Заступник координатора з логістики (постачання) / Deputy Logistics Coordinator (Supply)

Міжнародна Солідарність (Solidarites International) - французька неурядова гуманітарна організація, яка надає допомогу населенню, постраждалому від конфліктів та насильства, епідемій, природних чи кліматичних катастроф та економічної кризи. Наші гуманітарні команди прагнуть допомагати людям, чиє життя, здоров’я та безпека знаходяться під загрозою, задовольняючи їхні основні потреби: їжа, вода, притулок та гігієна. З лютого 2022 року Міжнародна Солідарність розпочала підтримку населення України, яке постраждало від конфлікту, нав’язаного Російською Федерацією. Ми відкрили регіональні офіси у Львові, Дніпрі та Одесі, розширюючи підтримку по всій країні в місцях найбільшої потреби, безпосередньо або через місцевих партнерів.    

Заступник координатора з логістики (постачання) підтримує координатора з логістики  щодо діяльності з матеріально-технічного забезпечення місії. Він/вона підтримує виконання невідкладних завдань, допомагає базам і забезпечує дотримання процедур Solidarites International.

До обов’язків входить:  

Управління постачанням

• Оновлення файлів постачальників та прайс-листів
• Керівництво процедурами закупівель Solidarites International 
• Забезпечення здійснення закупівель відповідно правилам і процедурам
• Участь у складанні тендерної документації, а також договорів
• Участь у виборі постачальників, обговоренні цін, термінів і способів доставки
• Забезпечення моніторингу відносин з постачальниками.

 Управління запасами/зберіганням

• Участь у зведенні та аналізі місячного споживання палива
• Розробка стратегії запобігання крадіжкам пального та запасних частин
• Створення стратегії постачання палива, запасних частин і витратних матеріалів
• Контроль за адміністративним управлінням документами, пов’язаними з транспортними засобами (бортовий журнал, договори, страхування тощо)
• Участь у консолідації та оновленні інвентарю місії в режимі реального часу
• Уасть у зведенні та аналізі щомісячної інвентаризації.

 Звітність

• Консолідація місячних звітів щодо логістику для баз
• Збір інформації про відстані, ціни, види транспорту та компанії
• Забезпечення складання прейскурантів і постачальників, а також документів, що використовуються (імпорт-експорт, звільнення, податки)
• Участь у координаційних нарадах щодо логістики, представлення інтересів координатора з логістики за вимогою
• Збереження та архівація логістичних документів.

ВИМОГИ ДО КАНДИДАТІВ: 

• Вища освіта (бажано в галузі логістики, закупівель або будь-якій іншій відповідній галузі)
• Досвід роботи від  5 років досвіду роботи в логістичному секторі 
• Досвід роботи в міжнародних гуманітарних організаціях (буде перевагою)
• Знання мов: англійська мова на рівні advanced або вище 
• Вільне володіння офісним пакетом Microsoft, MS Excel 
• Гнучкість, стресостійкість, організованість та педантичність

УМОВИ ПРАЦІ:

• Ця посада базується в Києві, але можливі відрядження по базовим станціям: Львів, Дніпро, Одеса, Харків, Миколаїв, Умань, Херсон.
• Контракт: Трудовий договір (згідно українського законодавства) 
• Вид працевлаштування: повна зайнятість
• Оплата: 2380 EUR gross (виплачується в гривнях, згідно з  обмінним курсом Національного банку України (НБУ)). 

Будь ласка, надішліть резюме англійською мовою.

Кінцевий термін подання заявок: 24 березня 2023.

 Solidarites International залишає за собою право продовжити кінцевий термін подачі заявки, якщо вважатиме за необхідне.

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 

Solidarites International (SI) is a French non-governmental organization that provides assistance to the population affected by conflicts and violence, epidemics, natural or climatic disasters and economic collapse. Our humanitarian teams strive to help people whose lives, health and safety are at risk by meeting their most basic needs: food, water, shelter and hygiene. Since February 2022, Solidarites International has started supporting the Ukrainian population affected by the conflict imposed by the Russian Federation. We have established regional offices in Lviv, Dnipro and Odesa, extending support throughout the country in the places of greatest need, directly or through local partners.

The Deputy Logistics Coordinator backs up the Logistics Coordinator in guiding the mission logistics activities. In particular, he/she supports the completion of urgent tasks, aids the bases, and sets up Solidarites International procedures and logistics tools.

Key responsibilities: 

Supply Management

• Update the supplier files and price lists.
• Manage the Solidarites International purchasing procedures and those of the sponsors financing the mission
• Ensure the implementation of purchases, making sure they are in keeping with rules and procedures.
• Take part in drawing up call for tenders documents as well as contracts necessitating a coordination validation.
• Take part in selecting suppliers, and negotiating prices, deadlines and delivery modes.
• Ensure monitoring of the supplier relationships.

Stock/Storage Management

• Take part in consolidating and analyzing monthly fuel consumption.
• Help set up a theft prevention strategy for fuel and spare parts.
• Help set up a strategy for fuel supply, spare parts and consumables. 
• Supervise the administrative management of documents associated with vehicles (log book, contracts, insurance, etc.
• Take part in consolidating and updating the mission's inventory in real time.
• Take part in consolidating and analyzing monthly inventory.

Reporting/Compilation

• Consolidate the monthly logistics reports for the bases.
• Compile information on distances, prices, and transportation modes and companies.
• Ensure the compilation of price lists and suppliers, as well as documents in use (import-export, exemption, taxes)
• Take part in coordination meetings relating to logistics; represent the Logistics Coordinator upon request and/or when delegated.
• File and archive the logistics documents.

 REQUIREMENTS:

• Higher degree (preferred in logistic, procurement, or any relevant field)
• Experience: 5 years of experience in Logistics (Procurement) sector
• Experience in INGO will be an advantage
• Languages: English knowledge – advanced mandatory
• IT: Mastering 365 Microsoft office package
• Flexible, stress-resistant, organized and meticulous.

WORKING CONDITIONS:

• This position is based in Kyiv with field visits - Lviv, Dnipro, Odesa, Kharkiv, Mykolaiv, Uman, Kherson
• Contract: Employment contract (according to Ukrainian legislation) 
• Type of employment: full-time
• Payment:  2380 EURO gross (paid in UAH based on the National Bank of Ukraine exchange rate). 

Please, submit your CV in English.  

Application closing date:  March 24th, 2023.

Solidarites International reserves the right to extend the application deadline if deemed necessary.