Фахівець з транспорту та господарства (Fleet & Facility Officer)

НАЗВА ПОСАДИ: Фахівець з транспорту та господарства (Fleet & Facility Officer)

ПІДЗВІТНІСТЬ:  Менеджер з логістики

МІСЦЕ РОЗТАШУВАННЯ: Київі (Kyiv)

Компанія Handicap International має прозорі інституційні політики щодо «Захисту дітей», «Протидії шахрайству, хабарництву та корупції», «Інвалідність, Стать і вік», а також «Захист бенефіціарів від сексуальної експлуатації, знущання та домагань». Вони є обов’язковими для виконання усіма співробітниками, які зобов’язані поважати, підтримувати та просувати ці політики, а також підписати «Кодекс поведінки» компанії HI.

ЗАГАЛЬНІ ОБОВ’ЯЗКИ

Перебуваючи в підпорядкуванні менеджера з логістики, Фахівець з транспорту та господарства  контролює всі аспекти роботи відділу логістики в межах його розташування та забезпечує безперервне виконання програм згідно внутрішніх вимог компанії Handicap International для Київської області. 

Фахівець з транспорту та господарства контролює роботу всіх ланок логістичного процесу (закупівлі, зберігання, обладнання, автопарк), ефективно підтримуючи проведення заходів в рамках тих чи інших програм.  Він/вона повинні координувати логістичні операції, активно співпрацюючи з учасниками проекту та співробітниками служб підтримки. Фахівець з транспорту та господарства  повинен подавати щотижневі та щомісячні звіти менеджеру з логістики.

Фахівець з транспорту та господарства відділу підтримує роботу менеджера з логістики та працює згідно рекомендацій та процедур з логістики компанії НІ.

ЗАВДАННЯ / СФЕРА КОМПЕТЕНЦІЙ

Завдання 1. Матеріально-технічне забезпечення:

• Забезпечує ефективну роботу свого відділу.
• Дотримується та контролює рівень витрат бюджету в межах своєї відповідальності.
• Оптимізує швидкість матеріально-технічного забезпечення та використання ресурсів в межах своєї відповідальності, аналізує індикатори, складає пропозиції та оновлює дані.
• Забезпечує достатній рівень співпраці з учасниками програм, підтримує та оновлює інформацію щодо плану реалізації проекту.
• Планує та передбачає рівень необхідності в матеріально-технічному забезпеченні згідно плану реалізації проекту.
• Надає логістичну підтримку та інформацію учасникам програм та забезпечує безперервне впровадження заходів по проекту.
• Постійно збирає, перевіряє та заповнює обов’язкові документи, що використовуються командою для забезпечення дотримання вимог компанії HI та допомагає під час проведення зовнішнього аудиту.
• Забезпечує чітку взаємодію та обмін інформацією з відділом логістики у Вінниці.
• Пропонує варіанти адаптації прийнятих процедур (рух засобів, планування) менеджеру з логістики.
• Контролює роботу місцевих співробітників служб охорони та повідомляє менеджера з логістики про ускладнення в разі їх виникнення. 

Завдання 2. Керування приміщеннями:

• Забезпечує підтримку офісів і житлових приміщень в хорошому стані та належних технічних умовах.
• Забезпечує постійне постачання офісів і житлових приміщень газом, питною водою, канцелярськими приборами, витратними матеріалами та інші побутовими предметами.
• Підтримує наявність необхідного інвентарю (меблі, електричні прилади, тощо…) в приміщеннях та оновлює їх склад за потреби.
• Відстежує закінчення термінів договорів оренди майна компанії HI та повідомляє менеджеру служби постачання про необхідність їх поновлення.
• Постійно оновлює списки проживання співробітників та організовує приїзди/виїзди учасників команди.
• Відповідає за економічно ефективне поселення іноземців/відвідувачів.
• Звітує про відповідність між параметрами існуючих приміщень і потребами компанії НІ.
• Вивчає характеристики приміщень згідно потреб і вносить пропозиції.
• Забезпечує та контролює відкриття нових офісів за потреби.
• Готує інформацію для щотижневого оновлення таблиці відстеження договорів, оновлює її та надсилає інформацію менеджеру з логістики.

Завдання 3. Керування закупівлями: 

• За необхідності допомагає та заміняє СПЕЦАЛІСТА З ЗАКУПІВЕЛЬ.
• Забезпечує дотримання правил процедур закупівлі компанії HI (за вимогою спонсора).
• Впроваджує процеси закупівель та відстежує запити на закупівлю та обслуговування для потреб програми.
• Збирає пропозиції постачальників згідно Вимог до рекомендацій з закупівель та надсилає їх своєму керівнику; повідомляє про будь-які ускладнення (пошук постачальників, вичерпання запасів, недоступність) своєму керівнику та консультується з особою, що надсилає запит, за необхідності.
• Готує підсумковий аналіз заявок для здійснення закупівель за допомогою комерційних пропозицій.
• Готує замовлення на доставку для постачальників та договори про обслуговування за потреби.
• Забезпечує якість закупівель та дотримання термінів доставки.
• Відстежує замовлення/закупівлю до моменту доставки.
• Забезпечує точність заповнення закупівельної документації (наявність підписів, юридична сила документів), для забезпечення точності відстежування усіх закупівель в ланцюгу постачання.
• Готує інформацію для щотижневого оновлення таблиці відстеження закупівель, оновлює її та надсилає інформацію менеджеру з логістики. 

Завдання 4. Керування обладнанням і запасами:

• Забезпечує дотримання правил і процедур керування запасами компанії HI (за вимогою спонсора).
• Проводить регулярну щомісячну інвентаризацію канцелярських товарів, витратних матеріалів, запасів обладнання, а також готує запити на закупівлю та обслуговування для оновлення запасів.
• Забезпечує безпеку використання та відстеження використання обладнання, необхідного під час виконання завдань (ідентифікація, інвентаризація, показна штучність) разом із помічником з інформаційних технологій.
• Забезпечує безпеку використання та відстеження використання обладнання (та витратних матеріалів), необхідного під час виконання завдань (ідентифікація, інвентаризація, показна штучність) разом із помічником з інформаційних технологій.
• Готує інформацію для щотижневого оновлення таблиці відстеження обладнання, оновлює її та надсилає інформацію менеджеру з логістики.

Завдання 5. Керування транспортними засобами та їх ТО: 

• Забезпечує дотримання правил і процедур керування автотранспортом компанії HI (за вимогою спонсора).
• Займається плануванням та розподілом транспортних засобів для пересування персоналу.
• Контролює процес відстежування ТЗ (чеки за спожиті матеріали, планування маршрутів, договори оренди ТЗ, тощо).
• Забезпечує регулярність проведення ТО різних транспортних засобів, готує відповідні договори на обслуговування з постачальниками або координує відповідні ремонті роботи з місцевими станціями ТО.
• Визначає найбільш відповідні способи доставки товарів та проводить адміністративні формальності, пов’язані з цим (доставка колісним транспортом, літаком, човном, тощо) на національному, регіональному та міжнародному рівні у контексті мінливих подій.
• Контролює точність заповнення Таблицю контролю транспортних засобів і передає цю інформацію у вигляді щомісячного звіту менеджеру з логістики. 

Завдання 6. Керування командами: 

• Організовує та контролює роботу відділу базових потреб.
• Організовує та проводить щотижневі наради з командою.
• Запроваджує заходи з формування потенціалу команди для вдосконалення логістичних навичок.
• Контролює чіткість застосування та дотримання персоналом внутрішніх правил (планування відпусток/лікарняних, заміни).
• Підтримує та дає рекомендації учасникам команди під час виконання їхніх посадових обов’язків.
• Займається розв’язанням конфліктів (особистих і професійних) у команді та повідомляє про це координатора відділу логістики та/або керівника місії.

Завдання 7.  Підзвітність:

• Контролює вчасність і точність подачі стандартних звітів менеджеру з логістики (Таблиці відстеження договорів, обладнання, ТЗ, звіт про складські запаси та спеціальні вимоги до продукції за потреби).
• Приймає участь в щомісячних звітах про поточну ситуацію, надаючи відповідні дані, пов’язані з його/її посадовими обов’язками, менеджеру з логістики.

Завдання 8. Етика та професійна діяльність:

• Демонструє етичну професійну поведінку, поважає та просуває мандат компанії НІ.
• Виконує вимоги політик щодо захисту дітей та захисту людей з інвалідністю від сексуальної експлуатації, знущання компанії Handicap International та повідомляє свого безпосереднього керівника про будь-які порушення згаданих політик компанії HI з боку учасників команд або партнерами.
• Дотримується вимоги політик і механізмів щодо попередження та боротьби з шахрайством, корупцією та повідомляє свого безпосереднього керівника про будь-які порушення згаданих політик компанії HI з боку учасників команд або партнерами.

Кваліфікація(-ї): 

• Свідоцтво або диплом бакалавра у галузі логістики, організація підприємницької діяльності, менеджменті, управління закупівлями та постачанням або іншій відповідній галузі.

Досвід роботи: 

• Принаймні 1 досвіду роботи в гуманітарній сфері або з МНГО, принаймні 1 рік досвіду роботи в сфері логістики.
• Попередній досвід роботи з компанією НІ.

Навички:

• Сильні навички ведення переговорів;
• Хороші організаторські здібності;
• Чудові навички спілкування українською та англійською мовами;
• Здатність допомагати членам команди складати та переглядати плани роботи.

Особисті якості:

• Уміння працювати в багатокультурному середовищі, що вимагає гнучкості підходу;
• Уміння працювати як самостійно, так і в команді;
• Чудові навички володіння комп’ютером;
• Здатність працювати під тиском та керувати стресом.

JOB TITLE:   Fleet & Facility Officer

COUNTRY: Ukraine 

REPORTS TO:  Logistics Manager 

LOCATION: Kyiv

Handicap International has clear institutional policies on "Child Protection", "Anti-fraud, Bribery and Corruption", "Disability, Gender and Age" and "Protection of Beneficiaries from Sexual Exploitation, Abuse and Harassment”. It is therefore mandatory for all staff to commit themselves to respect, uphold and promote these policies, and to sign the HI Code and Conduct. 

GENERAL MISSION 

Reporting to the Logistics Manager the Facility Officer manages all aspects of the Logistics Department, within the base, to ensure the smooth-running of the programs in compliance with Handicap International's internal regulations for Kyiv region.  

The Facility Officer will manage ensure elements of base level logistics (procurement, stocks, equipment, fleet) support effectively the activities of the programs.  S/he will be required to coordinate the logistics activities by being in support and in close collaboration with the project and the support staff.  The Facility Officer will be required to submit weekly and monthly reports to the Logistics Manager. 

The Facility Officer directly supports the Logistics Manager and operates within the HI Logistics Guidelines and procedures. 

MISSIONS / RESPONSIBILITIES 

Mission 1. Logistics Support: 

• Ensures the good performance of his / her department. 
• Follows and monitor the budget under his / her responsibility. 
• Optimizes the logistics response and use of resources in his/her area of assignment by analyzing indicators, making recommendations and providing updates. 
• Ensures a good collaboration with program teams in order to maintain a continuous and updated knowledge of the project implementation plan. 
• Plans and anticipates the logistics capacity development according to the project implementation plan. 
• Provides logistics support and advices to the program team to ensure the smooth implementation of project activities. 
• Carries out a continuous collection, control and filing of the compulsory documents used within his/her team to ensure the compliance with HI procedures and facilitate external audit. 
• Contributes to the smooth coordination and communication within the Vinnytsia Logistics department. 
• Proposes relevant adaptation of established processes (movements, planning) to the Logistics Manager. 
• Supervises local SECURITY GUARDS, and alerts the Logistics Manager of issues immediately. 

Mission 2. Premises Management: 

•  Ensures the good condition and continued maintenance of offices and accommodations.
  Ensures the continuous availability of gas, drinking water, stationary, consumables and other welfare items in the office and accommodations. 
• Maintain comprehensive inventory of HI items (furniture, electrical appliances, etc…) within the premises and keep it up to date. 
• Follows-up on HI property lease agreements expiration dates and report it to the supply manager for the renewal. 
• Continually updates the accommodation board and organize arrival / departure with his/her team. 
• Ensures the management of expatriates & visitors accommodation in a cost efficient manner. 
• Reports on the relevance between office size, location, etc…and the HI need. 
• Carries on research of premises according to the need and make proposition. 
• Ensures and oversees the opening of new offices if required. 
• Ensures preparation of weekly CMC (Contract Monitoring Chart) is updated accurately and forwarded to the Logistics Manager. 

Mission 3. Purchase Management: 

•  When necessary assists and or replaces PROCUREMENT OFFICER in cases of need. 
• Ensures the respect of HI (and donor if required) purchase procedures. 
• Implements procurement processing and follows up of the approved PSR (purchase and service request) for program activities. 
• Collects Supplier Quotations (SQ) as per the Procurement Guideline Thresholds then forwards them to the supervisor; reports any difficulties (sourcing, stock outs, unavailability) immediately to the supervisor and consults the applicant when needed. 
• Prepares Summary Bid Analysis (SBA) for purchases through quotes. 
• Prepares Supplier Purchase Order (SPOs) and service contracts when needed. 
• Ensures the quality of the purchase and the delivery deadlines. 
• Follows up the order/purchase until delivery. 
• Ensures the accurate filling of purchases files: signatures, presence and validity of the documents, in order to guarantee accurate traceability of all purchases throughout the supply chain. 
• Ensures preparation of weekly PSR MC (Procurement Monitoring Chart) is updated accurately and forwarded to the Logistics Manager. 

Mission 4. Equipment and Stocks Management: 

•  Ensures the respect of HI (and donor if required) stock management procedure.
• Manages regular monthly inventory for the stationary, consumables, equipment stocks in the base, prepare PSR for replacement of stock. 
• Ensures the security and the follow up of the equipment used on the mission (identification, inventory, affectation) in collaboration with the IT Assistant. 
• Ensures the security and the follow up of the communication and IT equipment (and supplies) on the mission (identification, inventory, affectation) in collaboration with the IT Assistant. 
• Ensures preparation of monthly E MC (Equipment Monitoring Chart) is updated accurately and forwarded to the Logistics Manager. 

Mission 5. Vehicle Management and Maintenance: 

• Ensures the respect of HI (and donor if required) vehicle management procedure. 
• Manages the planning and allocation of vehicles for staff movements. 
• Supervises the general follow up of the base vehicles (consummation checks, movement planning, vehicle rental contracts, etc.). 
• Ensures a regular maintenance on the different vehicle of the base, setup appropriate maintenance contract with supplier or ensure an appropriate repair process with local technicians. 
• Defines the more relevant means of transport for goods delivery and process the administrative formalities related to (by road, by plane, by boat, etc.) national, regional and international in a rapidly shifting context. 
• Ensures the V MC (Vehicle Monitoring Chart) is accurately prepared and forwarded to the Logistics Manager monthly.  

Mission 6. Team Management: 

•  Organizes and supervises the work of the Base Logistics department.
• Leads and organizes weekly team meetings. 
• Implements strong capacity building management in order to improve the skills of the Logistics. 
• Ensures strict application and respect of the Internal Regulation by your related staff (vacation/leave planning, gap coverage). 
• Supports and advises your team in the implementation of their Roles and Responsibilities. 
• Ensures conflict resolution (personal and professional) within your team and inform the Logistics Coordinator and/or Head of Mission. 

Mission 7.  Reporting: 

•  Ensures standard reports (CMC, EMC, VMC, Stock Reports and PSR MC as needed) are completed timely and accurately for the Logistics Manager. 
• Participates to the monthly situation report (SITREP) by providing relevant data related to your position to the Logistics Manager. 
•  

Mission 8. Ethics and Professional Practice: 

• Shows professional ethics, respect and promote Handicap International mandate. 
• Respects the Handicap International protection of children policy and protection of beneficiaries from sexual exploitation and abuse policy and reports to his/her line manager any non-respect of HI’s policies amongst the teams or partners. 
• Respects the Handicap International policy and mechanisms for the prevention of, and fights against, fraud and bribery and reports to his/her line manager any non-respect of HI’s policies amongst the teams or partners.

PROFILE SOUGHT 

Qualification(s): 

• Diploma or Bachelor degree in Logistics, Business Administration, Management, Purchasing and Supplies Management, or other relevant field. 

Experience  

• At least 1 year experience in humanitarian and development INGOs, with at least 1 year experience in the Logistics activities. 

• Previous experience with HI. 

Skills 

(knowledge, abilities required for the position, refer to skills repository document): 

• Strong negotiating skills; 

• Good organizing ability; 

• Excellent communications skills both in Ukrainian and English. 

Personal qualities: 

• Ability to operate in a cross-cultural environment requiring flexibility; 

• Autonomous but also a good team player; 

• Advanced computer literacy are essential requirement.