Закупник / Purchaser

Міжнародна Солідарність (Solidarites International) - французька неурядова гуманітарна організація, яка надає допомогу населенню, постраждалому від конфліктів та насильства, епідемій, природних чи кліматичних катастроф та економічної кризи. Наші гуманітарні команди прагнуть допомагати людям, чиє життя, здоров’я та безпека знаходяться під загрозою, задовольняючи їхні основні потреби: їжа, вода, притулок та гігієна. З лютого 2022 року Міжнародна Солідарність розпочала підтримку населення України, яке постраждало від конфлікту, нав’язаного Російською Федерацією. Ми відкрили регіональні офіси у Львові, Дніпрі та Одесі, розширюючи підтримку по всій країні в місцях найбільшої потреби, безпосередньо або через місцевих партнерів.    

Закупник здійснює закупівлі для програмних команд та операційних потреб Координації.

Він/вона відповідає за ведення та архівування документів, пов’язаних із закупівлями.

До обов’язків входить:  

Знання та моніторинг ринку

• Участь в аналізі ринку закупівель
• Оновлення прайс-листів та файлів постачальників.

 Реалізація процесу закупівлі

• Обробка запитів щодо закупівель та створення необхідної документації для надання на затвердження лінійному керівнику
• Здійснення закупівлі, дотримуючись правил і процедур встановлених донорами та правилами Solidarites International
• Забезпечення відповідності придбаної продукції вимогам щодо кількості та якості, встановленим нормам формату та інформації щодо ціни і рахунків 
• Забезпечення дотримання адміністративних процедур щодо управління авансами та оплатою постачальникам
• Створення та архівування файлів закупівель відповідно до правил Solidarites International та її донорів.

Звітність

• Забезпечення складання прайс-листів і постачальників
• Mоніторинг запитів та інформування керівників програм про статус їхніх замовлень.

ВИМОГИ ДО КАНДИДАТІВ: 

• Вища освіта (сфера логістики та постачання)
• Досвід роботи від 6 місяців в закупівлях/логістиці буде перевагою 
• Знання англійської мови  на рівні upper-intermediate та вище обов’язково
• Вільне володіння офісним пакетом Microsoft, MS Excel, Office 365
• Відмінні комунікативні навички, гнучкість і дипломатичність, автономність

 УМОВИ ПРАЦІ

• Ця посада базується в Києві 
• Контракт: трудовий договір (згідно українського законодавства) 
• Вид працевлаштування: повна зайнятість
• Оплата: 1125 EUR gross (виплачується в гривнях, згідно з місячним курсом банку Європейської комісії).

Будь ласка, надішліть резюме  англійською мовою.

Кінцевий термін подання заявок: 3 квітня 2023.

Solidarites International залишає за собою право продовжити кінцевий термін подачі заявки, якщо вважатиме за необхідне.

Разом з нами Ви будете працювати в динамічному та інтерактивному робочому середовищі, а також станете частиною колективу з сильним командним духом.  

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

Solidarites International (SI) is a French non-governmental organization that provides assistance to the population affected by conflicts and violence, epidemics, natural or climatic disasters and economic collapse. Our humanitarian teams strive to help people whose lives, health and safety are at risk by meeting their most basic needs: food, water, shelter and hygiene. Since February 2022, Solidarites International has started supporting the Ukrainian population affected by the conflict imposed by the Russian Federation. We have established regional offices in Lviv, Dnipro and Odesa, extending support throughout the country in the places of greatest need, directly or through local partners.

The Purchase Officer carries out the purchases for the programs and structure for Coordination. 

He/she is responsible for filing and archiving logistics documents linked to purchases.

Key responsibilities: 

Knowledge and monitoring of the market:

• Take part in the analysis of the local purchasing environment
• Update price lists and supplier files

 Implementation of purchasing process:

• Receive and process requests for quotes and IOFs after verification and approval by his/her line manager
• Implement purchases while respecting the rules and approval procedures established by donors and Solidarites International
• Ensure that products purchased correspond to the requirements of the purchase officer's requirements in terms of quantity and quality,  quotes and invoices comply with regulations
• Ensure compliance with administrative procedures for the management of advances and payment of suppliers
• Establish and archive purchasing files in accordance with the rules of Solidarites International and its donors.

Reporting/Capitalization:

• Ensure the compilation of price lists and suppliers
• Ensure the monitoring of IOF requests and informs program manager of the status of their orders

WHAT WE ARE LOOKING FOR:

• Higher education (in logistics or supply chain)
• Experience: at least 6 months in procurement/logistics will be an advantage
• English knowledge at least upper-intermediate level mandatory
• IT: Mastering, MS Excel, 365 Microsoft office package
• Excellent communication skills, flexibility and diplomacy, autonomous. 

WORKING CONDITIONS:

• This position is based in Kyiv
• Contract: Employment contract (according to Ukrainian legislation) 
• Type of employment: full-time
• Payment:  1125 EURO gross (paid in UAH according to the monthly rate of the bank of the European Commission). 

Please, submit your CV in English.  

Application closing date:  April 3rd, 2023.

Solidarites International reserves the right to extend the application deadline if deemed necessary.

By working with Solidarites International, you will work in a dynamic and interactive work environment, you will also be part of a collective with a developed team spirit.