Координатор з логістики/ Logistics Coordinator

134 000 ₴ 3165 Euro gross

SOLIDARITES INTERNATIONAL

Киевул. Олеся Гончара, 57Б

В офисе/на месте

Полная занятость

Медицинская страховка

Дополнительные выходные

Офис с бесперебойным интернетом

Офис в центре

Міжнародна Солідарність (SI) в Україні відкриває зовнішній рекрутмент процес на вакансію Координатор з логістики

ПРЕЗЕНТАЦІЯ ОРГАНІЗАЦІЇ

Міжнародна Солідарність (SI) — міжнародна гуманітарна неурядова організація, яка працює понад 40 років і допомагає населенню, постраждалому від збройних конфліктів і стихійних лих, забезпечуючи життєво важливі потреби в їжі, воді та житлі. Зокрема, SI бере участь у боротьбі з хворобами, пов’язаними з небезпечною водою, що є однією з причин смерті у світі. SI надає експертизу у сфері доступу до питної води, покращенні умов санітарії та гігієні, а також у сфері продовольчої безпеки та засобів до існування. Присутні приблизно в двадцяти країнах команди SI — загалом 2000 осіб, які складаються з експатріантів, національного персоналу, постійного персоналу в штаб-квартирі та волонтерів — працюють з професіоналізмом і відданістю, поважаючи культуру.

Міжнародна Солідарність (SI) має намір запобігати та боротися з усіма видами зловживань – усіма актами експлуатації, зловживань та/або сексуальних домагань (ЗСЕН) проти членів спільнот-бенефіціарів, шахрайства, корупції, порушення прав осіб та/або власності, фінансування діяльності, яка завдає шкоди правам людини, – яка може бути здійснена в рамках її втручання. SI реалізує політику нульової терпимості щодо дій ЗСЕН.

Міжнародна Солідарність є справедливим роботодавцем, який зобов’язується виявляти всі форми дискримінації. SI ніколи не вимагатиме винагороду за участь у процесі найму.

ОПИС ПОСАДИ

Координатор з логістики відповідає за логістичні заходи місії, щоб забезпечити безперебійну роботу програм SI в країні.

Він забезпечує виконання процедур SI та інструментів матеріально-технічного забезпечення під час місії та гарантує їх дотримання та належне використання.

Він допомагає визначати стратегію місії, складати та розробляти проекти необхідних засобів і діяльності SI.

Він підтримує керівника місії в оперативній безпеці. Він є референтом у місії та сполучною ланкою між координаційним офісом і регіональними з будь-яких питань, пов’язаних із логістикою.

Перелік основних завдань:

Управління автопарком (транспортними засобами та тепловим обладнанням)

Забезпечення групування транспортних засобів на базах
Здійснення контролю за плануванням та виконанням технічного обслуговування та ремонту автопарку
Розробка правил щодо пересування транспортних засобів і осіб відповідно до процедур SI
Розробка стратегії закупівель палива, запасних частин і витратних матеріалів
Контроль адміністративних документів, що стосуються теплового обладнання (журнали, договори, страхування).

Управління технічним оснащенням

Розробка стратегію оновлення обладнання
Розрахунок обладнання на основі видів діяльності та забезпечення однорідності парку та дотримання стандартів SI
Забезпечення об'єднання ресурсів у місії
Управління системами зв'язку та телекомунікаціями
Підтримка мережі зв’язку виходячи з потреб місії, фінансових можливостей і обмежень, пов’язаних з місією
Забезпечення функціонування та належне використання комунікаційного обладнання та дотримання процедур і протоколів зв’язку SI.

Управління та моніторинг ІТ-активів

Розрахунок комп'ютерного обладнання місії
Забезпечення створення резервної копії, захист даних і оновлення антивірусу
Забезпечення технічного обслуговування та належного використання комп’ютерного обладнання.

Управління закупівлями

Проведення аналізу національних закупівель та узагальнення аналізу, виконаного замовником
Контроль оновлення прайс-листів і списків постачальників
Перевірка таблиці закупівель
Забезпечення інтеграції планування закупівель у планування діяльності разом зі членами координаційної групи
Перевірка узгодженість планування закупівлі з менеджером з постачання
Забезпечення відповідності бюджетних статей логістики та їх споживання
Затвердження проведення тендерів та контрактів, які вимагають перевірки та узгодження
Перевірка придбання довговічного обладнання відповідно до стандартів SI та розмірів місії.

Управління запасами та запасами

Визначення розміру запасів для надзвичайних ситуацій і непередбачених витрат для місії та баз
Аналіз місячної інвентаризації
Забезпечення належного управління складами місії
Забезпечення дотримання процедур зберігання та використання форматів SI
Консолідація та забезпечення цінності пожертвувань для всіх програм
Перерозподіл обладнання та матеріалів, що залишилися наприкінці програми.

Управління відправленнями та доставками

Забезпечення дотримання місцевих митних процедур
Консолідація інформації про відстані, ціни, види транспорту та транспортні компанії
Робота над оптимізацією термінів доставки.

Управління командою

Участь у процесі відпору співробітників відділу
Забезпечення брифінгу нових співробітників в напрямку розповсюдження знань стосовно логістичних процесів
Підготовка і надання інструкцій для навчання з логістики
Проведення оцінки персоналу під його безпосереднім керівництвом
Проведення регулярних зустрічей з членами своєї команди
Проведення внутрішнього навчання логістів.

Стратегія / звітність / капіталізація / моніторинг бюджету

Участь у визначенні програмя місії з матеріально-технічного забезпечення
Забезпечення узгодженості програм зі стратегією
Консолідація, обробка та аналіз щомісячних звітів матеріально-технічної бази та надання звітності про логістику в штаб-квартиру
Активна участь у складанні пропозицій, звітів і графіків для донорів
Нагляд за архівуванням місії з логістики
Участь у внутрішніх координаційних зустрічах
Участь у координаційних зустрічах (кластер логістики), пов'язаних з логістикою, представлення SI за запитом та/або делегацією.

ВИМОГИ ДО КАНДИДАТІВ:

Oсвіта: вища освіта (бажано в галузі логістики, закупівель або будь-якій іншій відповідній галузі)

Досвід: попередній досвід роботи на керівній посаді в логістиці не менше 3 років, досвід роботи в громадських організаціях буде перевагою

Знання мов: англійська мова - upper-intermediate і вище, вільне володіння українською мовою

Знання IT програм: досвідчений користувач MS Office, знання програм з логістики

Кваліфікація: знання законодавчих актів та документів, пов'язаних з логістикою, закупівлями

Особисті якості: увага до деталей, автономність, проактивність, гнучкість, організаторські здібності та здатність швидко навчатися.

УМОВИ ПРАЦІ

Місце роботи: офіс в м. Київ (район м.Золоті Ворота/Університет), можливі відрядження в Дніпропетровську, Харківську, Миколаївську обл.

Контракт: строковий трудовий договір (згідно українського законодавства) на 6 місяців з можливістю продовження.

Вид працевлаштування: повна зайнятість

Заробітна плата: 3165 EUR gross (виплачується в гривнях, згідно з місячним курсом банку Європейської комісії).

Додатково: відпустка 31 календарний день, додаткові оплачувані відпустки за сімейними обставинами, страхування життя.

Будь ласка, надішліть резюме і супровідний лист англійською мовою.

Кінцевий термін подання заявок: 31 травня 2024

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

SOLIDARITES INTERNATIONAL launches the internal recruitment of a Logistics Coordinator

PRESENTATION OF THE ORGANIZATION

SOLIDARITES INTERNATIONAL (SI) is an international humanitarian NGO which, for more than 40 years, has been providing assistance to populations affected by armed conflicts and natural disasters by meeting their vital needs for food, water and shelter. Particularly involved in the fight against diseases linked to unsafe water, the first cause of death in the world, SI's interventions provide expertise in the field of access to drinking water, sanitation and hygiene promotion, but also in the essential area of food security and livelihoods. Present in around twenty countries, SI's teams - 2000 people in total made up of expatriates, national staff, permanent staff at headquarters, and a few volunteers - work with professionalism and commitment while respecting cultures.

Solidarites International (SI) is determined to prevent and fight all type of abuse – all act of exploitation, abuse and/or sexual harassment (SEAH) against members of beneficiary communities or collaborators, fraud, corruption, violation of persons and/or property, funding of activities harmful to human rights – that could be perpetrated in the frame of its interventions. SI implements a zero-tolerance policy regarding acts of SEAH.

Solidarites International is an equitable employer committed to find all forms of discrimination. SI will ever ask for any remuneration to take part in a recruitment process.

DESCRIPTION OF THE POSITION

The Logistics coordinator pilot logistics activities of the mission to ensure the smooth running of SI programs in the country.

He ensures the implementation of SI procedures and logistics tools on the mission and ensure their compliance and their proper use.

He helps define the mission strategy, drafting and design projects necessary means and activities SI.

He supports the head of mission in the operational safety.

He is the referent on the mission and the link between headquarters and the mission for any issue related to logistics.

List of main tasks:

Fleet (Vehicles and Thermal equipment) management

Size the fleet and thermal park based activities and ensure its homogeneity
Ensure the pooling of vehicles at bases
Oversee the planning and execution of maintenance and repair of the fleet
Define the composition of batches of board and verify their implementation
Define rules regarding travel of vehicles and persons according to SI procedures
Analyze the monthly consumption related to the fleet
Establish a procurement strategy for fuel, spare parts and consumables
Supervise the administrative documents related thermal equipment (log book, contracts, insurance ...)

Technical Equipment Management

Develop a strategy for renewing equipment
Size the equipment fleet based on activities and ensured the homogeneity of the fleet and respect SI standards
Ensure that the pooling of resources in the mission.
Management of communications systems and telecommunications
Size the communication network based on the needs of the mission, the financial opportunities and constraints related to the mission.
Ensure the functioning and proper use of communications equipment and compliance with SI communication procedures and protocols.

Management and monitoring of IT assets

Size the computer park of the mission
Ensure the establishment of a backup, data protection and update the antivirus.
Ensure the maintenance and proper use of computer equipment.

Purchasing Management

Conduct environmental analysis of national procurement and compile environmental analyzes done by purchaser
Oversee the updating of price and providers lists.
Validate the procurement tables
With members of the coordination, ensuring that the purchase planning is integrated into the planning of activities.
Check consistency of purchase planning with the Supply manager.
Ensure compliance of logistics budget lines and their consumption.
Validate the tenders and contracts that require validation of coordination
Validate the purchases of durable equipment according to SI standards and sizing of the mission.

Inventory and stock Management

Size the emergency stock and contingency for the mission and bases
Analyze monthly inventory
Ensure proper management of the mission warehouses.
Ensure compliance with storage procedures and use of SI formats
Ensure that physical inventories are conducted monthly and reconciled with theoretical inventory
Consolidate and ensure the value of donations for all programs
Submit a reallocation of equipment and material remaining at the end of program.

Management of shipments and deliveries

Ensure compliance with local customs procedures.
Capitalize the information’s on distances, prices, modes and transport companies
Work to optimize delivery times.

Management and supervision of human resources

Size the logistics team of the mission.
insure logisticians briefing when they arrive and support throughout their mission in the fulfillment of their goals
Provide logistics training guidelines
Evaluate personnel under his direct supervision and participate in the EAP staff logistics of the mission
Conduct regular formal meetings with members of his team
Train logisticians to tasks related to logistics and supply
Manage the internal conflicts in his service.

Strategy / Reporting / capitalization / budget follow up

Participate in defining the mission programming on the logistical
Ensure consistency of programming with the IS strategy
To consolidate, process and analyze monthly reports logistic bases and providing the logistics reporting to headquarters at the intervals defined
Actively participate in the drafting of Proposals and reports and schedules for donors
Oversee the archiving of the mission on logistics
Check and Make up buying records at the headquarters of closed programs at the intervals established
Participate to internal coordination meetings
Participate in coordination meetings (logistics cluster ...) related to logistics, represent SI on request and / or Delegation.

PROFILE FORSAKEN

Studies: higher education (preferably in the field of logistics, procurement or any other relevant field)

Experience: previous experience in a managerial position in logistics for at least 3 years, experience in NGO will be an advantage

Language: English - upper-intermediate and above, Ukrainian – native

IT: professional with the use of MSc Office pack, knowledge of logistics programs

Qualification: knowledge of legislative acts and documents related to logistics, procurement

Soft skills: attention to details, autonomy, proactivity, flexibility, organization skills and ability to learn quickly.

WORKING CONDITIONS:

This position is based in Kyiv with field visits -Dnipro, Kharkiv, Mykolaiv regions

Contract: fixed-term contract (according to Ukrainian legislation) for 6 month with possible prolongation after 1st contract.

Type of employment: full-time

Salary: 3165 EURO gross (paid in UAH according to the monthly rate of the bank of the European Commission).