Личный ассистент директора

Привет, меня зовут Артем Макеев, я предприниматель и управляющий партнер школы для предпринимателей Unit School of Business  (usb.education).Я ищу ассистента на помощь с задачами по бизнесу (60% всех задач) и личными задачами (40%).  В таком формате это новая позиция. С 2008 по 2015 со мной работали два ассистента Оля и Майя. Они мне помогали справляться с большим объемом задач. Благодаря чему я мог создавать качественные продукты и развивать проекты.  Мне нужна помощь как с бизнес задачами, так и с личными. Например организовывать и встречать  доставку, ремонт машины, техники, отвозить вещи в чистку, помогать с ведением блога,  составлять документы, контролировать чтобы я помнил про все дни рождения, заказывать мне еду.Для меня это очень важно. Если тебе неинтересно или некомфортно помогать мне с этими задачами—пожалуйста, не откликайся на вакансию.

Задачи ассистента:

1. помощь в задачах USB (около 40% времени)
   • помощь в организации поиска и найма сотрудников . Научу и помогу с организацией.
   • задачи по офису: заказ воды, чая, кофе, контроль порядка в офисе
   • контролировать выполнение договоренностей и поручений после встреч
   • контролировать входящую корреспонденцию и отвечать на письма
   • организовывать выездные встречи команды.  От поиска места для встреч вне офиса до заказа отеля. 
   • помощь в составлении различных рабочих документов
   • ведение календаря
   • присутствовать на встречах команды и фиксировать договоренности
2. Помощь в коммуникации: вести операционные задачи по всем моим контактам  (около )
   • вести базу контактов и дней рождений
   • контролировать выполнение договоренностей
   • контролировать загрузку времени
3. Организация мероприятий (сейчас нерегулярно)
   • Работа с площадкой
     • Поиск и достижение договоренностей с площадками на проведение; мероприятий
     • Поиск исполнителей и аренда/закупка технического оснащения площадки для проведения трансляции мероприятий
     • Работа во время мероприятий (встреча и подготовка материалов для раздачи участникам, обеспечение работоспособности всего необходимого для проведения мероприятия)
     • Организация доставки еды и проведение кофе-брейков на площадке
     • Взаиморасчет с площадкой, либо исполнение других условий сотрудничества;
   • Работа вне площадки
     • Информационное сопровождение мероприятий
     • Коммуникация и помощь участникам
     • Организация доступа участников к материалам и сообществам курсов;
     • Сбор и хранение данных участников
4. Работа с информацией. Найти, разместить, собрать, вычитать, сделать ревью
5. Помощь в ведении блога: 
   • организация работы с дизайнером, редактором, видео-оператором, фотографом
   • администрирование блога
   • хранение фото и видео материалов
   • ведение учета публикаций
6. Координация поездок/путешествий/командировок. Найти, заказать, забронировать, подготовить документы, разрешения.
7. Логистика. Работа с курьерами, самостоятельно привезти/доставить
8. Финансы. Регулярные или разовые платежи,  учет 
9. Бытовые задачи. Ремонт, химчистки, продукты,  
10. Работа со специалистами (врачи, консультанты, коучи, )

Мои требования по базовым качествам

1. Я верю в то, что возраст, опыт и образование  - относительные понятия. Поэтому готов говорить с тобой даже есть не было опыта работы, тем более если нет высшего образования;
2. Ты любишь и умеешь делать рутинные задачи, а вести большое количество процессов одновременно вызывает у тебя драйв. 
3. Аккуратность/четкость/Системность в ведении задач. Все задачи  и информация зафиксированы, по каждой есть статус, данные упорядочены и находятся в быстром доступе.   
4. Ответственность. Это когда ты понимаешь, что результат по переданной тебе зоне ответсвенности или задаче полностью на тебе. Твой вопрос: как я могу это сделать при всех вводных.
5. гибкость. Ты понимаешь, что готовность и умение быстро подстраиваться под изменения, это ключевой навык для достижения результата.  
6. Проактивность—ты ищешь способы сделать задачу быстрее, хитрее, умнее, сэкономить мне время, внимание и деньги. Я жду, что ты будешь придумывать, как моим бизнесам заработать больше или сэкономить, в зонах твоей ответственности. 
7. Ты не хочешь тратить время на процессы, которые можно оптимизировать и автоматизировать, поэтому думаешь над регулярными задачами в терминах решений, которые будут экономить твой ресурс;
8. Ты адекватно справляешься с пиковыми нагрузками, когда придется контролировать и короткими спринтами решать большое количество задач;
9. Ты умеешь держать большое количество контекстов, приоретизировать главное и не ничего не забывать/терять = у тебя будет небольшой % ошибок и потерь задач в неделю;
10. У тебя хороший уровень критического мышления = ты умеешь просчитывать возможные последствия от каждого своего решения на два шага вперёд. Например, при подготовке занятия ты учтешь, что мне нужно забронировать в календаре время на 1 час больше, чтобы я успел добраться с друго конца города, что мне нужно заказать еду, проконтролировать проведение технического чека и запускается ли презентация. 

Навыки, которые помогут продуктивной работе: Набор текста 120+ символов в минуту, знание основ копирайтинга/инфостиля, опыт ведения соцсетей, опыт создания аналитики текста и цифр.

Условия

• full–time в Киеве
• зарплата—от 15000 грн.
• компенсирую расходы на сотовую связь, курьеров
• оплачиваю обучение
• я готов, что ты через год захочешь больше ответственности, тогда тебе нужно будет нанять замену на твою позицию

Для кого эта вакансия

• для тех, кто хочет вырасти, понять как работает бизнес и взять ответственность за операционное управление бизнесом.
• для бывших студентов, которые хотят быстро прокачаться в том, чтобы отвечать за большое количество процессов и, в итоге, взять ответственность за операционное управление бизнесом
• для тех, кто хочет попробовать себя бизнес–ассистентом
• для тех, кто хочет с головой погрузиться в управление проектами и пройти школу прожект–менеджмента

Всё нравится, что делать?
Тебе предстоит сделать четыре шага (время выполнения  от 4 до 9 часов):

1. выполни тестовое задание 'А' в google docs 
2. выполни тестовое задание 'В' в google docs 
3. ответь на вопросы в форме 
4. прикрепи тестовое 'А' и 'В' в форму

Тестовое задание 'А' (время выполнения ~ 2-4 часа)

1. какие бы ты настроил процессы синхронизации по твоим задачам со мной? Почему именно такие?
2. какими метриками ты бы оценивал(а) свою работу? Как их можно измерять?
3. я хочу еженедельно вести полезный блог. Как бы ты организовал(а) процесс работы, исходя из того, что ты отвечаешь за периодичность, своевременность, актуальность тем,  корректность информации, грамотность текста, визуальную часть.
4. В описании вакансии я составил требования к моему ассистенту. Прошу, изучи этот список. После напиши к каждому пункту со второго по десятый пример из своей жизни, как ты проявлял эти качества.  

Тестовое задание 'В' (время выполнения ~ 2-4 часа)Выбери и реши любые три из четырех задач:

1. Тебе необходимо предложить инструмент для организации твоей работы, где будут учитываться задачи, проекты и прогресс. Опиши твои мысли по этому поводу.  
2. Я добавил тебя в чат. Там запрашивают встречу со мной. Это твоя зона ответсвенности. Опиши (пошагово) твои действия. Заканчивая днем после проведенной встречи. очень детально. 
3. Тебе нужно найти научные исследования, подтверждающие/опровергающие гипотезу или выяснить, что таких исследований нет. Расскажи, как бы ты по шагам построил(а) процесс поиска решения этой задачи, опиши логику поиска информации и почему ты выбрал(а) именно ее (сами исследования искать не обязательно):

Гипотеза: 95%+ времени мозг человека витает в фантазиях о будущем или проживает старые негативные и позитивные эмоции чтобы повторить позитивный опыт, не допустить повторение негативного опыта и прийти в мечтаемое состояние [вот куплю харли, все девчонки будут мои]

1. У нас в usb.education есть программа BUILD. Твоя задача - проанализировать этот продукт и составить описание таким образом, чтобы ты смог(ла) исчерпывающе ответить на любой вопрос клиента по программе. Составь карту в программе Miro ты будешь действовать .  Ссылку вложи в google docs с ответами на тестовое задание 'В'.

ОТВЕТЬ НА ВОПРОСЫ В ФОРМЕ (время выполнения ~ 1 час)
Ниже вопросы для ознакомления, так как они приведены в форме.
Для начала работы перейди по ссылке на форму.

1. Давай познакомимся! Как тебя зовут?
2. Расскажи пожалуйста в двух словах о себе
3. Почему ты хорошо подходишь на эту вакансию?
4. У тебя есть CV (резюме)? Если да—приложи ссылку пожалуйста
5. Приложи ссылку на выполненное тестового задания 'А'
6. Приложи ссылку на выполненное тестового задания 'В'
7. Напиши три самых значимых для тебя достижения в карьере или в жизни. Почему ты выбрал(а) именно ЭТИ три?
8. Каких результатов и в чём за последний год ты добился(ась)?
9. Чем ты занимался(ась) последний год?
10. Что ты делаешь сейчас, что не делал(а) раньше?
11. Что нового для себя ты делал(а) в последние полгода? Что тебя на это подвигло? Почему именно это?
12. Расскажи, что ты делал(а) на предыдущем месте работы из того, что не входило в твои обязанности?
13. Частью какого пути является заполнение этой формы и выполнение тестового?
14. Зачем ты устроился(ась) на предыдущую работу? Частью какого плана было это решение? Сработал ли этот шаг? Как ты изменил(а) план, когда узнал(а), что он не сработал (если не сработал)?
15. Какие у тебя сейчас есть проблемы? Какой у тебя план по их решению?
16. Чему ты научился(ась) за 2020 год? Почему тебе было важно этому научиться? Как ты учился(ась) этому?
17. Чему ты учишься сейчас? Как именно? Где и как применяешь?
18. Назови три своих слабых и три сильных стороны. Почему ты считаеншь их слабыми? Оцени по 10-балльной шкале насколько ты доволен(льна) прогрессом по улучшению слабых сторон за год? Почему именно так? Чего не хватило для 10?
19. Как конкретно ты работал(а) над улучшением своих слабых сторон?
20. Расскажи три случая за последний год, как ты использовал(а) свои сильные стороны?
21. Напиши пожалуйста контакты руководителей. Если  у тебя нет опыта работы, укажи контакты научных руководителей из вуза или лидеров сообществ,  у кого я могу взять рекомендации на тебя.
22. Укажи свою почту
23. Напиши свой телефон
24. Напиши свой ник в телеграм
25. Приложи ссылки на свои соц. сети

И на всякий случай ещё раз ССЫЛКА НА ФОРОМУ