Діловод / Тендерний спеціаліст / Менеджер з підтримки продажів

Основні задачі:

• Ведення первинної документації (оренда складу, офісу, офісні видатки);
• Відстеження підписання контрактів, документів в середині компанії, сканування, архівування електронних та фізичних копій документів;
• Ведення реєстру договорів;
• Робота с вхідною та вихідною кореспонденцією;
• Ведення внутрішнього документообігу (накази, заяви та інше);
• Відправлення і отримання доставок, листів;
• Аналіз тендерної документації;
• Підготовка пакету документів для участі в аукціоні;
• Організація невеликих івентів (5-10-15 людей) - бізнес зустрічі, внутрішні зустрічі;
• Підтримка керівництва (2 людини), як персональний асистент (бронювання зустрічей, ведення стенограм зустрічей, інколи);
• Зустріч і супроводження гостей і відвідувачів;
• Оволодіти базовими навиками роботи Tender Specialist, Purchase Manager (щоб мати можливість заміняти по базовим функціям колег на час їх відпустки);
• Підтримка роботи офісу (*Офіс знаходиться в персональному закритому офісі у СoWorking Creative States, базові офісні функції забезпечуються коворкінгом, не треба купляти каву, туалетний папір, тонер до принтеру і таке інше.).

Очікуваний результат:

• Систематизований і знаходиться в актуальному стані реєстр електронних і фізичних документів компанії;
• Внутрішня документація актуальна та оформлена в належному вигляді;
• Офіс та команда функціонують без витрачання ресурсу на документальне та організаційне супроводження процесу;
• Керівництво (2 людини) розвантажені від роботи с документами, пересилками і тд.

Професійні якості:

• Аналітичні навички: здатний структурувати та обробляти якісні та кількісні дані та робити на їх основі конструктивні висновки, проявляє допитливий та активний розум.
• Обов'язковість: тримає слово як перед керівництвом, так і перед підлеглими.
• Організованість і вміння планувати: складає плани, організовує роботу, формує розклади і бюджети у ефективний, продуктивний спосіб; вміє правильно розставляти пріоритети.
• Увага до деталей: приділяє увагу маленьким дрібницям, які можуть вплинути на загальний результат роботи.
• Комунікабельність і ввічливість: вміє знайомитися, будувати довгострокові відносини, вести розмову, залучати співрозмовників до бесіди.
• Чесність і добросовісність: не порушують етичні принципи.

Досвід роботи:

• Досвід роботи офіс менеджером, персональним асистентом, діловодом, менеджером підтримки продажів від 2х років.
• Досвід роботи тендерним спеціалістом буде плюсом.