Фахівець із питань пересування та приміщень / Movement & Premises Officer

Міжнародна Солідарність (SI) в Україні відкриває зовнішній рекрутмент процес.

ПРЕЗЕНТАЦІЯ ОРГАНІЗАЦІЇ

Міжнародна Солідарність (SI) — міжнародна гуманітарна неурядова організація, яка понад 40 років надає допомогу населенню, яке постраждалому від збройних конфліктів і стихійних лих, забезпечуючи життєво важливі потреби в їжі, воді та житлі. Зокрема, SI бере участь у боротьбі з хворобами, пов’язаними з небезпечною водою, яка є одною з причин смерті у світію. SI надає експертизу у сфері доступу до питної води, покращенні умов санітарії та гігієні, а також у сфері продовольчої безпеки та засобів до існування. Присутні приблизно в двадцяти країнах команди SI — загалом 2000 осіб, які складаються з експатріантів, національного персоналу, постійного персоналу в штаб-квартирі та волонтерів — працюють з професіоналізмом і відданістю, поважаючи культуру.

Міжнародна Солідарність (SI) має намір запобігати та боротися з усіма видами зловживань – усіма актами експлуатації, зловживань та/або сексуальних домагань (ЗСЕН) проти членів спільнот-бенефіціарів, шахрайства, корупції, порушення прав осіб та/або власності, фінансування діяльності, яка завдає шкоди правам людини, – яка може бути здійснена в рамках її втручання. SI реалізує політику нульової терпимості щодо дій ЗСЕН.

Міжнародна Солідарність є справедливим роботодавцем, який зобов’язується виявляти всі форми дискримінації. SI ніколи не  вимагатиме винагороду за участь у процесі найму.

ОПИС ПОСАДИ

Фахівець із питань пересування та приміщень братиме участь у безпеці команд МІЖНАРОДНОЇ СОЛІДАРНОСТІ, відстежуючи всі переміщення, транспортні засоби, та стежитиме за супутниковими телефонами. 

Він/вона підтримуватиме Logistic Ope Responsible, у плануванні, організації та реалізації обслуговування відповідно до інструкцій МІЖНАРОДНОЇ СОЛІДАРНОСТІ, а також підвищуватиме рівень якості,  швидкості обслуговування та загальний рівень обладнання об'єктів.

Він/вона забезпечуватиме постійний рівень зв’язку між командами МІЖНАРОДНОЇ СОЛІДАРНОСТІ та базами.

ОБОВ'ЯЗКИ:

Організація переміщень та управління автопарком:

• Координувати щотижневу потребу в поїздках згідно інформації, отриманої від керівників відділів і менеджерів з логістики
• Забезпечувати бронювання залізничних квитків та дотримання правил подорожей
• Забезпечувати бронювання відповідного житла для персоналу на основі маршрутів подорожей та відповідно до правил подорожей
• Управляти посадкою та висадкою персоналу через таксистів в аеропорту Польщі та на кордоні з Україною
• Надавати необхідні документи для фінансового відділу, для здійснення оплати за потяг чи послуги таксі  (за наявності)
• Отримувати плани пересування, узгоджувати їх і надсилати щотижневий загальний план пересування
• Контролювати графік та виконання робіт з технічного обслуговування, ремонту та прибирання транспортних засобів місії
• Проводити перевірку запропонованих орендованих транспортних засоби та водіїв на відповідність норм МІЖНАРОДНОЇ СОЛІДАРНОСТІ
• Забезпечувати ведення журналів реєстрації а також забезпечувати відстеження, консолідацію, аналіз та звітування витрат палива разом із даними про пробіг для кожного автомобіля
• Забезпечувати наявність, комплектність та моніторинг повного комплекту інструментів та адміністративних документів для всіх транспортних засобів

Комунікація / Моніторинг переміщень:

• Отримувати та контролювати повідомлення про відстеження руху, надіслані/отримані з/на бази
• Контролювати розташування команди на виїзді та повідомляти будь-яку інформацію щодо безпеки  їхньому безпосередньому керівнику
• Слідкувати, щоб користувачі дотримувалися процедур спілкування, особливо щодо конфіденційної інформації
• Моніторити за належною роботою всього обладнання безпеки та зв’язку у транспортних засобах
• Передавати інформацію про кожен інцидент та інформацію про безпеку координатору з безпеки через лінійного керівника

Управління приміщеннями

• Регулярно перевіряти приміщення МІЖНАРОДНОЇ СОЛІДАРНОСТІ для оцінки необхідних робіт, та органзація їх виконань
• Слідкувати за всіма матеріалами та/або меблями в приміщеннях МІЖНАРОДНОЇ СОЛІДАРНОСТІ та організовувати роботи з технічного обслуговування та ремонту, а також роботи для покращення будівель МІЖНАРОДНОЇ СОЛІДАРНОСТІ після отримання підтвердження від безпосереднього керівника
• Допомагати Logistic Ope Responsible слідкувати, щоб у всіх приміщеннях було обладнання для безпеки (аптечки, вогнегасники, запаси на випадок непередбачуваних обставин)
• Допомогати Logistic Ope Responsible у пошуку нових приміщень і проводити переговори з брокером/власником

ВИМОГИ ДО КАНДИДАТІВ:

• Освіта: Вища
• Досвід: Досвід у логістиці/організації поїздок (бажано)
• Знання мов: Англійська мова – середній рівень, бажано B2
• Попередній досвід роботи в NGO, як перевага

УМОВИ ПРАЦІ:

• Місце роботи:  офіс за адресою м. Київ, вул. Олеся Гончара, буд. 57Б.
• Контракт: строковий трудовий договір (згідно українського законодавства)
• Вид працевлаштування: повна зайнятість 
• Заробітна плата: 1125 EUR gross (виплачується в гривнях, згідно з місячним курсом банку Європейської комісії)
• Додатково: відпустка 31 календарний день, оплачувана відпустки за сімейними обставинами, страхування життя

Будь ласка, надішліть резюме і супровідний лист англійською мовою  за формою подачі резюме.

Deadline for submitting applications: 13 березня 2024 року.

_____________________________________________________________________________________________

SOLIDARITES INTERNATIONAL launches the external recruitment.

PRESENTATION OF THE ORGANIZATION

SOLIDARITES INTERNATIONAL (SI) is an international humanitarian NGO which, for more than 40 years, has been providing assistance to populations affected by armed conflicts and natural disasters by meeting their vital needs for food, water and shelter. Particularly involved in the fight against diseases linked to unsafe water, the first cause of death in the world, SI's interventions provide expertise in the field of access to drinking water, sanitation and hygiene promotion, but also in the essential area of food security and livelihoods. Present in around twenty countries, SI's teams - 2000 people in total made up of expatriates, national staff, permanent staff at headquarters, and a few volunteers - work with professionalism and commitment while respecting cultures.

Solidarites International (SI) is determined to prevent and fight all type of abuse – all act of exploitation, abuse and/or sexual harassment (SEAH) against members of beneficiary communities or collaborators, fraud, corruption, violation of persons and/or property, funding of activities harmful to human rights – that could be perpetrated in the frame of its interventions. SI implements a zero-tolerance policy regarding acts of SEAH.

Solidarites International is an equitable employer committed to find all forms of discrimination. SI will never ask for any remuneration to take part in a recruitment process.

DESCRIPTION OF THE POSITION 

The Movement & Premises Officer will take part in the safety of Solidarites International teams by monitoring all movements, vehicles, following up satellite phones. 

He/she will support the Logistic Ope Responsible to plan, organize and implement maintenance within SI guidelines, and increase the anticipation, reactivity of maintenance & general equipment of facilities. 

He/she will ensure a permanent level of communication between Solidarites International teams and the bases.

RESPONSIBILITIES:

Movement Organization & Fleet Management:  

• Coordinate the weekly travel requirement with the information received from heads of department & logistics managers
• Ensure the booking of train ticket, and adherence to travel policies
• Ensure the booking of suitable accommodations for staff based on travel itineraries in adherence with travel policies
• Manage pick and drop of staff via Taxi drivers at Poland airport and Ukraine border
• Provide the necessary document for finance to be able to proceed to payment train or taxi movements (if any)
• Receive movement plans, harmonize them and send the weekly global movement plan
• Supervise the schedule and execution of maintenance, repair work and cleaning on mission vehicles
• Verify that the proposed rental vehicles and drivers comply with Solidarites International regulations
• Ensure that log books are maintained and all fuel consumption along with mileage data are monitored, consolidated, analyzed and reported for each vehicle
• Ensure that the complete break down tool kit and administrative documents for all vehicles are available, filed and monitored

Communication / Movement Monitoring:

• Receive and monitor movement tracking messages sent/receive from/to bases
• Monitor team field location and report any information regarding their safety to his/her line manager
• Ensure that Solidarites International users follow communication procedures, particularly concerning sensitive information
• Monitor the proper operation of all security and communication equipment in the vehicles
• Share every incident and security information to security focal point through line manager

Premises Management:

• Regularly inspect Solidarites International premises to assess what work is necessary and arrange execution
• Look after all material and/or furniture at SI premises and carry out maintenance and repair work as well as improvements to Solidarites International buildings, once validation has been received from the line manager
• Assist the Logistic Ope Responsible for making sure all premises have security equipment (1st aid kits, fire extinguishers, contingency stock)  
• Assist Log Ope Responsible in finding new premises and negotiations with broker/owner

PROFILE FORSAKEN:

• Studies: Higher Education
• Experience: Experience in logistics/travel organization (preferred)
• Language : English language – intermediate level, preferably B2
• Previous work experience in NGO, as an advantage

WORKING CONDITIONS:

• Place of work: office at the address: Kyiv, Olesia Honchara str., building 57Б
• Contract: fixed-term contract (according to Ukrainian legislation) 
• Type of employment: full-time
• Salary: 1125 EURO gross (paid in UAH according to the monthly rate of the bank of the European Commission).
• Additionally:  paid vacation 31 calendar days, paid family leave, life insurance

Thank to send your application with cover letter in English 

Application closing date: 13 March, 2024.