Receptionist Front Desk

Responsibilities:

• Бронирование и поддержка переговорных комнат;
• Прием и распределение телефонных звонков, факс;
• Работа с курьерскими службами, распределение корреспонденции;
• Встреча/сопровождение посетителей, новых сотрудников;
• Помощь в оформлении авансовых отчетов;
• Закупка продуктов, медикаментов, воды и других товаров для офиса;
• Заказ и выдача канцтоваров, учет остатков, обеспечение порядка на складе;
• Сканирование личных документов по запросу от сотрудников;
• Выдача страховок (договоров, абонементов и т.п.);
• Изменение информации в корпоративных базах;
• Организация кофе-брейков и обедов;
• Администрирование учебных классов и организация тренингов;
• Подготовка печатных материалов (ведомость, раздатка, сертификаты, бейджи);
• Организация видеозаписи по запросу;
• Запуск и контроль on-line мероприятий;
• Работа с базой MagicInfo (трансляция на информационных панелях);
• Коммуникация с другими офисами, консультативная поддержка сотрудников по админ. Вопросам, информационные рассылки по почте;
• Помощь HR, Marketing в организации проведения внутренних ивентов, акций для сотрудников;
• Работа с программой Oracle;
• Помощь смежным подразделениям.

Mandatory Skills:

Технические навыки:

• Уровень владения английским языком - Intermediate/Upper intermediate;
• Уверенное знание ПК (Word, Excel, Microsoft PowerPoint), умение работать с офисной техникой, современными инструментами и приложениями связи;

Личностные качества:

• Презентабельный вид, правильно поставленная речь, коммуникабельность и приветливость, приятная внешность, аккуратность и опрятность;
• Клиенто-ориентированный подход, ответственность, фокус на результат, внимательность, системность, способность разрешения нестандартных ситуаций, способность быстро обучаться и адаптироваться;
• Стрессоустойчивость, умение работать самостоятельно и в команде, не конфликтность, понимание и соблюдение субординации.

Nice-to-Have Skills:

• Опыт работы на должности секретаря или персонального ассистента в коммерческой структуре;