Partnership Project Assistant

ACTED — французька неурядова організація, заснована в 1993 році, яка підтримує вразливі верстви населення, які постраждали від гуманітарних криз у всьому світі. ACTED надає постійну підтримку вразливим громадам шляхом забезпечення стійкості післякризових заходів та готовності до довгострокових викликів, що стоять перед населенням, з метою подолання циклу бідності, сприяння розвитку та зменшення вразливості до катастроф. Наші співробітники завжди готові реагуванню в надзвичайні ситуації, підтримці та відновленню сталого розвитку через 450 проектів у 39 країнах.

Assignment

Humanitarian Action through Volunteers, Enablers and Networks (HAVEN) is a Consortium that unites National and International NGOs tending to more effectively support local entities involved in humanitarian response in frontline areas, creating linkages between humanitarian and early recovery work, and connecting them to other support where needed.

The Project Assistant will support the project team with administrative tasks, organization of meetings/trainings/events, development of internal and external communication materials, etc. 

S/he will work with local authorities, international organizations, CSOs etc.

Functions:

• Participate in internal/external meetings under the guidance of the Project Officers / Manager.
• Support the implementation of tasks assigned by the Project Officers / Manager.
• Support team members in supervision of project implementation.
• Support team members in cooperation with local authorities, international organizations, CSOs.    
• Participate in the planning and development of project communication, coordination and implementation activities in designated areas

• Develop internal and external communication materials.
• Organize meetings and trainings with different stakeholders. 
• Monitor the progress of activities according to the work plan and project requirements. 
• Support any activities related to project implementation and reporting. 
• Ensure visibility of Acted, donors in all activities, in compliance with Acted Global guidelines.
• Assist project officers in sub-granting process to ensure Acted partnership approach and respect FLATS procedures.
• Support MEAL activities during monitoring and evaluation activities of project implementation.
• Assist in identifying best practices throughout the implementation period of the project.

Logistics: 

• Send accurate and precise order forms in a timely manner if requested by the line manager 
• Confirm quality of material selection when applicable 
• Plan movements based on available fleet and applicable policies

Finance: 

• Support the line manager in reviewing the BFU(s) and provide accurate forecasts

HR:

• Commitment to continuous learning through trainings and timely identification of capacity-building needs and opportunities, in coordination with line Manager/TC/HR Dept.  

Transparency and Compliance: 

• Ensuring compliance to Acted internal procedures and donor procedures
• Accurate record keeping of project documentation, including photos and proper filing of meeting minutes, databases, attendance sheets, assessment reports/documents, review and updating of databases etc., in soft and hard copy

Others:

• Provide translation of various documents (e.g. reports, minutes, beneficiary lists, information signs ) upon request of the line manager 
• Perform any additional task as requested by the line manager.

Experience and skills:

• 2 years of humanitarian experience and / or development activities, experience in the field of local governance, local economic development
• Ability to draft analytical documents, plans, development strategies, understanding the structure of public authorities and local governments will be an advantage.
• Experience working with the public and conducting focus groups will be an asset.
• Computer skills, ability to use Microsoft Office software (MS Word, Excel, PowerPoint, etc.).
• Ability to work independently and in a team, actively advocate for own ideas.
• Stress and multitasking skills are required. 

Умови

• Офіційне працевлаштування згідно законодавства України;
• 3 місяці випробувального терміну
• Конкурентна офіційна заробітна плата, визначена тарифною сіткою ACTED;
• Регулярна оцінка роботи та підвищення заробітної плати;
• 28 робочих днів оплачуваної відпустки на рік;
• Дружня міжнародна команда професіоналів;
• Можливість розвитку кар'єри;
• Медична страховка після за 3 місяців роботи з ACTED.

Подача заявки:

Зацікавлені кандидати повинні надіслати резюме англійською aбо українською мовою вказавши в темі листа посаду, на яку претендують (повідомлення без вказання посади не розглядатимуться). Тільки вибрані кандидати будуть запрошені на співбесіду. ACTED — роботодавець рівних можливостей.

“ACTED has a zero-tolerance approach to sexual exploitation, abuse and harassment (SEAH). Please note that any candidate offered a job will sign the Code of Conduct, and related policies, as part of their work contract. Misconduct can lead to dismissal.”