Провідний Спеціаліст з підтримки регіонального адміністрування

Дана посада існує задля здійснення адміністративної підтримки операційної діяльності та експлуатації регіонального адміністративного офісу та задля управління, обліку та контролю за рухом адміністративних матеріальних цінностей та основних засобів.

Функціональні обов'язки

Організація та координація роботи з підтримки операційної діяльності та експлуатації регіонального офісу:

• створення PR для потреб регіону у системі САП;
• контроль за прибиранням офісних приміщень та організація інших робіт, необхідних для підтримання офісних приміщень у належному стані;
• координація робіт з обслуговування та підтримки технічного стану приміщень та інфраструктури регіонального офісу;
• Забезпечувати виконання та контроль за наступними задачами: утримання будівель та приміщень компанії у санітарно та технічно справному стані; забезпечення відповідного технічного стану та безперебійної експлуатації обладнання компанії (меблів, технічних засобів,); забезпечення будівель, офісів, складів тощо компанії господарським інвентарем та іншими матеріалами, необхідними для здійснення операційної діяльності компанії. Забезпечувати утримання будівель та приміщень компанії у санітарно та технічно справному стані; забезпечувати виконання та контроль щодо функціювання освітлення, систем опалення, систем вентиляції та кондиціонування тощо та забезпечувати будівлі, офіси, склади компанії офісними меблями, офісним обладнанням та матеріалами
• контроль за обслуговуванням офісного обладнання (включаючи кава-машини, кулери тощо);
• супроводження кур'єрських послуг, поштових відправлень та послуг таксі (включаючи необхідне звітування);
• допомога при вирішенні питань, що стосуються поточної експлуатації регіонального офісу.

Здійснення складського та матеріального обліку, та інвентаризації:

• приймати матеріальні цінності на склад/видавати зі складу, контролювати та оформлювати відповідні документи;
• коректно відображати інформацію щодо здійснення складського обліку у системі САП (одержання матеріальних цінностей, списання (включаючи списання бензину) тощо;
• утримувати склад (приміщення для зберігання) в порядку, періодично перевіряючи та аналізуючи наявні на складі матеріальні цінності;
• брати провідну участь у проведенні інвентаризації адміністративних матеріальних цінностей та основних засобів в регіоні;
• співпрацювати з різними підрозділами компанії щодо переміщення адміністративних матеріальних цінностей та основних засобів між різними корпоративними складами (з/до підзвітного адміністративного складу), організовувати фізичне переміщення матеріальних цінностей та основних засобів та готувати відповідні документи;
• тісно співпрацювати з Відділом корпоративних закупівель, Відділом національного обліку, Відділом управління транспортом та іншими фінансовими та контролюючими підрозділами компанії з метою забезпечення коректного руху матеріальних цінностей/основних засобів та коректного документообігу;
• у співпраці з Відділом корпоративних закупівель, організовувати закупівлю та доставку канцтоварів, витратних матеріалів тощо для потреб регіону;
• допомагати керівникові Регіональної Адміністрації з підготовкою щомісячного прогнозу платежів Регіональної Адміністрації;
• Виконувати інші завдання адміністративного характеру за призначенням безпосереднього керівника

За потреби, виконувати наступні функції:

• Здійснювати супровід договірних відносин із комунальними службами в регіоні
• За необхідності та відповідно до існуючої ситуації, організовувати співпрацю з державними органами влади щодо оформлення документів та подачі їх до цих органів
• Співпраця з орендодавцями щодо правильності оформлення документів на оплату та відповідність їх договірним відносинам, своєчасність надання, інформування щодо внесення необхідних змін
• 4. Мінімальні вимоги

1. 1. Освіта Рівень

ВищаСфера

1. 2. Стаж роботи:

5 років адміністрування, логістики/складського обліку, що підкріплені 5+ річним досвідом практичної діяльності, бажано, у міжнародній організації, що швидко розвивається.

1. 3. Інші вимоги

Володіння мовами

українська - вільне володіння

Російська - вільне володіння

Англійська - середній рівень

Володіння ПК

Добре знання комп'ютера: впевнений користувач MS Office.

Бажано, знання САП у сфері обліку матеріальних цінностей.

Посвідчення водія

Обов'язково

1. 4. Спеціальні знання/ досвід

Немає потреби