Фахівець з персоналу / HR Assistant

!!!Зверніть увагу, що зараз місце роботи це Одеса з регулярними поїздками до Миколаєва, а з травня 2023 року посада повністю буде базуватися в Миколаєві

Міжнародна Солідарність (Solidarites International) - французька неурядова гуманітарна організація, яка надає допомогу населенню, постраждалому від конфліктів та насильства, епідемій, природних чи кліматичних катастроф та економічної кризи. Наші гуманітарні команди прагнуть допомагати людям, чиє життя, здоров’я та безпека знаходяться під загрозою, задовольняючи їхні основні потреби: їжа, вода, притулок та гігієна. З лютого 2022 року Міжнародна Солідарність розпочала підтримку населення України, яке постраждало від конфлікту, нав’язаного Російською Федерацією. Ми відкрили регіональні офіси у Львові, Дніпрі та Одесі, розширюючи підтримку по всій країні в місцях найбільшої потреби, безпосередньо або через місцевих партнерів.    

Під безпосереднім керівництвом менеджера з персоналу Фахівець з персоналу допомагатиме у всіх заходах, пов’язаних з управлінням персоналом у Миколаївському офісі. 

До обов’язків входить:  

Управління персоналом 

• Зберігання конфіденційності кадрової інформації
• Допомага менеджеру з персоналу у впровадженні та дотриманні кадрової політики та процедур
• Підготовка контрактів з місцевим персоналом, внесення правок до них та ознайомлення персоналу з документами
• Збір та архівація всієї документації співробітників у твердому та електронному вигляді та оновлення  інформації в програмі Homere
• Ведення обліку відпусток офісу (базової станції)
• Відстеження кінцевих термінів оцінки/атестації персоналу та інформування менеджерів 
• Підготовка місячної платіжної відомості та забезпечення архівування всієї інформації
• Забезпечення дотримання процедур розірвання договорів та підготовка всіх необхідних документів
• Оновлення організаційної схеми основного персоналу у разі делегування
• Брати участь в організації навчання.

Підбір персоналу

• Збереження та забезпечення заповнення всіх документів щодо найму в кадрових файлах
• Підготовка вакансій та розміщення оголошення на сайтах пошуку роботи
• Зберігання та архівація отриманих на електронну адресу резюме та передача задіяним у рекрутингу особам 
• Організація технічних тестів та співбесід
• Допомога менеджеру з персоналу у підборі персоналу та відвідування співбесід за потребою
• Підготовка до виходу будь-якого нового працівника.

Керування командою

• Допомога в проведенні тренінгів з кадрів для адміністративних команд
• Забезпечення мінімальну укомплектованість адміністративної служби на періоди відсутності (відпустка, хвороба).

Адміністративне керівництво представництвом

• Забезпечення адміністративного управління експатріантами в місії SI (файли, візи, квитки на літак...)
• Забезпечення фізичного та ІТ-архівування, а також захист адміністративних документів
• Підготовка кадрової документації для аудиту та перевірки
• Щоквартальне надсилання адміністративних архівів до штаб-квартири після внутрішньої перевірки.

ВИМОГИ ДО КАНДИДАТІВ: 

•  Вища освіта (в галузі управління персоналом або юриспруденції буде перевагою)
• Досвід роботи від 1 року з персоналом в неурядовій, державній або приватній організації
• Знання  англійської мови на рівні вище середнього (upper-intermediate)
• Вільне володіння офісним пакетом (Excel, Teams, Outlook)
• Відповідальність, уважність, емпатія, комунікабельність.

 УМОВИ ПРАЦІ

• Зараз місце роботи це м.Одеса з регулярними поїздками до м.Миколаїв, а з травня 2023 року посада повністю буде базуватися в Миколаєві 
• Контракт: трудовий договір (згідно українського законодавства) 
• Вид працевлаштування: повна зайнятість
• Оплата: 1430 EUR gross (виплачується в гривнях, згідно з  обмінним курсом Національного банку України (НБУ)).

Будь ласка, надішліть резюме  англійською мовою.

Кінцевий термін подання заявок: 3 березня 2023.

Solidarites International залишає за собою право продовжити кінцевий термін подачі заявки, якщо вважатиме за необхідне.

Разом з нами Ви будете працювати в динамічному та інтерактивному робочому середовищі, а також станете частиною колективу з сильним командним духом.  

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

!!!Attention: the duty station of this position is currently Odessa with regular trips to Mykolaiv, and will then be fully based in Mykolaiv from May 2023

Solidarites International (SI) is a French non-governmental organization that provides assistance to the population affected by conflicts and violence, epidemics, natural or climatic disasters and economic collapse. Our humanitarian teams strive to help people whose lives, health and safety are at risk by meeting their most basic needs: food, water, shelter and hygiene. Since February 2022, Solidarites International has started supporting the Ukrainian population affected by the conflict imposed by the Russian Federation. We have established regional offices in Lviv, Dnipro and Odesa, extending support throughout the country in the places of greatest need, directly or through local partners.

Under the direct supervision of the HR manager, the Human Resources Assistant will assist him/her in all the activities related to human resources management at the base office.

Key responsibilities: 

HR management of national employees

• Maintain confidentiality of HR information
• Assist the Administrative Manager in the implementation and respect of HR policy and procedures
• Prepare local staff contracts and amendments and ensure each staff is aware of contract terms & conditions
• Collect and archive hard and soft all the employee documentation, and update their information in Homere
• Keep track of the bases staff leaves
• Follow up on the evaluation/appraisals deadlines for national staff and inform their managers accordingly
• Prepare the monthly payroll using updating all variables in Homere and ensure archiving of monthly variables
• Ensure the respect of termination procedures and prepare all necessary documents
• Renewal of key staff organizational chart if delegated
• Participate in the organization of training.

 Recruitment

• Maintain and ensure the completion of all recruitment documents in HR files
• Prepare job vacancy and after validation ensure its advertisement 
• File and archive the resumes received on the email address and transfer them to recruiters
• Schedule technical tests and interviews
• Assist the HR Specialist in the recruitments and attend interviews when needed
• Prepare the integration of any new employee.

 Team management

• Assist with HR training sessions for the administrative teams
• Provide HR support to bases in the absence of the administrator
• Ensure minimum staffing levels for the administrative service during periods of absence (vacation, illness...).

Administrative management of the mission

• Ensure the administrative management of expatriates within the SI mission (file, visa, plane tickets...)
• Ensure physical and IT archiving, as well as securing administrative documents
• Prepare the HR files for audit and verification visits
• Conduct the quarterly mailing of administrative archives to HQ after internal inspection.

 WHAT WE ARE LOOKING FOR:

• Master’s Degree (in Human Resources or Law will be an advantage)
• Minimum of 1 year of experience in HR in an NGO, public or private organization  
• English knowledge at least at upper-intermediate level
• Microsoft Office proficient (Excel, Teams, Outlook) 
• Responsibility, attentiveness, empathy, sociability.

WORKING CONDITIONS:

• The duty station of this position is currently Odesa with regular trips to Mykolaiv, and will then be fully based in Mykolaiv from May 2023
• Contract: Employment contract (according to Ukrainian legislation) 
• Type of employment: full-time
• Payment:  1430 EURO gross (paid in UAH based on the National Bank of Ukraine exchange rate). 

Please, submit your CV in English.  

Application closing date:   March 3rd, 2023.

Solidarites International reserves the right to extend the application deadline if deemed necessary.

By working with Solidarites International, you will work in a dynamic and interactive work environment, you will also be part of a collective with a developed team spirit.