HR agent/Фахівець відділу кадрів

PRESENTATION OF THE ORGANIZATION

 SOLIDARITES INTERNATIONAL (SI) is an international humanitarian NGO which, for more than 40 years, has been providing assistance to populations affected by armed conflicts and natural disasters by meeting their vital needs for food, water and shelter. Particularly involved in the fight against diseases linked to unsafe water, the first cause of death in the world, SI's interventions provide expertise in the field of access to drinking water, sanitation and hygiene promotion, but also in the essential area of food security and livelihoods. Present in around twenty countries, SI's teams - 2000 people in total made up of expatriates, national staff, permanent staff at headquarters, and a few volunteers - work with professionalism and commitment while respecting cultures.

 Solidarites International (SI) is determined to prevent and fight all type of abuse – all act of exploitation, abuse and/or sexual harassment (SEAH) against members of beneficiary communities or collaborators, fraud, corruption, violation of persons and/or property, funding of activities harmful to human rights – that could be perpetrated in the frame of its interventions. SI implements a zero-tolerance policy regarding acts of SEAH.

 Solidarites International is an equitable employer committed to find all forms of discrimination. SI will never ask for any remuneration to take part in a recruitment process.

 DESCRIPTION OF THE POSITION 

Under the supervision of the Deputy HR Manager, the HR agent supports the processing of HR and administrative tasks according to Solidarites International (SI) procedures.

•  Recruitment Support: Assist the Deputy HR Manager in publishing vacancies, sorting applications, reaching out to candidates throughout the recruitment process, handling administrative onboarding of new staff, including organizing document signings and collecting necessary paperwork.
•  HR Documentation and payroll: Update HR files accurately and control the respect of SI procedure (employment contract, job description, personal administrative file, leave requests, exceptional work order, allowances, overtime, request for salary advance etc.). Participate in the verification of the monthly variables of each employee to prepare payroll.
•  Archiving: Manage the physical and digital archiving of administrative documents, maintaining strict confidentiality and adhering to our archiving policy.
• Travel Coordination: Arrange hotel reservations for team travel and follow up on accommodation payments with suppliers.
• Reporting and Communication: Keep our information board updated and report any issues or updates to the Deputy HR Manager.

PROFILE FORSAKEN

• Studies : High education in HR studies, Public Administration, Law
• Experience : 3-4 years of experience in a HR or administrative position. Previous experience in NGO could be an asset.
• Language : English is an asset
• IT : Microsoft pack (Excel, Word, Powerpoint, …)
• Qualification : Knowledges of HR Ukrainian law and processes
• Soft skills : Good communication skills, diplomacy, Organization in work.

 WORKING CONDITIONS

Place of work: office at the address: Mykolaiv, possible business trips to Dnipropetrovsk, Kharkiv, Mykolaiv, Kherson regions.

Contract: fixed-term contract (according to Ukrainian legislation) 

Type of employment: full-time

Salary:  1 125 EURO gross (paid in UAH according to the monthly rate of the bank of the European Commission). 

Additionally:  paid vacation 31 calendar days, paid family leave, life insurance.

Thank to send your application with cover letter in English here.

 Deadline for submitting applications: 02/04/2024

ПРЕЗЕНТАЦІЯ ОРГАНІЗАЦІЇ

 Міжнародна Солідарність (SI) — міжнародна гуманітарна неурядова організація, яка понад 40 років надає допомогу населенню, яке постраждалому від збройних конфліктів і стихійних лих, забезпечуючи життєво важливі потреби в їжі, воді та житлі. Зокрема, SI бере участь у боротьбі з хворобами, пов’язаними з небезпечною водою, яка є одною з причин смерті у світію. SI надає експертизу у сфері доступу до питної води, покращенні умов санітарії та гігієні, а також у сфері продовольчої безпеки та засобів до існування. Присутні приблизно в двадцяти країнах команди SI — загалом 2000 осіб, які складаються з експатріантів, національного персоналу, постійного персоналу в штаб-квартирі та волонтерів — працюють з професіоналізмом і відданістю, поважаючи культуру.

 Міжнародна Солідарність (SI) має намір запобігати та боротися з усіма видами зловживань – усіма актами експлуатації, зловживань та/або сексуальних домагань (ЗСЕН) проти членів спільнот-бенефіціарів, шахрайства, корупції, порушення прав осіб та/або власності, фінансування діяльності, яка завдає шкоди правам людини, – яка може бути здійснена в рамках її втручання. SI реалізує політику нульової терпимості щодо дій ЗСЕН.

 Міжнародна Солідарність є справедливим роботодавцем, який зобов’язується виявляти всі форми дискримінації. SI ніколи не  вимагатиме винагороду за участь у процесі найму.

ОПИС ПОСАДИ

Під керівництвом Провідного менеджера з персоналу HR-agent забезпечує, обробку кадрових та адміністративних завдань відповідно до процедур Solidarites International (SI). 

•  Підтримка підбору персоналу: Допомагати HR-менеджеру в публікації вакансій, сортуванні заявок,зв'язуватися  з кандидатами протягом усього процесу набору, адміністративному оформленні нових співробітників, включаючи організацію підписання документів і збір необхідної документації. 
•  Кадрова документація та розрахунок заробітної плати: Точне оновлення кадрової документації та контроль за дотриманням процедури SI (трудовий договір, посадова інструкція, особиста адміністративна справа, запити на відпустку, особливі умови праці, надбавки, понаднормові, запити на аванс заробітної плати і т.д.). Брати участь у перевірці щомісячних змінних кожного працівника для підготовки платіжної відомості. 
•  Архівування: Керувати фізичним та цифровим архівуванням адміністративних документів, зберігаючи сувору конфіденційність та дотримуючись нашої політики архівування. 
•  Координація подорожей: Бронювання готелів для командних поїздок та відстеження платежів за проживання з постачальниками. 
•  Звітність та комунікація: Підтримуйте нашу інформаційну дошку в актуальному стані та повідомляйте про будь-які проблеми чи оновлення провідному менеджеру з персоналу.

 ВИМОГИ ДО КАНДИДАТІВ: 

• Освіта : вища освіта у галузі управління персоналом, державне управління, право 
• Досвід : 3-4 роки досвіду роботи на кадровій або адміністративній посаді. Попередній досвід роботи в НУО може бути перевагою. 
• Мова : англійська є перевагою 
• ІТ : пакет Microsoft (Excel, Word, Powerpoint, ...) 
• Кваліфікація : Знання українського законодавства та процесів у сфері управління персоналом 
• Навички : Хороші комунікативні навички, дипломатичність, організованість в роботі.

 УМОВИ ПРАЦІ

Місце роботи: офіс за адресою: Миколаїв, можливі відрядження в Дніпропетровську, Харківську, Миколаївську, Херсонську області. 

Контракт: строковий трудовий договір (згідно з українським законодавством)  

Тип зайнятості: повна зайнятість 

Заробітна плата: 1 125 євро брутто (виплачується в гривнях за місячним курсом банку Європейської Комісії).  

Додатково: оплачувана відпустка 31 календарний день, оплачувана сімейна відпустка, страхування життя.

 Будь ласка, надсилайте вашу заявку із супровідним листом англійською мовою сюди.  

 Кінцевий термін подачі заявок : 02/04/2024