Адміністративний асистент зі знанням англійської мови/ Admin Assistant with knowledge of English

Загальна мета, обов'язки

Разом із керівником проекту із захисту реалізувати проект здоров’я громади в Харківській області. Завдяки безпосередньому залученню до спільноти, передбачено проведення комплексної оцінки та планування заходів під час обговорення з ключовими зацікавленими сторонами та бенефіціарами потреб первинної охорони здоров’я в Громаді, а потім проведення аналізу та визначення пріоритетів заходів, забезпечуючи участь, розширення можливостей, безпеку та гідність бенефіціарів . Крім того, передбачено підготовку звітів про оцінювання потребу та проектних пропозицій; підготовка розрахунків, подання заявок на закупівлі, контроль виконання проекту, моніторинг і передачу даних; сприяння зворотному зв’язку бенефіціарів протягом всього циклу проектного та сприяння отриманню результатів та досвіду.

Огляд проекту

Medair почала працювати в Україні на початку березня 2022 року у відповідь на конфлікт між Росією та Україною. Заходи у сферах охорони здоров’я, психологічного здоров’я, ремонту та улаштування житла, розподілу непродовольчих товарів, забезпечення водопостачання та санітарії, а також соціального захисту здійснюються різноманітною командою професіоналів, які працюють по всій країні. 

Основні обов'язки та відповідальність

Управління програмою та якістю

• Асистент фахівця з громадського здоров'я відповідає за підтримку програм охорони громадського здоров'я в Харківській області.
• Забезпечення збору даних із закладів охорони здоров’я та соціальної роботи для звітності.
• Проведення оцінювання стану здоров’я в громадах Харківської області та допомогти команді у плануванні заходів
• Забезпечення інтеграції участі та підзвітності громади в усіх аспектах проекту .
• Визначення, залучення та рекомендації місцевим організаціям та службам, які мають потенціал для співпраці.
• Регулярне оцінювання та надання відгуків про якість програм і активностей.
• Участь у моніторингу та оцінюванні програмної діяльності та результатів, впроваджуючи коригувальні заходи на основі відгуків від громади або змін у контексті.
• За необхідності, сприяти мобілізації та найму груп тимчасових робітників (кваліфікованих і некваліфікованих), пропонуючи пропорційне навчання необхідним завданням, координуючи їх участь у проекті.
• Адміністрування, включаючи написання та надсилання меморандумів про взаєморозуміння, заяви про запропоновані роботи та актів приймання до відповідних місцевих організацій.

Фінансовий та логістичний менеджмент

• Підтримка фінансової звітності щодо всіх видів діяльності та ресурсів.
• Ведення точних записів для оплати праці постачальників і оплати праці за заходи у сфері громадського здоров’я.
• Оформлення документів для виплати платежів і запитів на закупівлю відповідно до потреб проекту.

Комунікація та координація

• Налагодження хороших стосунків з членами спільноти.
• Виявлення потреб громади та включення їх у розробку програми та проекту.
• Щотижневе звітування безпосередньому керівнику про програми охорони здоров’я.
• Допомога з написанням звітів
• Розвиток, створення контактів та підтримка добрих відносин з представниками відповідних зацікавлених сторін у країні, щоб забезпечити присутність Medair у регіоні.
• Координування роботи з іншими секторальними фахівцями Medair для визначення областей багатосекторального реагування та областей, де таке комплексне реагування можливо.
• За потреби, представляти Medair на галузевих зустрічах . 
• Забезпечення проактивної підтримки лінійного керівника для виконання інших завдань за запитом.
• Допомога з розмовними дзвінками на гарячій лінії Medair.

Управління якістю

• Перевірка того, що проекти впроваджуються відповідно до вимог донорів і відповідно до стандартів Medair, донорів, країни та міжнародних стандартів.
• За допомогою регулярних візитів на місця контроль за продуктивністю проектів і команд. Особливе слідкування за безпекою, гідністю та додатковими потребами людей, яким надається допомога, одночасно заохочуючи участь, залучення та зворотний зв’язок.
• Активна співпраця з керівником напрямку з охорони здоров’я, задля допомоги у стандартизації та зміцненні потенціалу проекту охорони здоров’я.
• Точний збір усіх необхідних даних проекту за допомогою доступних інструментів, включаючи ODK (оцінки) на телефонах
• Заповнення електронних таблиць збору даних про здоров’я та таблиці відстеження показників (ITT)
• Надання відгуків про роботу підрядників/тимчасових працівників, звертаючись за порадами щодо вирішення будь-яких проблем.
• Збір точних даних, таких як відгуки бенефіціарів, хід справи, дезагрегація бенефіціарів, загальна сукупність.
• Регулярне звітування перед керівником напрямку з охорони здоров’я громади та Керівником проекту охорони здоров’я громади, включаючи подання щотижневих звітів 3W.
• Дотримання протоколів Medair щодо COVID-19 під час впровадження заходів щодо інфраструктури/притулку.
• Активна підтримка механізму зворотного зв’язку бенефіціарів Medair — позитивний і негативний.

  Кваліфікація / Досвід 

Професійна кваліфікація 

• Вища освіта (не обов'язково медична) 
• Водійські права

 Досвід роботи 

• Досвід роботи за фахом 2 роки.
• Досвід роботи у сфері кейс менеджменті та соціальної підтримки. 

Мови 

• Добра письмова і розмовна українська та англійська мови.

 IT 

• Добре володіння комп'ютером (Word & Excel, Інтернет, написання електронної пошти). 
• Технічна здатність підбирати методи збору цифрових даних.         

Компетенції 

Мотивація 

• Велике бажання допомагати іншим.
• Ентузіазм. 
• Самомотивованість.
• Бажання навчатися. 

 Робота в команді

• Командний гравець з чудовими навичками спілкування. 
• Бажання підтримати інших і розділити навантаження. 
• Здатність до нарощування потенціалу. 
• Попередній досвід роботи в мультикультурній команді. 
• Досвід навчання/наставництва персоналу. 

Адаптивність 

• Гнучкість і готовність виконувати інші відповідні завдання , щоб полегшити виконання проекту. 
• Готовність до вирішення проблем.
• Креативність, відкритість, гнучкість, здатність самонавчатися. 
• Здатність працювати під тиском і керувати рівнем особистого стресу.

 Технічна експертність 

• Навички ефективного спілкування, особливо усного, емпатичність, співчутливість і вміння бути хорошим слухачем.
• Можливість перекладу з/на українську та англійську мови. 

Менеджмент і лідерство 

• Вміння розставляти пріоритети та керувати часом. 
• Здатність надати чіткі та точні дані.

Умови праці

Ця посада розташована в місті Харків з значними поїздками до Громади для оцінки та реалізації проекту.

ФІЛІЯ МЕДЕЙР В УКРАЇНІ прагне створити різноманітні та інклюзивні робочі місця та є роботодавцем, який передбачає рівні можливості працевлаштування. За більш детальною інформацією просимо зв'язатись із нами.