibility 2: under the supervision of the Program Director, lead media visits.

Activities: 

• Ensure relations with the media: ensure appropriate institutional representation, identify spokespersons and organize media reception and visits. 
• Lead this organization of media visits by coordinating and liaising with the relevant department based in Ukraine in order to respond to requests from national associations. 
• Conduct media training for all new HI staff appointed to contribute to a media visit 
• Participate to all media visit and ensure respect of the framework previously agreed (by the journalist and HI staff) 
• Alert the Program director of any incident or potential incident that may harm HI security and/or ethics
• Assist in managing possible photographer/journalist missions sent by the federal external Com or the national associations.

Responsibility 3 : Contribute to the appropriate implementation of HI’s visibility

Activities : 

• Ensure that Visibility (HI + donors + technical partners) commitments are respected regarding activities and supplies (presence of logos / necessary mentions, according to commitments made with donors).
• Hosting donor visits: logistical organization, support of teams in preparation, preparation of beneficiaries, welcoming donor representatives on the association's activities. 
• Contribute to the visibility and communication aspects of funding applications. Identification of communication actions that could be financed in the framework of calls for projects submitted to donors (press visits, films, photo reports, etc.) 
• The communication officer will support the preparation and reception of VIP visits (HI management, personalities...), in connection with the teams present in the HI bases. 

Commitments

• Compliance with institutional policies: Child Protection Policy, PEASH Policy, Anti-Fraud and Corruption Policy, Disability, Gender, Age Policy, and Code of Conduct; collection of consent
• Total discretion concerning the functioning of the organization, its members, and private details of beneficiaries;
• Respect for the security plan and SOPs of the program;
• Report to the program director all relevant security information and inform immediately of security incidents involving our organization;
• Attendance / Punctuality;
• Availability/flexibility: the Communications Officer will be required to travel outside his/her place of residence for extended periods of time
• Autonomy and organization

The duties and responsibilities described in this job profile are not exhaustive and may change as the project needs change.

Profile required

Diplomas 

• Higher education in communication  

 Skills

• Mastery of humanitarian communication and advocacy principles.
• Knowledge of communication tools/media (taking photos, conducting interviews, recording devices, contracts, filming short videos)
• Autonomous, motivated, flexible and dynamic
• Ability to manage a heavy workload under pressure; 
• Ability to work in emotional situations or with injured people; 
• Excellent responsiveness and flexibility in all circumstances; 
• Sense of priorities and great organizational skills; 
• Sense of diplomacy and patience;
• Commitment to the most vulnerable
• Excellent listening and analytical skills

Experience

• Experience in a humanitarian organization on the field
• Experience in post communication, journalism or photography

Languages 

Knowledge of English - required.

 Knowledge of French is a plus. 

CONFIDENTIALITY AND PRIVACY

Because of the employee's position, some of the information to which the employee has access is confidential. 

Any breach of confidentiality will be considered gross misconduct.